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La comptabilité de caisse
Dernière mise à jour le 05/05/2023
La comptabilité de caisse est une méthode d’écriture comptable utilisée pour suivre les :
- Encaissements ;
- Décaissements.
En général, les entreprises choisissent de se servir de ce type de comptabilité en raison de sa simplicité. En effet, cette méthode consiste à enregistrer les opérations sur le registre comptable en tenant compte des entrées et des sorties en caisse. La comptabilisation se fait presque instantanément, dès que le paiement ou le décaissement a lieu.
Il convient de savoir que ce fonctionnement la distingue de la comptabilité d’engagement. Cette dernière repose sur une stratégie de saisie comptable qui lui est propre.
Qu’est-ce qu’une comptabilité de caisse ?
La comptabilité de caisse est une méthode d’enregistrement comptable qui consiste à saisir une opération au moment où l’encaissement ou le décaissement a lieu. Pour les ventes, la transaction sur le registre comptable se fait donc lorsque le client effectue le paiement. Pour les dépenses, elle s’effectue lorsque l’argent sort réellement de la caisse.
Comptabilité de caisse et comptabilité d’engagement : quelle différence ?
La comptabilité de caisse et la comptabilité d’engagement sont deux méthodes utilisées pour déclarer les dépenses et les revenus de l’entreprise, peu importe sa forme juridique. Cependant, la procédure à suivre est différente selon la méthode choisie.
En utilisant la comptabilité de caisse, les encaissements et les décaissements sont enregistrés au moment où l’entreprise reçoit ou déduit les charges de la caisse. Aussi, ils sont rattachés à l’exercice au cours duquel le paiement ou le décaissement a lieu.
Par ailleurs, en se servant de la comptabilité d’engagement, l’écriture sur le registre comptable s’effectue au moment où la dette ou la créance est créée. L’opération est alors rattachée à l’exercice au cours duquel ces opérations ont lieu, sans tenir compte de la date de l’encaissement et du décaissement.
Comment la comptabilité de caisse fonctionne-t-elle ?
Le solde de caisse est toujours débiteur ou nul. En effet, un solde négatif signifie qu’il y a plus de sorties que de rentrées d’argent. Afin d’obtenir ce solde débiteur, la caisse est :
- Débitée du montant des encaissements, provenant des ventes ;
- Créditée du montant de l’argent décaissé, utilisé pour les achats ou les dépôts en banque.
En général, les entreprises choisissent de se servir de ce type de comptabilité en raison de sa simplicité.
Comptabilisation des encaissements
Pour les ventes réalisées et payées en espèces, le cabinet comptable :
- Débite le compte 53 « Caisse » ;
- Crédite les comptes 70 « Ventes de produits, prestations de service, marchandises », et 44571 « TVA collectée ».
Si le client utilise un autre moyen de paiement, il faut par ailleurs, à la place du compte 53 « Caisse », débiter le :
- Compte 5112 « Chèques à encaisser » ;
- Compte 511X « Cartes bleues à encaisser ».
Comptabilisation des décaissements
Les opérations de comptabilisation des décaissements doivent être retranscrites sur le registre comptable.
| Comptabilisation de décaissement | Retranscription dans le registre comptable |
| 1) L’entreprise peut verser l’argent qu’elle a encaissé au fil des ventes sur son compte en banque. |
|
| 2) Les sommes versées en banque doivent être retirées de la caisse |
|
| 3) Dans le même temps, il faudra reporter l’encaissement sur le compte bancaire |
|
| 4) l’entreprise peut aussi effectuer des paiements auprès de ses fournisseurs |
|
Ce qu’il faut savoir sur la caisse en comptabilité
Suivant le même principe que la comptabilité budgétaire, la comptabilité de caisse donne à l’entreprise un meilleur aperçu de l’argent disponible en caisse. Bien entendu, les encaissements et les décaissements doivent faire l’objet :
- D’une justification ;
- D’un contrôle régulier.
Vérification du solde de caisse
La vérification du solde de caisse s’effectue en fin de journée, en faisant un rapprochement entre :
- Le solde théorique (solde de l’ouverture + encaissements – décaissement) ;
- Le solde réel obtenu d’un décompte physique.
Il est tout aussi important de savoir qu’en cas d’écart, il est impératif de trouver immédiatement son origine. Il peut être dû à :
- Une erreur de caisse ;
- Un vol.
Justification du solde de caisse
Les ventes réalisées peuvent être justifiées avec :
- Un brouillard de caisse ;
- Un agenda de caisse ;
- Les bandes de caisses enregistreuses.
FAQ
Quelle est la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice ?
La comptabilité de caisse fait partie des méthodes utilisées pour déclarer les revenus et les dépenses d’une entreprise à travers le registre comptable.
La première méthode permet de transcrire l’opération sur le registre comptable au moment où les encaissements et les décaissements ont lieu. Avec la comptabilité d’exercice, chaque opération est retranscrite sur le registre comptable, indépendamment de la date du paiement par le client ou du décaissement par l’entreprise.
Comment comptabiliser les tickets de caisse ?
Les encaissements sont enregistrés différemment selon le moyen de paiement utilisé par le client. Ce dernier peut payer :
- En espèces ;
- Avec sa Carte bleue ;
- Par chèque.
Durant l’enregistrement, il est important de tenir compte de la TVA lorsque l’on a le droit de la récupérer.
Pourquoi le solde de caisse est-il toujours débiteur ?
En principe, le solde de caisse est augmenté par le montant des encaissements reçus à la suite des ventes réalisées. En revanche, il est diminué par le montant des décaissements, qui correspondent aux charges dues par l’entreprise. Souvent, un solde négatif indique une erreur de caisse. Cependant, dans certains cas, l’écart est dû à un vol. Un contrôle quotidien donne la possibilité de détecter immédiatement ces erreurs et permet de les corriger.
C’est quoi un journal de caisse ?
La tenue d’un journal de caisse est obligatoire. De plus, il doit être rattaché à la caisse enregistreuse. En effet, il permet de suivre les encaissements et les décaissements. Aussi, il faut que les informations qui s’y trouvent soient :
- Structurées ;
- Bien détaillées.
Par exemple, il est nécessaire de préciser :
- La date de la transaction ;
- Le montant ;
- La devise ;
- Le taux de TVA.
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Dernière mise à jour le 05/05/2023
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.
Très bonne présentation. Donc pour la comptabilité de caisse, il faut juste considéré la date des décaissements et encaissements, et non les dates d’engagement
Bonjour,
Si vos souhaitez recourir à la méthode de la comptabilité de caisse, vous devez en effet prendre en considération les opérations au moment des entrées et sorties de caisses (décaissements et en encaissements)
Nous vous remercions par ailleurs pour votre retour positif sur notre article.
En vous souhaitant une belle journée,
L’équipe LegalPlace
Idées claires et précises. J’aime également les éclaircissements apportés sur la comptabilité de caisse.
En retour puis-je avoir des explications sur la TVA récupérable et facturée.
Cordialement.
Bonjour, La comptabilité de caisse est utilisée pour les entreprises soumises au régime simplifié de TVA ou à la franchise en base de TVA. En effet, les entreprises soumises au régime réel doivent tenir une comptabilité d’engagement. L’entreprise assujettie à la TVA s’acquitte de la TVA auprès de ses fournisseurs. Elle la récupère par la suite en la facturant à ses clients. La déclaration de la TVA s’effectue tous les ans sous le régime simplifié : l’entreprise verse un acompte de TVA en fonction du chiffre d’affaires réalisé au cours de l’année N-1, et une régularisation est appliquée en fonction… Lire la suite »
MERCI POUR CET ARTICLE
Merci pour les idées transmises. Puis-je savoir comment remplir mon journal d’achat et de vente pour une entreprise qui n’a pas de fond de roulement et qui se sert de ses ventes pour effectuer ses achats?
Bonjour,
Votre situation est complexe et nécessite l’avis d’un professionnel.
Nous vous invitons à prendre contact avec l’un de nos comptables partenaires, par le biais de notre page contact : https://www.legalplace.fr/contact/
Pour cela, sélectionnez « Question sur nos services » dans la section « Objet de votre demande », choisissez le produit concerné (en l’occurrence “comptabilité et domiciliation”) puis expliquez en détail votre situation dans la partie « Votre message ».
N’oubliez pas de préciser votre numéro de téléphone dans le corps du texte, afin d’être contacté plus rapidement.
En vous souhaitant une belle journée,
L’équipe LegalPlace.
Bonjour,
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En vous souhaitant une belle journée,
L’équipe LegalPlace.
Très intéressant. Donc je peux utiliser la comptabilité de caisse pour une SASU dont je suis Présidente en régime simplifié pour IS et en franchise de TVA.
Le CA est composé de 6 factures payées par virement et toutes les dépenses (25 lignes sur l’exercice) sont faites par carte , donc pas de véritable solde de caisse mais solde de banque.
merci
Bonjour, Pour une SASU, surtout si elle est soumise à l’Impôt sur les Sociétés (IS) et opère en régime simplifié, il est plus courant d’utiliser une comptabilité d’engagement. Cette dernière enregistre les recettes et les dépenses au moment où elles sont engagées, c’est-à-dire quand la facture est émise ou reçue, indépendamment du paiement effectif. Si vous avez des questions, nous vous invitons à prendre contact avec l’un de nos comptables partenaires, par le biais de notre page contact : https://www.legalplace.fr/contact/ Pour cela, sélectionnez « Question sur nos services » dans la section « Objet de votre demande », choisissez le… Lire la suite »