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Ouvrir une boîte postale pour votre entreprise
Dernière mise à jour le 25/04/2023
Ouvrir une boîte postale pour entreprise permet à celle-ci de confier à La Poste l’entreposage de sa correspondance. Tout établissement, peu importe le statut juridique de l’entreprise, peut recourir à cette solution. Certaines sociétés n’affectent pas spécifiquement de personnel au traitement du courrier. Les lettres à destination de la société sont ainsi envoyées à l’une des adresses suivantes :
- Celle de son siège social ou administratif ;
- Celle de son domicile fiscal.
Comment fonctionne la boîte postale professionnelle ?
Le principe de la boîte aux lettres délocalisée est simple. Le courrier est stocké dans un casier situé dans un office postal. Chaque compartiment est numéroté et doté d’un mécanisme de verrouillage afin d’assurer la confidentialité et la sécurité de son contenu. Munie de sa clé, la société adhérente au service peut récupérer ses documents quand cela lui convient. Elle devra seulement se conformer aux horaires d’ouverture des bureaux.
Quel est l’intérêt d’opter pour le service ?
Ouvrir une boîte postale pour entreprise présente de nombreux avantages. Le numéro de BP procure plus de commodités qu’une adresse de domiciliation. Les probabilités de retour à l’expéditeur ou d’égarement dus à une erreur sont moindres.
Par ailleurs, l’utilité de cette option réside dans la rapidité de livraisons des lettres. La Poste accorde la priorité aux abonnés du service. Ces derniers ont la possibilité d’aller retirer leur document avant même que le facteur ne procède à la distribution. Cette alternative garantit de plus une meilleure protection du courrier contre les aléas météorologiques : orage, tempête, neige…
En outre, disposer d’une BP permet à un établissement de maintenir son adresse personnelle dans le secret. Ce qui le préserve lors de différends avec un client ou un fournisseur. En effet, même les huissiers de justice ne peuvent accéder aux boîtes postales.
Cette option permet de se soustraire à un service dédié à la gestion des courriers. Ce qui arrange notamment les enseignes dépourvues de local professionnel. Grâce à cette solution, elles peuvent améliorer l’organisation de leur activité. Elle permet de mettre en place une correspondance professionnelle.
De surcroît, choisir cette alternative apporte une certaine quiétude dans la conduite des activités. Elle permet de travailler tranquillement sans se préoccuper de la perception d’un volume conséquent de courriers venant des partenaires de la société. Les cases ont en effet été élaborées pour accueillir les lettres, quel que soit leur nombre.
Quelles sont les contraintes liées à l’ouverture d’une boîte postale pour entreprise ?
Si elle comporte une multitude de points positifs, l’ouverture d’une boîte postale professionnelle s’accompagne d’un certain nombre de contraintes. Et cela vaut tant au moment de l’adhésion au service que lors de son utilisation.
Géographique
Le casier doit être situé géographiquement dans la même zone que l’adresse de domiciliation administrative de l’organisme. Si la circonscription n’en dispose pas, contracter un abonnement dans une autre est donc impossible.
De surcroît, certains centres postaux n’arrivent pas à couvrir toutes les requêtes, faute de casiers libres. Ce qui diminue les chances de voir une requête approuvée. Pour cette raison, ils peuvent exiger la présentation d’une attestation de domiciliation avant d’accorder la location d’une BP.
Légale
Ensuite, une boîte postale ne bénéficie d’aucune reconnaissance ni sur le plan administratif ni sur le plan légal. Elle ne peut faire office de siège social ou de domicile fiscal. Ainsi, elle ne peut être utilisée pour une domiciliation d’entreprise. C’est la raison pour laquelle elle ne peut pas servir à recevoir des documents commerciaux ou officiels.
Physique
Enfin, le casier à lettres ne permet pas le dépôt de colis. La configuration et le volume mis à disposition se révèlent inappropriés pour ce dessein. Seule une surface assez étroite est accessible, spécialement conçue pour les courriers.
Quelle est l’alternative à la boîte postale professionnelle ?
En somme, ouvrir une boîte postale pour entreprise offre à la fois des intérêts mais aussi des inconvénients. Pour ne retenir que les avantages, il est envisageable d’opter pour une domiciliation en ligne. Cette solution reste la moins dispendieuse et la plus facile à concrétiser. En outre, recourir à la boîte de domiciliation demeure également possible.
Cette dernière option est particulièrement intéressante. La boîte de domiciliation prodigue un service digitalisé de traitement de courrier à l’abonné. Sans compter le fait qu’elle lui attribue une prestigieuse adresse postale, concourant ainsi à son image de marque.
Faire appel à une société de domiciliation peut aider à améliorer sa crédibilité. Enfin, le contrat de domiciliation procure la possibilité de fixer son adresse juridique à celle de l’organisme spécialisé. Pour un professionnel bénéficiant du statut d’auto-entrepreneur, le recours à ce type d’entité assure de façon concomitante :
- La confidentialité de ses données personnelles grâce à une différenciation claire entre son adresse de domicile et de domiciliation ;
- Le développement de ses affaires.
Comment obtenir une boîte postale pour entreprise ?
Pour se voir accorder une BP, la société doit choisir entre un abonnement annuel et occasionnel. Le contrat saisonnier s’adresse surtout aux entrepreneurs habitant momentanément dans la municipalité de localisation de la boîte aux lettres. Dans cette hypothèse, un certificat de résidence provisoire doit être inclus dans le dossier de demande.
Pour la formule annuelle, il faut présenter un numéro de SIRET. Cela démontre que le domicile juridique de l’institution est établi dans le secteur géographique adéquat. Pour une personne physique, le bureau de poste peut se contenter d’une attestation de domicile.
Après le choix du package, l’établissement définit les modalités de paiement. Il peut s’agir d’un règlement par carte bancaire, en numéraire, par chèque, etc. Enfin vient la conclusion du contrat de location.
Une fois toutes les procédures accomplies, le souscripteur obtient les clés de sa boîte aux lettres. Chaque clé est attribuée en contrepartie d’une caution. Celle-ci est rendue au titulaire à la clôture de la boîte. L’adresse fournie peut être immédiatement utilisée. Informer de suite collaborateurs, clients, fournisseurs, etc. est donc envisageable.
Quel est le coût d’une boîte postale professionnelle ?
Le tarif pour cette option s’avère relativement faible. Pour la formule de base, un budget journalier de 0,23 euro, soit environ 6,90 euros par mois, est à prévoir. Néanmoins, il convient de noter que ces frais dépendent du prestataire ou de la durée de la location. Il est possible de trouver un coût mensuel de 6,49 euros pour l’offre minimale.
Pour un service plus complet, le tarif sera majoré de 0,12 euro à chaque option additionnelle. Il peut s’agir entre autres :
- D’une notification par mail ou par SMS en cas de réception de courrier ;
- De la réexpédition si besoin ;
- De l’utilisation de salles de réunion.
FAQ
Comment un particulier peut-il ouvrir une boîte postale ?
Pour se doter d’une boîte aux lettres à La Poste, il convient en premier lieu pour l’intéressé de s’informer sur la disponibilité des casiers. Par la suite, il devra se diriger vers un bureau pour s’inscrire. Lors de cette étape, il faut présenter :
- Une attestation de domicile ;
- Une pièce d’identité.
Comment ouvrir une boîte postale pour une entreprise ?
Pour ouvrir une boîte postale, le responsable de l’entreprise doit se rendre dans l’office postal près de son siège social. Ensuite, il doit contracter un abonnement. Il lui sera demandé de justifier sa position dans l’entreprise. Pour information, une seule case peut être accordée à chaque société.
Comment faire pour avoir une adresse postale ?
Pour obtenir une adresse postale, il faut pouvoir justifier une relation avec la municipalité dans laquelle l’on souhaite détenir une boîte. Un particulier possède par exemple ce lien s’il exerce une profession sur le territoire de la commune. De même, celui qui y réside au jour de sa requête n’aura qu’à présenter une attestation de domicile.
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Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.
Dernière mise à jour le 25/04/2023
Rédigé par
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.
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