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Définition du certificat de travail
Le certificat de travail est un document obligatoire devant être remis par l’employeur au salarié en fin de contrat de travail (CDI ou CDD) au titre duquel l’employeur atteste que le salarié a bien travaillé pour lui, en vertu d’un contrat de travail, pendant une période déterminée, et occupé des postes déterminés.
Le salarié est supposé ainsi disposer, pour chaque poste et chaque contrat de travail occupés tout au long de son parcours professionnel salariés, d’autant de certificats de travail que de CDI ou CDD qu’il aura conclu, et pourra ainsi communiquer ses certificats de travail dès qu’il aura besoin d’attester du fait qu’il a travaillé.
Distinction entre le certificat de travail, l’attestation d’emploi et l’attestation “pôle emploi”
Le certificat de travail est une forme d’attestation de travail remise par l’employeur, à distinguer d’autres formes d’attestations de travail pouvant exister, et notamment :
– L’attestation d’emploi (ou attestation employeur) qui est également une attestation de travail mais que l’employeur remet au salarié en cours de contrat de travail (le salarié travaillant encore pour lui), pour attester du fait que le salarié concerné travaille bien pour lui. L’attestation d’emploi n’est pas un document obligatoire ou encadré par la loi. Il relève de règles de relations cordiales entre employeur et salarié, notamment lorsque le salarié, dans le cadre d’une démarche, doit prouver qu’il occupe bien un travail donné et qu’il veut par exemple éviter d’avoir à fournir des fiches de paie.
– L’attestation pôle emploi, qui est un document également obligatoire et devant être remis en fin de contrat au salarié, au même titre que le certificat de travail, mais spécifiquement destiné à pôle emploi (et devant alors mentionner les 12 derniers salaires versés au salarié) pour le calcul des éventuels droits à l’allocation chômage du salarié.
Caractère obligatoire du certificat de travail
Le certificat de travail est un document obligatoire conformément aux dispositions de l’article L. 1234-19 du Code du travail qui dispose qu’”à l’expiration du contrat de travail, l’employeur délivre au salarié un certificat dont le contenu est déterminé par voie réglementaire”.
Ainsi, contrairement à la simple attestation d’emploi, la remise d’un certificat de travail par l’employeur au salarié ne peut pas être refusée. La loi l’a ainsi imposée, au titre des formalités de fin de contrat de travail, afin d’éviter au salarié, qui parfois peut se trouver dans une situation contentieuse ou en mauvais termes avec l’employeur en fin de contrat de travail, la position délicate d’avoir à demander un tel certificat (qui lui sera nécessaire pour prouver par la suite qu’il a bien travaillé pendant la période de son contrat de travail).
Le caractère obligatoire du certificat de travail s’applique :
– quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat de travail à temps partiel, contrat d’un salarié à domicile, etc) : il suffit qu’il y ait eu un contrat de travail soumis aux règles du Code du travail pour que l’obligation d’établir un certificat de travail s’impose à l’employeur. En effet, le but de ce certificat est d’établir que l’employé concerné a bien occupé un poste salarié pendant la période visée par le certificat de travail, quel que soit le régime particulier du contrat de travail ;
– quelle que soit la cause de la rupture du contrat de travail (fin de CDI ou fin de CDD) : licenciement, lettre de démission, rupture conventionnelle, etc. Le certificat de travail doit être remis même au salarié licencié pour faute grave ou lourde. En effet, sa remise est indépendante du motif de la rupture et aucune sanction ne pourrait se traduire en une non remise du certificat de travail au salarié.
Utilité du certificat de travail
Le certificat de travail présente diverses utilités au salarié concerné.
Tout d’abord, c’est un document important du point de vue administratif car pour faire valoir ses droits à la retraite, le salarié devra produire l’ensemble de ses certificats de travail.
Par ailleurs, il peut arriver qu’un nouvel employeur veuille s’assurer qu’une personne qu’il s’apprête à embaucher est bien libre de toute relation de travail (notamment à temps plein) avec toute autre entreprise. Il lui demandera alors utilement de produire le certificat de travail correspondant au dernier emploi occupé tel que mentionné dans le CV. Si le salarié occupe encore le poste, il sera toujours possible de conclure une promesse d’embauche, le salarié devant alors démissionner pour honorer son engagement vis-à-vis du nouvel employeur.
Forme du certificat de travail
La loi n’impose aucune forme particulière au certificat de travail. Ce document doit toutefois être rédigé en Français et si l’employeur est un étranger (avec une langue de travail étrangère), les parties devront bien garder à l’esprit d’utiliser le Français pour la rédaction du certificat de travail.
Par ailleurs, il est préférable d’établir un certificat de travail en format papier signé : le document doit en effet contenir la signature de l’employeur et, bien que la signature électronique soit un procédé légalement admis, compte tenu du fait que le document pourra être transmis à des administration, l’usage du papier demeure plus adéquat.
Mentions obligatoires du certificat de travail
Le certificat de travail doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, à savoir :
– l’identité de l’employeur : nom, prénoms, adresse, ou raison sociale et siège social,
– l’identité du salarié : nom, prénoms, adresse,
– les date de début du contrat de travail et de fin du contrat de travail,
– la nature des postes ou emplois occupé durant la validité du contrat de travail, avec les périodes d’occupation de chaque poste ou emploi,
– le maintien gratuit de la couverture santé du salarié pendant toute la période de chômage si le salarié en bénéficie,
– le maintien gratuit des garanties de prévoyance (en cas de décès, incapacité de travail ou invalidité pendant toute la période de chômage si le salarié en bénéficie,
– la date de remise du certificat de travail et le lieu de signature,
– la signature de l’employeur (toute personne habilité représentant l’employeur).
Date de remise du certificat de travail
Le certificat de travail doit être remis à la fin du contrat de travail, donc au terme du préavis du salarié.
Si le salarié est dispensé de préavis, il ne peut pas pour autant exiger l’établissement d’un certificat dès la date de son départ effectif : l’employeur n’est tenu d’établir un certificat de travail qu’à la fin du contrat. Il pourra en revanche remettre à son salarié une attestation d’emploi indiquant en attendant, précisant que le contrat de travail a été rompu et que le salarié est en période de préavis dont il est dispensé et qu’il peut en conséquence occuper un autre poste au titre d’un contrat de travail.
Sanctions de la non remise du certificat de travail
Si l’employeur refuse de remettre au salarié son certificat de travail, ou si le certificat de travail remis est erroné et que l’employeur refuse de le corriger, alors le salarié peut en principe alerter l’inspecteur du travail, voire intenter une action en référé devant le conseil des prud’homme pour qu’il soit enjoint à l’employeur de respecter ses obligations légales.
L’employeur s’expose par ailleurs à être condamné à verser des dommages-intérêts au salarié en réparation de tout préjudice subi du fait de la non remise du certificat.