Se domicilier en ligne
Le changement de domiciliation d’une entreprise n’est pas sans conséquence. Cette procédure administrative et juridique entraîne la modification de l’adresse dans les statuts de la société.
L’adresse officielle change également sur l’extrait K-bis qui représente la carte d’identité de l’entreprise. Il en est de même sur tous les documents commerciaux (bon de livraison, devis, etc.) dans lesquels doit figurer le nouveau siège social.
En quoi consiste un changement de domiciliation ?
Toute entreprise, indépendamment de sa forme juridique et de sa taille, doit déclarer un siège social.
Celui-ci correspond à l’adresse de domiciliation. Au cours de l’évolution de l’entreprise, plusieurs situations (déménagement, changement d’activité, etc.) peuvent conduire à un transfert du siège social.
Dans un premier temps, il faut savoir que le changement de domiciliation nécessite des procédures qui doivent être suivies en interne. Il est à noter que cette démarche spécifique dépend de la forme juridique de la société.
Avant la procédure de transfert du siège social à proprement parler, il est judicieux de s’assurer de quelques détails au préalable.
Il faut se renseigner sur les règles sociales et fiscales en vigueur sur le territoire (ville, département, etc.) sur lequel l’entreprise s’installera.
Il en est de même pour le CFE (Centre de formalités des entreprises) et le tribunal de commerce auxquels la société doit se conformer.
S’il s’agit d’un emménagement dans un nouveau local, il est toujours préférable de vérifier qu’il est possible de s’y installer.
Une fois cette précaution prise, il est autorisé de procéder au transfert de l’adresse de siège social qui nécessite la modification statutaire la société.
Qui décide d’un changement de domiciliation ?
La décision de transfert de siège social varie selon la forme juridique de la société.
Pour une SARL
Tout transfert, pour une Société à responsabilité limitée (SARL) ou une Société anonyme (SA), en dehors du département ou d’un département limitrophe relève de la compétence de l’assemblée générale extraordinaire.
Pour une SARL, il est obligatoire de tenir une assemblée générale ordinaire des associés.
Le gérant peut se prononcer unilatéralement pour une modification des statuts. Toutefois, les associés présents ou représentés à l’assemblée générale (AG) et représentant plus de la moitié des parts sociales doivent ratifier la décision.
En cas de non-ratification, la décision est caduque. Cependant, il est tout aussi important de savoir que le gérant est habilité à modifier les statuts.
De ce fait, aucune AGE n’est obligatoire pour une prise de décision collective. Dans ces conditions, celle-ci dépend des statuts instaurés lors de la création de la société.
Pour une SA
Concernant les SA, la décision revient soit au conseil d’administration, soit au conseil de surveillance selon la forme de la société.
Ensuite, elle doit être ratifiée lors d’une assemblée générale ordinaire (AGO). En cas de refus, la décision du conseil devient caduque. Cependant, il faut savoir qu’aucune assemblée générale extraordinaire n’est obligatoire en cas de non-ratification, car le conseil apparaît compétent pour modifier les statuts. La démarche à suivre concernant la décision dépend ainsi des règles statutaires de l’entreprise.
Pour une SAS
Dans le cas d’une Société par actions simplifiée (SAS), la loi n’impose aucune exigence légale au sujet du transfert du siège social. Autrement dit, la décision collective est facultative. De ce fait, celle-ci dépend des statuts établis lors de la création de la société. En l’absence de règles statutaires contraires, sont habilités à prendre cette décision :
- Le président ;
- Le conseil de la direction ;
- L’assemblée.
Bon à savoir : pour la Société civile immobilière (SCI), le gérant doit tenir une assemblée générale extraordinaire (AGE) afin d’adopter la décision. À défaut de règles statutaires contraires, la décision sera prise à l’unanimité.
Quels sont les délais pour changer d’adresse de domiciliation ?
Le délai de changement de domiciliation dépend de plusieurs paramètres.
Par exemple, les précautions à prendre avant le transfert et l’envoi des convocations des associés pour une AG par le représentant légal influent sur ce délai.
Sans ratification, la décision peut être caduque et les démarches prendront alors plus de temps.
En effet, la possibilité de tenir une AGE n’est pas à exclure. Concernant le transfert de siège social à l’étranger, les règles sociales et fiscales spécifiques sur le territoire entrent aussi en ligne de compte durant la procédure.
Cependant, des sociétés spécialisées proposent leurs services pour accélérer les démarches. Certaines arrivent à finaliser le changement d’adresse de domiciliation dans un délai de 48 h.
Quelles formalités effectuer pour le changement de domiciliation ?
Une fois la décision actée, c’est-à-dire que le PV est approuvé par les associés et signé par le président de la séance il faut :
- Modifier les statuts ;
- Publier une annonce de modification dans un support d’annonces légales ;
- Décaler les changements auprès du guichet unique sur le site de l’INPI.
Modifier les statuts
La modification des statuts de la société est une étape incontournable avant d’entamer les procédures auprès des entités concernées.
Il est important de procéder à une mise à jour pour y mentionner la nouvelle adresse de domiciliation.
Publier la modification dans un support d’annonces légales
Une fois la décision de transfert du siège social effective, celui-ci doit faire l’objet d’une publication dans un support d’annonces légales, et plus précisément d’un avis de modification.
S’il s’agit d’un transfert de siège social dans un même département, l’avis doit comprendre, entre autres :
- La raison sociale ;
- La forme de la société ;
- Le montant du capital social ;
- L’adresse du nouveau siège social ;
- L’adresse et le numéro d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) de l’ancien siège social.
Dans le cas d’un transfert dans un autre département, l’avis doit contenir, entre autres, les éléments suivants :
- La mention du transfert du siège ;
- La raison sociale ;
- La forme de la société ;
- L’adresse du siège social ;
- Le SIRET ;
- Le RCS où l’entreprise sera immatriculée en raison du transfert du siège.
Il convient de souligner que l’avis de transfert est à publier à la fois dans le support d’annonces légales du département de départ et celui d’arrivée.
D’autre part, la société dispose d’un mois après la décision à l’AG pour le publier dans le support spécialisé.
Déclarer la modification auprès du guichet unique
L’avis de modification au sujet de la domiciliation dans un support d’annonces légales doit être suivi du dépôt d’un dossier auprès du guichet unique sur le site de l’INPI (avant le 1er janvier 2023, cela s’effectuait auprès du CFE auquel l’entreprise est rattachée).
Le dossier d’inscription modificative doit contenir les pièces suivantes :
- Un exemplaire de la décision de modification du siège social (procès-verbal de l’assemblée générale) ;
- Un exemplaire des statuts mis à jour, datés et signés ;
- Un formulaire de déclaration de modification correspondant aux anciens M2 (personne morale) ou P2 (personne physique) disponible auprsè des CFE ;
- Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (copie du contrat de location, titre de propriété, etc.) ;
- Un avis paru dans le support d’annonces légales : à l’issue de la publication une attestation de parution est remise, et elle est à conserver pour établir la nouvelle adresse administrative de la société.
Rappel : qu’est-ce que la domiciliation ?
Lors de sa création, toute entreprise doit mentionner une seule adresse de domiciliation dans les statuts de la société.
Il s’agit d’une étape incontournable pour obtenir une immatriculation au RCS. L’adresse du siège social, qui est à la fois juridique, fiscale et administrative, détermine la nationalité de la société et de ce fait, les lois du territoire (règles sociales et fiscales) auxquelles elle est assujettie.
De même, elle permet de connaître le tribunal et le CFE compétents pour les procédures. La domiciliation dépend alors de nombreux paramètres :
- Stratégiques ;
- Logistiques ;
- Commerciaux, etc.
Pour rappel, l’adresse du siège social doit figurer sur les documents officiels de la société :
- Les devis ;
- Les factures ;
- Les contrats ;
- Le site internet.
La domiciliation est une obligation légale pour toutes les sociétés et les associations. Elle permet d’obtenir un siège social, et donc une adresse postale à laquelle tous les courriers commerciaux et administratifs seront envoyés.
L’adresse du siège social donne à l’entreprise la possibilité de disposer d’une salle de réunion et de tenir une AG. Quant aux tiers, ils peuvent y joindre physiquement ou par courrier les membres de la société. La domiciliation d’une association ou d’une société est alors pratique et peut améliorer l’image de l’entreprise en fonction de l’adresse choisie.
Indépendamment de la forme juridique et des effectifs, toute société peut et doit être domiciliée.
Il en est de même pour les associations, les entreprises individuelles et les micro-entrepreneurs. Même les particuliers sont autorisés à demander une adresse de domiciliation. Souvent, ils le font pour les raisons suivantes :
- Ils habitent à l’étranger ;
- Ils disposent de plusieurs résidences ;
- Ils ne veulent pas divulguer leur adresse personnelle.
Notons que le lieu d’activité peut correspondre à l’adresse de domiciliation. Cependant, cela est loin d’être une généralité. Pour des raisons stratégiques ou pratiques, une société peut avoir un siège social différent de l’endroit où elle exerce son activité.
Quelles sont les différentes possibilités de domiciliation ?
Les quatre options suivantes sont possibles pour domicilier une entreprise :
- La domiciliation au domicile personnel du dirigeant ;
- La domiciliation dans un local commercial ;
- La domiciliation dans un espace collectif de travail ;
- La domiciliation dans une société de domiciliation.
La domiciliation d’entreprise au domicile personnel
Cette solution est largement répandue, car elle permet d’éviter de payer des frais de location de bureau ou d’achat de local professionnel. Dans ce cas, l’adresse du siège social est également le lieu d’activité.
Elle est publiée sur le support d’annonces légales. Par ailleurs, elle doit aussi figurer sur les documents officiels de l’entreprise.
La domiciliation d’entreprise au domicile personnel est soumise à la fois au contrat de bail et à la clause de copropriété. Les règlements qui y sont mentionnés peuvent prohiber certaines activités professionnelles dans la propriété immobilière.
D’autre part, cette option ne permet d’économiser qu’à court terme.
La domiciliation d’entreprise dans un local commercial
Contrairement au domicile personnel, la location d’un local consacré aux activités de l’entreprise n’est pas assujettie aux clauses de copropriétés. Autrement dit, toutes activités professionnelles peuvent y être exercées.
Cependant, il est obligatoire de signer un contrat de bail, que ce soit pour la location ou l’achat d’un local commercial. La loi dispose que la durée minimum d’un contrat est de 3 ans. Cette option de domiciliation peut donc engendrer des frais considérables.
La domiciliation d’entreprise dans un espace collectif
Indépendamment de la forme juridique et de l’objet social de la société, cette option rassemble plusieurs choix de domiciliation (pépinières d’entreprises, incubateurs, etc.). Il s’agit d’espaces partagés entre différentes entreprises.
Cependant, elle n’est praticable qu’à court terme. La domiciliation d’entreprise dans un espace collectif est limitée à 3 ans. Lorsque ce délai est dépassé, le transfert du siège social est imposé.
Le recours à une société de domiciliation
Agréée par la préfecture dont elle dépend, une société de domiciliation propose avant tout des adresses stratégiques à ses clients, car celles-ci sont localisées dans des quartiers d’affaires ou réputés.
L’image de l’entreprise se trouve ainsi rehaussée grâce à cet emplacement privilégié où se trouve son siège social.
En outre, l’adresse fournie est également une adresse commerciale, juridique, postale et administrative distincte de l’adresse personnelle du dirigeant.
De plus, une société de domiciliation peut aussi offrir des services complémentaires tels que :
- La gestion du courrier ;
- La permanence téléphonique ;
- La redirection d’appels ;
- Des salles de réunion.
À part l’agrément préfectoral officiel, la société de domiciliation doit aussi proposer des locaux aux domiciliés pour la tenue de réunions (AG, conseils de surveillance, etc.). Par ailleurs, il faut qu’elle soit immatriculée au RCS.
FAQ
Comment faire un changement de domiciliation ?
En règle générale, pour procéder au changement de domiciliation d'un entreprise, il faut procéder au vote du changement, choisir une nouvelle adresse de domiciliation, modifier les statuts, publier un avis de modification dans un support d'annonces légales puis le déclarer auprès du guichet unique.
Est-ce qu'un changement d'ardrrese implique un changement de siret
En règle générale, le NIC est modifié en cas de changement d'adresse d'un établissement. La société a autant de numéro NIC et SIRET qu'elle a d'établissement.
Voir les commentaires (4)
Cet article donne des bons conseils sur la domiciliation pour entreprises. Mon mari et moi nous sommes entrepreneurs et on s'intéresse aux démarches concernant un changement de domiciliation. Je ne savais pas que pour une SARL, il est obligatoire de tenir une assemblée générale ordinaire des associés. Merci pour les infos !
Merci pour ce retour positif !
L'équipe LegalPlace
Bonjour, dans le cas qui me concerne le CFE a aussi demandé de prouver que l'on est bien encore domicilié à l'ancienne adresse au moment du transfert. Que faire dans le cas où quelques mois se sont écoulés entre le départ de la société de son ancienne adresse et son arrivée à la nouvelle ? Si je date le changement au jour du départ, je ne peux pas fournir d'attestation comme quoi j'ai déjà un bail à la destination. Si je date le changement au jour de l'emménagement, je ne peux plus fournir le bail prouvant que je suis domicilié à l'adresse de départ.
Merci d'avance pour votre réponse
Bonjour,
Si vous disposez d'autres documents prouvant votre lieu de domiciliation tels que des factures, vous pourriez transmettre ceux-ci. Pour plus de renseignement, nous vous invitons à prendre contact avec un avocat, qui saura vous renseigner.
En espérant que cette réponse vous a été utile,
L'équipe LegalPlace