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La carte bancaire d’entreprise
Dernière mise à jour le 15/10/2024
La carte bancaire d’entreprise est un moyen de paiement mis à la disposition de certains employés. Elle leur permet de régler les dépenses professionnelles à l’instar des frais de déplacement ou d’hébergement.
En revanche, toutes les dépenses du salarié de l’entreprise, quelque soit le type d’entreprise, ne sont pas éligibles à ce moyen de paiement. D’autre part, diverses sortes de cartes professionnelles sont destinées à des usages différents.
Qu’est-ce qu’une carte bancaire d’entreprise ?
Une carte bancaire d’entreprise est un moyen de paiement destine à un usage professionnel et mis à disposition par l’entreprise pour certains salariés afin d’effectuer des dépenses professionnelles.
Lorsque l’on parle de carte bancaire d’entreprise, on parle aussi de carte d’affaire, de carte professionnelle ou de carte corporate.
En effet, un tel moyen de paiement permet aux salariés de ne pas avancer des dépenses professionnelles avec leur compte personnel.
Ainsi, la carte professionnelle est rattachée au compte bancaire professionnel dédié à l’activité menée.
Ainsi, on distingue généralement 3 types de cartes professionnelles :
- Carte corporate : permettant de régler les dépenses rattachées directement à l’entreprise ;
- Carte logée : pour les dépenses réalisées dans les voyages professionnels (hébergement, billets d’avion et de train) ;
- Carte achat (P-card) : pour le paiement des biens et services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
Quels sont les différentes types de carte bancaire d’entreprise ?
Il existe plusieurs type de carte bancaire d’entreprise :
- Les cartes de crédit ;
- Les cartes de débit ;
- Les cartes prépayées ;
- Les cartes virtuelles.
Les cartes de crédit
Ce type de carte permet de faire des retraits et des paiements en fonction d’un crédit déterminé par un contrat et qui se rattache à une réserve d’argent.
Les cartes de débit
C’est le type de carte le plus courant permettant de payer avec :
- Un débit immédiat : le compte affilié est débité au fur et à mesure des opérations ;
- Un débit différé : le paiements sont cumulés et payés en fin de mois ;
- Une autorisation systématique : a chaque paiement la banque est interrogée afin de vérifier que les fonds sont suffisants pour autoriser le règlement.
Les cartes prépayées
Une telle carte est alimentée en fonds en début de mois par exemple par la société.
Ainsi, un tel système évite les dépassement de frais, mais peut toujours être réapprovisionné par le titulaires en fonction des besoins réels de l’utilisateur.
Les cartes virtuelles
Enfin, la carte virtuelle est un moyen de paiement dématérialisé ayant les mêmes caractéristiques qu’une carte physique mais permettant de réaliser uniquement les paiements en ligne.
Quelles sont les dépenses concernées par la carte bancaire d’entreprise ?
La carte bancaire d’entreprise doit être utilisée uniquement pour les frais professionnels.
Autrement dit, elle doit être mobilisée pour les dépenses réalisées par un salarié pour l’entreprise et pour l’exercice de ses activités.
Ainsi, les dépenses professionnelles peuvent être :
- Les frais de déplacement ;
- Les frais de repas ;
- Les frais de péage ;
- Les frais kilométriques ;
- Les frais de déménagement (si celui-ci a lieu pour des raisons professionnelles) ;
- Les frais de double résidence pour le salarié travaillant à un endroit situé loin de son logement principal ;
- Le frais d’hébergement pour les missions effectuées en dehors des locaux de l’entreprise et pour une période allant au-delà de 24 heures
- Les frais liés au télétravail ;
- Les frais de vêtements pour certaines activités.
Dans tous les cas, cette liste de dépenses professionnelle n’est pas exhaustive.
En effet, en pratique de nombreuses dépenses peuvent être considérées comme ayant un caractère professionnel au regard de la nature de votre activité.
Qui peut être titulaire d’une carte bancaire d’entreprise ?
Une carte bancaire d’entreprise peut bénéficier autant à l’employeur qu’au salarié.
Néanmoins et en pratique, il n’est pas nécessaire d’équiper tous les salariés d’une carte professionnelle. En effet, certains eu égard à leurs fonctions n’auront pas besoin d’avoir accès à une telle carte.
Ainsi, et pour éviter les abus, il faut cibler les personnes qui réalisent régulièrement des achats et des dépenses pour leurs missions
Quel est le coût d’une carte bancaire d’entreprise ?
Le coût d’une carte bancaire varie en fonction des banques mais aussi en fonction du type de carte de crédit
Néanmoins, en pratique une carte professionnelle coûte entre 80 euros et 200 euros par an en moyenne.
Cependant, cette fourchette de prix est susceptible de varier selon le type de carte demandée et les services fournis avec ce moyen de paiement.
En raison de la diversité des offres, plusieurs choix s’offrent aujourd’hui à l’entreprise, ce qui lui permet de réaliser des économies substantielles.
Pour réduire les coûts, il est également possible de s’adresser à de banques en ligne professionnelles qui pratiquent généralement des tarifs plus attractifs que les banques traditionnelles.
Quels sont les avantages et les inconvénients d’une telle carte ?
En entreprise, disposer d’une carte professionnelle procure de nombreux avantages aussi bien aux salariés qu’à l’employeur mais comprend également quelques inconvénients.
Les avantages
Tout d’abord, au titre des avantages, disposer d’une carte bancaire professionnelle permet de :
- Faciliter la gestion des frais aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés ;
- Gagner du temps notamment dans la comptabilité ;
- Eviter les avances de frais par les salariés et les dirigeants ;
- Contrôler les dépenses professionnelles et les centraliser en une seule application le cas échéant ;
- Augmenter la sécurité des paiements en entreprise ;
- Protéger les salariés et le matériels avec les assurances octroyées par les cartes professionnelles ;
- Assurer aux salariés une autonomie dans les paiements professionnels ;
- Faire la distinction entre les dépenses professionnelles et personnelles notamment en cas de contrôle fiscal.
De plus, la carte professionnelle permet de bénéficier des avantages des établissements bancaires, tel que les programme de fidélité, les paiements échelonnés, le débit différé, les assurances complémentaires telle que les assurance voyage, la protection juridique, etc.
Les inconvénients
Mais au titre des inconvénients induit par une telle carte on peut citer également :
- Le risque d’usage frauduleux des cartes professionnelles par les salariés en l’utilisant à des fins personnelles ;
- La limite annuelle des dépenses et des coût de cartes bancaires professionnelles, etc.
Tableau récapitulatif
Voici un tableau récapitulatif des principaux différents avantages et inconvénients de la carte bancaire professionnelle.
| Les avantages | Les inconvénients |
| – Gain de temps
– Centralisation de la trésorerie – Autonomie des salariés – Eviter les avances personnelles des salariés – Contrôle des dépenses de l’entreprise, etc. |
– Usage frauduleux de la carte
– Limite des plafonds |
Comment choisir sa carte bancaire d’entreprise ?
Quelques précautions sont à prendre pour effectuer le bon choix de carte bancaire d’entreprise.
La première consiste à bien définir ses besoins. Le choix s’effectuera selon les utilisations prévues pour la carte. Il est ainsi important de déterminer à qui elle sera destinée et pour quel type d’achat.
Il convient de savoir également que si les utilisateurs sont amenés à se déplacer régulièrement à l’étranger, il s’avère utile de se doter d’une carte internationale. Elle permet le règlement en devises étrangères.
Comme précaution, il faut trouver aussi la meilleure option entre une carte à débit différé et une carte à débit immédiat. Sur cette dernière, le montant est prélevé le jour où le paiement est effectué. Il est généralement nécessaire de compter une marge de deux jours.
Ce prélèvement aura lieu à la fin du mois sur une carte à débit différé. Autrement dit, les paiements sont réunis pour être réglés en un seul prélèvement à ce moment-là, ou bien à une date définie avec la banque. Une entreprise doit choisir le mode de prélèvement qui convient le mieux à son fonctionnement.
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FAQ
Qu’est-ce qu’une carte business ?
C’est une carte de paiement qui peut être mise à la disposition des collaborateurs d’une entreprise. Elle est utilisée pour régler les dépenses du quotidien et peut servir dans différents contextes, des achats de logiciels aux déplacements professionnels. Il est bon de noter que les utilisations possibles sont définies par l’entrepreneur en fonction de ses besoins.
Comment fonctionne une carte bancaire professionnelle ?
La carte professionnelle est rattachée au compte bancaire de l’entreprise. Il peut s’agir d’une :
- Carte de crédit ;
- Carte de débit.
L’entreprise choisira entre ces deux solutions en fonction de son organisation. Dans l’un comme dans l’autre cas, la carte business permet un suivi en temps réel des dépenses professionnelles.
Quels sont les différents types de cartes bancaires ?
Différents types de cartes bancaires existent aujourd’hui sur le marché. Ils se distinguent par les utilisations qui en sont faites. La carte commerciale ou professionnelle est celle destinée aux entreprises. Elle peut servir uniquement pour les dépenses professionnelles. L’utilisation de ce moyen de paiement demande à l’entreprise de disposer d’un compte bancaire dédié.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris