La comptabilité en e-commerce

La comptabilité en e-commerce doit être tenue dans les règles de l’art pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une micro-entreprise. En effet, l’entrepreneur a des obligations comptables à respecter en se lançant dans la vente en ligne. Il peut se charger lui-même de la gestion des comptes, mais il a également le choix de confier le travail à un prestataire spécialisé dans le domaine.

La comptabilité en e-commerce : que faut-il savoir ?

Les règles liées à la tenue de la comptabilité en e-commerce sont les mêmes que celles applicables aux magasins physiques. L’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité figure parmi les obligations comptables à respecter.

L’établissement de comptes annuels fait également partie de la liste. De la même manière que les propriétaires d’une boutique physique, les gérants d’un site de commerce en ligne doivent tenir leur comptabilité en e-commerce au quotidien.

Compte en banque

L’ouverture d’un compte en banque constitue une obligation légale pour réceptionner le paiement des commandes réalisées. Si le vendeur en ligne mène son activité en tant qu’entrepreneur individuel, un compte classique dédié suffit.

Pour les entrepreneurs individuels, il est surtout important de bien séparer les transactions personnelles des opérations professionnelles pour faciliter la gestion de la comptabilité en e-commerce.

Mais pour les gérants de société, il est obligatoire d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Ce dernier servira à déposer le capital social lors de la création de la structure. À l’issue de la démarche, le représentant légal de l’entreprise recevra un certificat de dépôt des fonds. Ce dernier fait partie des documents constituant le dossier d’immatriculation.

Gestion quotidienne

Tout vendeur en ligne doit tenir une comptabilité :

• Régulière ;
• Sincère ;
• Fidèle à la réalité de l’entreprise.

L’enregistrement des achats et ventes du patrimoine professionnel compte parmi les travaux à accomplir. De la même manière que pour toute entreprise, il doit s’effectuer de manière chronologique. L’e-commerçant est également tenu d’établir une facturation en bonne et due forme.

L’inventaire annuel, à la date de clôture de l’exercice, figure aussi dans la liste des travaux comptables à réaliser. Comme cité précédemment, les comptes annuels sont à établir au même moment. Ils feront l’objet d’un dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce.

Comme tout entrepreneur, le propriétaire d’une boutique en ligne se trouve également dans l’obligation de conserver toutes les pièces comptables pendant une dizaine d’années à chaque fin d’exercice comptable. Notons qu’il a le choix de tenir lui-même sa comptabilité ou d’engager un expert-comptable pour s’en charger.

Comptes annuels obligatoires

En principe, le vendeur en ligne est tenu de faire le bilan lors de la clôture des comptes. Il doit établir les comptes sociaux :

• Bilan comptable ;
• Compte de résultat ;
• Annexe.

Présenté sous la forme d’un tableau, le bilan comptable reprend les éléments actifs :

• Stocks ;
• Amortissements ;
• Créances clients.

Il détaille également les éléments passifs, à savoir :

• Le capital social ;
• Les dettes professionnelles.

Le bilan fait apparaître aussi les capitaux propres. Quant au compte de résultat, il rassemble les :

• Charges (salaires, achats et impôts) ;
• Produits (intérêts de capitaux placés et ventes).

Le compte de résultat récapitule ainsi les produits et les charges de l’année écoulée. Il fait apparaître la perte ou le bénéfice de l’exercice comptable. Par ailleurs, l’annexe sert à compléter les deux documents. Elle permet de mieux les comprendre en indiquant les méthodes comptables utilisées par exemple.

Est-il obligatoire de faire appel à un expert-comptable ?

Souvent, les e-commerçants hésitent à faire appel à un expert-comptable pour des raisons financières. Or, il s’agit généralement d’un investissement rentable si l’on prend en compte :

• Le temps gagné ;
• Les conseils pertinents de l’expert ;
• L’optimisation fiscale ;
• L’évitement d’amendes.

Dans le cas où le vendeur en ligne disposerait d’assez d’argent et de volume de ventes, il ne devrait pas hésiter à recourir au service d’un expert-comptable. L’intervention du professionnel lui permettra de faire évoluer plus rapidement son site e-commerce.

En même temps, elle donne la possibilité de réduire de manière considérable les coûts. Un tel choix facilitera également la gestion administrative de l’entreprise. S’il choisit de collaborer avec un prestataire externe, l’e-commerçant pourra suivre l’évolution de la situation à distance.

Comment s’occuper de la comptabilité d’un site e-commerce ?

Le propriétaire d’un site e-commerce doit réaliser un certain nombre de travaux comptables. Pour se faciliter la tâche, il peut utiliser un logiciel de comptabilité adapté à son activité, surtout s’il doit traiter un volume d’opérations important.

Facturation

Qu’il vende des biens ou des services, l’e-commerçant se doit de bien gérer sa facturation. Comme tout entrepreneur, il doit établir des factures pour se faire payer. S’il n’en crée pas, c’est comme s’il ne déclare pas le travail effectué. C’est pourtant illégal.

Pour réduire les risques d’erreur, il a le choix de télécharger un modèle type sur Internet. Il contient les mentions obligatoires à faire apparaître sur les factures. Il suffira de remplir les champs figurant dans l’exemple et prendre le soin de nommer les documents en suivant un ordre chronologique.

Étape indispensable

Selon l’Article L441-3 du Code de commerce, toute prestation de services et tout achat de produits impliquent l’établissement d’une facture. Dans le cadre de la vente en ligne, le document doit être édité au moment de l’expédition de la commande et non lors de la réception du règlement. Il faut aussi qu’il comporte un certain nombre de mentions obligatoires.

Dans tous les cas, les clients doivent recevoir la facture électronique soit :

• Par e-mail au format PDF ;
• À travers un espace client.

Émission d’un avoir

En règle générale, le client d’un vendeur en ligne dispose de 14 jours pour se rétracter, peu importe la raison de son choix. Si une telle situation se présente, le e-commerçant peut lui proposer un avoir. Et ce dernier a la possibilité de l’accepter ou non.

Dans le cas où il l’accepterait, le commerçant sera tenu d’établir une facture d’avoir, qui vient rectifier le document déjà émis. Il convient de savoir qu’il reste possible d’en automatiser l’émission en utilisant le logiciel de facturation.

TVA

Pour un site e-commerce, l’application de la TVA dépend du pays où le client est installé et des modalités d’exercice de l’activité (dropshipping par exemple), ainsi que du :

• Lieu de stockage des marchandises ;
• Chiffre d’affaires réalisé en Union européenne à part en France ;
• Type de client (particulier ou non).

Ventes sur le territoire français

Les entreprises redevables de la TVA doivent la répercuter sur leur prix de vente pour pouvoir ensuite la collecter, puis la verser au fisc. Le taux de la taxe varie selon le type de marchandise. En France, il s’établit généralement à 20 %, que le vendeur vende en B2C ou en B2B.

Des taux de TVA réduits de 2,1 %, 5,5%, voire 10 % concernent un certain nombre de types de produits, tels que :

• Les denrées alimentaires ;
• La nourriture pour animaux ;
• Les livres ;
• Les équipements pour les personnes en situation de handicap ;
• Les œuvres d’art ;
• Les médicaments.

Ventes en UE

Depuis maintenant quelques années, le système de la TVA intracommunautaire devient plus simple. Dans le cas où le propriétaire d’un commerce en ligne vendrait plus de 10 000 euros de marchandises dans des pays de l’Union européenne, il est redevable de la taxe sur la valeur ajoutée dans le respect des règles établies dans le pays destinataire.

Ventes en Grande-Bretagne depuis 2021

D’abord, il convient de rappeler que la Grande-Bretagne ne fait plus partie de l’UE depuis le début de l’année 2021. Aussi, chaque vente réalisée par l’e-commerçant devient aujourd’hui une exportation, ce qui le contraint d’accomplir certaines formalités. En effet, il sera tenu de :

• S’enregistrer auprès du HMRC pour faire la déclaration de la TVA britannique et d’en effectuer le paiement ;
• Obtenir un numéro EORI.

Dans l’éventualité où le montant de la vente s’élèverait à moins de 135 livres, il devra payer directement la TVA britannique. Par ailleurs, s’il est supérieur à cette somme, il n’aura pas à régler la taxe. Il en est de même pour les exportations en dehors de l’Union européenne.

Choix de la banque

L’e-commerçant peut choisir entre une banque en ligne et un établissement bancaire classique. En choisissant la première catégorie, il bénéficiera d’un gain de temps considérable en raison de la gestion entièrement dématérialisée du compte. Il profitera également de coûts réduits.

Qu’il ait créé une micro-entreprise ou une TPE, il est tenu d’ouvrir un compte bancaire dédié, comme cité précédemment. Il n’est pas autorisé à utiliser son compte courant pour gérer les transactions professionnelles.

Il convient de bien comprendre que le vendeur en ligne n’est pas contraint d’ouvrir un compte bancaire professionnel, sauf s’il fait un chiffre d’affaires de plus de 10 000 euros pendant 2 années de suite. Ce qu’il est obligé de créer, c’est un compte dédié à son activité.

Voici une vidéo pour mieux comprendre la comptabilité en e-commerce :

Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

Le vendeur en ligne peut gérer sa comptabilité sur Excel. Mais lorsque les ventes commencent à devenir nombreuses, cette méthode devient moins pratique. Un certain nombre de solutions e-commerce donnent la possibilité de produire de manière plus simple et rapide des factures et des avoirs. Elles permettent également d’effectuer un export de ventes. Par ailleurs, il n’est pas possible de s’en servir pour faire un enregistrement comptable des flux de l’activité.

Même au lancement de l’activité, l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale est recommandée. Il est préférable qu’il intègre un module. Mais l’e-commerçant peut également opter pour un simple logiciel de comptabilité professionnel. En plus de lui faire gagner du temps, ce dernier lui permet de :

• Suivre les dépenses pour maîtriser sa rentabilité, ainsi que sa trésorerie ;
• Automatiser les flux ;
• Être en conformité avec la loi ;
• Éviter les erreurs manuelles et les ressaisies ;
• Gérer le commerce en toute transparence.

Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité inondent le marché. Avec les différentes fonctionnalités possibles, il devient difficile de s’y retrouver. Pour bien choisir une solution en gestion comptable, le vendeur en ligne devra se tourner vers celle qui correspond le mieux à son activité et à son statut juridique.

Le micro-entrepreneur, lui, peut opter pour un logiciel de comptabilité qui lui permet tout simplement de tenir son livre des recettes, et éventuellement un registre des achats. Mais s’il veut gérer sa facturation, ses bons de livraison, ses devis et ses bons de commande à travers la même interface, il a toujours le choix de choisir un outil intégrant ces fonctions.

Quant à l’e-commerçant, il devra orienter son choix vers un outil permettant l’intégration de la boutique en ligne pour lui faire gagner beaucoup de temps. Par ailleurs, s’il se trouve à la tête d’une TPE, il est préférable pour lui de se procurer un logiciel de comptabilité plus complet. Ce dernier se choisit en fonction du secteur d’activité de l’utilisateur.

Et dans le cas où sa société gèrerait beaucoup de stocks et de ventes, le logiciel devrait proposer plus d’options. Pour effectuer le bon choix, il lui est conseillé également de consulter les avis laissés par les utilisateurs sur des sites internet indépendants. Et avant d’adopter une solution, il vaut mieux l’essayer pendant quelques minutes. En effet, c’est possible en utilisant une version démo. Et le test est gratuit, même pour les outils payants.

Gestion des plateformes et des publicités en ligne

Pour optimiser ses ventes, l’e-commerçant se doit d’être présent sur certains marketplaces. Les dépenses doivent faire l’objet d’un enregistrement comptable et le logiciel de comptabilité lui facilitera énormément la tâche. Il est indispensable de pouvoir suivre en temps réel la rentabilité de chacune d’elles pour prendre des décisions pertinentes.

Écritures comptables

Pour éviter toute saisie, le vendeur en ligne peut se procurer un logiciel qui se synchronise avec ses solutions d’encaissement, son compte en banque ou encore les principales plateformes de vente disponibles sur le marché. Les opérations effectuées feront directement l’objet d’une imputation sur le bon compte en comptabilité. De même, la taxe sur la valeur ajoutée sera prise en compte de manière automatique.

Il est tout aussi important d’opter pour un outil qui rend plus simple la déclaration de chiffre d’affaires. Il est déconseillé de choisir les logiciels qui contraignent leur utilisateur à effectuer un enregistrement unitaire de chaque facture. Ils font perdre beaucoup de temps.

Expérience utilisateur

Il convient également de s’assurer que l’outil de comptabilité sélectionné soit multicanal et utilisable à souhait. L’idéal serait qu’il soit en même temps :

• Ergonomique ;
• Agréable à utiliser ;
• Facile à prendre en main.

Particularités de la gestion comptable

En fonction de son activité, le vendeur en ligne doit prendre aussi en compte les caractéristiques qui lui seront plus utiles, en choisissant un logiciel de comptabilité. En tant qu’e-commerçant, il peut éprouver une difficulté à déterminer les conditions d’imposition à la taxe sur la valeur ajoutée.

Aussi, le bon logiciel doit permettre au propriétaire d’une boutique en ligne de maîtriser ses finances à la perfection. De plus, il faut qu’il lui fasse gagner du temps pour qu’il puisse mieux se focaliser sur son cœur de métier. Il pourra ainsi se concentrer sur les solutions qui lui donnent la possibilité d’augmenter ses ventes et ainsi son chiffre d’affaires.

Il convient de souligner que certaines plateformes spécialisées peuvent lui offrir plus d’avantages qu’un logiciel de comptabilité. En effet, elle permet en même temps de bénéficier des conseils :

• D’un expert-comptable ;
• D’une équipe de juristes et de fiscalistes.

FAQ

Devis d’expertise comptable

Xavier de Labarrière

Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.

Dernière mise à jour le 17/11/2023

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