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Le changement de secrétaire dans une association
Dernière mise à jour le 05/09/2024
Le changement de secrétaire dans une association loi 1901, de la même façon que celui des autres membres du bureau, nécessite une préparation minutieuse et le respect de plusieurs étapes administratives.
Il est impératif de vérifier les statuts, de convoquer une assemblée générale (AG) pour valider la décision, et de déclarer officiellement le changement à la préfecture via le formulaire CERFA n°13971*03.
Ce processus permet de garantir la continuité des activités associatives tout en respectant les obligations légales.
Peut-on faire un changement de secrétaire dans une association ?
Le changement de secrétaire est parfaitement autorisé dans une association, mais nécessite un certain nombre de formalités administrative, ainsi que de formalités bancaires. D’ailleurs, elle est généralement programmée dans le cas où aucun événement ne l’amènerait à quitter son poste.
Pourquoi faire un changement de secrétaire dans une association ?
Le changement de secrétaire dans une association s’effectue souvent de manière régulière, de la même façon que celui des autres membres du bureau, qui compte la plupart du temps trois personnes. Tout dépend de ce qui est prévu dans les statuts. Mais divers facteurs, tels que la démission et la révocation, peuvent être également à l’origine d’une telle décision.
Le renouvellement naturel du bureau d’ association
Un simple renouvellement du bureau peut se trouver à l’origine du retrait du secrétaire. Généralement prévu dans les statuts, il s’applique souvent lorsque le mandat de ce dernier prend fin. Adaptée aux besoins de l’association, la fréquence du changement peut être tous les 1, 2 ou 4 ans.
À l’expiration de cette période, une nouvelle élection doit être organisée pour renouveler ou remplacer le secrétaire, même si celui-ci souhaite poursuivre ses fonctions. Ce renouvellement périodique permet de garantir la légitimité du secrétaire en fonction et de respecter les règles de gouvernance de l’association.
Certaines associations organisent des élections à intervalles réguliers, parfois tous les ans, pour tous les postes du bureau. Le poste de secrétaire n’échappe pas à cette règle.
Une élection régulière permet non seulement de confirmer la confiance des membres envers le secrétaire en place, mais aussi d’offrir la possibilité à d’autres membres de s’investir dans cette fonction. Dans les associations étudiantes par exemple, les membres procèdent annuellement à une « passation de pouvoir » d’une promotion à l’autre, et donc à une nouvelle élection, en début d’année universitaire.
La démission ou la révocation du secrétaire
Il n’est pas rare que le changement de secrétaire dans une association s’effectue en raison de la démission du membre. Il se peut également que les conditions liées à la révocation de ce dernier soient remplies.
Démission du secrétaire
Si le secrétaire souhaite démissionner, il doit généralement le notifier par écrit au président de l’association ou au bureau.
Les statuts peuvent prévoir un délai de préavis pour permettre à l’association de s’organiser et de trouver un remplaçant. La démission doit être actée par l’assemblée générale, qui enregistre le départ et procède à l’élection d’un nouveau secrétaire.
Révocation du secrétaire
La révocation d’un secrétaire peut être décidée par l’assemblée générale en cas de faute grave ou de manquement à ses obligations. Les statuts de l’association précisent généralement les motifs de révocation et les modalités de cette procédure. Il est crucial de respecter ces dispositions pour éviter tout litige.
Les autres causes possible de changement
Outre les situations courantes de renouvellement ou de démission, d’autres circonstances peuvent amener à changer de secrétaire.
Décès du secrétaire
Le décès du secrétaire est une situation imprévue qui nécessite une réaction rapide pour maintenir la continuité des activités de l’association. Le bureau doit convoquer une assemblée générale pour élire un nouveau secrétaire, tout en veillant à bien gérer la période de transition.
Décision de justice
Dans certains cas, une décision judiciaire peut contraindre l’association à changer de secrétaire. Par exemple, si le secrétaire est jugé inapte à exercer ses fonctions ou s’il est impliqué dans des affaires compromettant sa capacité à gérer les affaires de l’association.
Quelles sont les démarches administratives pour changer de secrétaire dans une association ?
Une fois la décision de changer le secrétaire prise, il est crucial de suivre certaines étapes administratives pour que ce changement soit officiel et reconnu.
Nomination du nouveau secrétaire
Le changement de secrétaire doit être effectué suivant les dispositions statutaires de la structure. D’ailleurs, la durée du mandat de ce membre du bureau est normalement indiquée dans le document. Notons qu’elle peut varier énormément d’une association à l’autre.
La périodicité de l’élection des membres du bureau figure aussi normalement dans les statuts de l’association. Il en est de même pour :
- Le type de scrutin ;
- Le quorum d’association ;
- Les conditions de vote.
Modification des statuts de l’association
En guise de rappel, le changement de secrétaire dans une association entraîne également une modification statutaire.
Pour procéder à la modification des statuts de l’association, elle doit organiser une assemblée générale (AGO ou AGE) et soumettre la décision de modification vote. Cette dernière sera adoptée si la majorité des membres de la structure n’y sont pas opposés.
Par ailleurs, les statuts de la structure précisent souvent les :
- Modalités de présentation du projet (par les dirigeants par exemple) ;
- Règles d’adoption (quorum, majorité des voix, etc.).
Quand ce n’est pas le cas, l’adoption de la décision s’effectuera à la majorité des voix des membres présents et représentés en AG.
C’est seulement une fois cette formalité accomplie que l’on peut passer à la déclaration de modification des statuts. Celle-ci doit être accompagnée du document mis à jour et signé par deux dirigeants de l’association au minimum ainsi que d’un exemplaire de la délibération.
Rédaction du procès-verbal d’assemblée générale
Les mentions obligatoires sur le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association sont clairement définies par le législateur. Ce sont :
- L’identification de l’association : sa dénomination, son sigle (tel que défini dans les statuts de l’association) et l’adresse de siège ;
- L’organe qui doit délibérer : le bureau de l’association, le conseil d’administration, etc. ;
- Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale ;
- L’ordre du jour : les sujets débattus pendant la réunion ;
- Le nom et la qualité des membres présents : une feuille d’émargement peut être produite à cet effet et annexée au PV ;
- Le nom des personnes absentes, mais représentées par un mandataire et le nom de ce dernier (modèle de pouvoir pour une assemblée générale d’association) ;
- Le nom du président d’ association et du secrétaire de l’assemblée générale ;
- Le résumé des points abordés, les positions des associés et les incidents survenus ;
- Les résolutions soumises au vote ;
- Le résultat des votes ;
- L’heure de clôture de l’assemblée générale ;
- Le nom et la qualité des personnes signataires du procès-verbal.
Déclaration du changement à la préfecture
Une fois la décision validée par l’ensemble des membres de l’assemblée générale, il faut compléter le formulaire de modification d’association. Cette déclaration de changement de secrétaire est obligatoire afin de garantir la transparence des informations.
Comment renseigner le formulaire 13971*03 de modification d’association ?
Le formulaire de modification d’association comporte 3 parties qu’il convient de compléter avec les informations demandées. A cette fin, le mandataire de l’association doit fournir :
- L’identification de la structure ;
- La nature de la déclaration (modification) ;
- Des informations au sujet de chaque membre du bureau (noms et prénoms, adresse, nationalité et fonction) ;
- La signature de la déclaration.
Est-il obligatoire de déclarer un changement de secrétaire à la préfecture ?
Oui, la déclaration à la préfecture est obligatoire. Elle doit être réalisée dans un délai de trois mois suivant le changement, sous peine de sanction.
En effet, en l’absence de déclaration en préfecture, une amende d’un montant pouvant aller jusqu’à 1500€ (voir 3000€ dans les cas de récidive) est encourue par les dirigeants de l’association.
Quels documents sont nécessaires pour un changement de secrétaire dans une association ?
Pour effectuer un changement dans le bureau d’une association, il suffit :
- D’établir un procès-verbal d’AG ;
- De renseigner le formulaire spécifique : le cerfa n°13971*03.
Procès-verbal d’assemblée générale
Dans le cadre d’un changement de secrétaire dans une association, la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale est vivement recommandée, mais elle n’est pas obligatoire. Le document récapitule les échanges effectués au cours de l’AG.
Il est opposable aux tiers et permet de conserver une trace des décisions prises. Il est surtout demandé aux associations :
- Reconnues d’utilité publique ;
- Soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) et ayant contracté un crédit bancaire.
Les éléments suivants doivent figurer dans le document :
- Le nom de l’association ;
- Le siège ;
- La date et l’heure de la réunion ;
- L’heure de la clôture ;
- La liste des membres présents ;
- L’identification du président et du secrétaire ;
- L’organe de délibération présent ;
- L’ordre du jour ;
- Les positions constatées lors de l’assemblée générale ;
- Les éventuels incidents apparus au cours de l’AG ;
- Les résolutions prises ;
- La qualité et le nom des signataires des statuts ;
- Le décompte des membres absents ;
- Le décompte des personnes représentées.
Formulaire 13971*03
Le formulaire 13971*03 doit être dûment rempli et déposé directement à la préfecture ou sous-préfecture du siège de l’association, par l’un des dirigeants de la structure ou par un mandataire, pour déclarer le changement de secrétaire.
Il est aussi possible de l’envoyer par LRAR auprès du greffe des associations compétent. La déclaration peut même être effectuée en ligne.
Soulignons que cette démarche administrative doit être accomplie dans les trois mois qui suivent le changement. Tant qu’elle n’est pas réalisée, les décisions prises restent inopposables aux tiers. La responsabilité du membre concerné est ainsi maintenue selon la loi. De même, les pouvoirs de son remplaçant ne sont pas encore effectifs pour les personnes extérieures à l’association.
Quelles sont les implications juridiques et financières d’un changement de secrétaire ?
Le changement de secrétaire ne se limite pas à une simple formalité. Ce processus peut avoir des implications juridiques et financières qu’il est important d’anticiper.
Mise à jour des informations bancaires
Lorsque le secrétaire d’une association change, il est impératif de mettre à jour les informations bancaires. En effet, le secrétaire, bien que souvent non-signataire des comptes, joue un rôle clé dans la gestion administrative et la communication avec les établissements bancaires.
Démarches à accomplir
Elles consistent à transférer les pouvoirs de l’ancien secrétaire à son remplaçant, ce qui permet la modification des procurations bancaires liées à l’utilisation des moyens de paiement. En même temps, elles donnent la possibilité de changer les :
- Coordonnées de contact ;
- Adresses d’expédition des chéquiers, des cartes bancaires ainsi que d’autres éléments financiers.
Le transfert des pouvoirs bancaires doit être effectué dès que possible après la désignation du nouveau secrétaire. Cela implique de prendre rendez-vous avec la banque de l’association et de fournir les documents nécessaires.
Parmi les documents requis, on trouve généralement le procès-verbal de l’assemblée générale (AG) actant le changement, une copie des statuts actualisés si nécessaire, ainsi qu’une pièce d’identité du nouveau secrétaire.
Conséquences en l’absence de transfert des pouvoirs
Si les informations bancaires ne sont pas mises à jour rapidement, cela peut entraîner des complications dans la gestion courante de l’association. Par exemple, le nouveau secrétaire pourrait se voir refuser l’accès aux comptes, ce qui pourrait bloquer le paiement des factures ou la réception de subventions.
En cas de litige ou de contrôle, l’association pourrait être pénalisée si les changements n’ont pas été déclarés en bonne et due forme, exposant ainsi le secrétaire sortant à des risques juridiques.
Obligations du secrétaire sortant
La transition entre l’ancien et le nouveau secrétaire doit être rigoureusement encadrée pour éviter tout problème futur et assurer une bonne passation.
Restitution des documents associatifs et des outils de gestion
Le secrétaire sortant doit remettre au nouveau secrétaire tous les documents nécessaires à la bonne marche de l’association. Cela inclut :
- Le registre spécial, le registre des délibération et tout autre registre des associations ;
- Les instruments bancaires (carte, chéquier, etc.) ;
- Tout contrat de travail liant l’association et ses salariés ;
- Les conventions de subvention ;
- Les comptes rendus de réunion.
Maintien de la responsabilité en cas de non-déclaration
Tant que le changement n’est pas officiellement déclaré, le secrétaire sortant reste légalement responsable des actes administratifs passés au nom de l’association. Cela signifie que s’il y a des irrégularités ou des litiges liés à la période de transition, le secrétaire sortant pourrait être tenu pour responsable, même après son départ.
Pour se prémunir contre ces risques, il est donc crucial que l’association déclare le changement de secrétaire auprès des autorités compétentes, comme la préfecture, dans les délais impartis.
FAQ
Comment se retirer du bureau quand on est secrétaire de l’association ?
Pour ce faire, le secrétaire doit rédiger et signer une lettre de démission contenant :
- Le nom de la structure ;
- L’adresse du siège social ;
- La date de la lettre ;
- La date d’effet ;
- La ville ;
- Le délai de préavis.
Il adressera le courrier par LRAR au président de l’association.
Que faire en cas de retard dans la déclaration du changement de secrétaire ?
Il est possible de régulariser la situation en regroupant les modifications dans une seule déclaration. Toutefois, cela peut avoir des conséquences sur la légalité des actes passés entre-temps.
Le secrétaire d'une association peut-il cumuler d'autres fonctions au sein du bureau ?
En fonction de ce qui est prévu par les statuts de l'association, il est possible de cumuler des fonctions comme celle de trésorier d'association. Toutefois, cela doit être explicitement indiqué dans les statuts pour être valablement autorisé.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Rédigé par
Samuel Goldstein
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