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Bien gérer sa comptabilité d’entreprise
Dernière mise à jour le 03/01/2023
La comptabilité d’entreprise répond aux obligations légales des sociétés et sert de base pour établir sa déclaration fiscale. Sa tenue apporte également des informations essentielles sur la situation financière et patrimoniale de l’entreprise. Elle permet notamment de mesurer la performance et la création de valeur sur les douze derniers mois, mais aussi d’anticiper les éventuelles difficultés. Découvrez comment bien la gérer.
Quelles entreprises doivent tenir une comptabilité ?
Toutes les sociétés commerciales doivent obligatoirement mettre en place une comptabilité, y compris les micro-entrepreneurs. En fonction du régime fiscal de chaque entreprise, la législation impose des obligations plus ou moins contraignantes.
Le régime de la micro-entreprise
Les sociétés enregistrées sous le régime de la micro-entreprise doivent obligatoirement tenir un :
- Livre des recettes de l’auto-entrepreneur ;
- Registre des achats, si elle réalise principalement des activités de vente de marchandises ;
L’obligation de tenir un grand livre comptable et d’établir des comptes annuels ne s’applique pas aux micro-entrepreneurs.
Le régime réel simplifié d’imposition
La réglementation impose notamment aux sociétés soumises au régime réel d’imposition (RSI) de :
- Enregistrer les écritures comptables au sein d’un livre journal et d’un grand livre ;
- Procéder à la comptabilisation des factures émises et reçues non soldées à la fin de l’exercice.
Le régime réel normal
L’imposition au régime réel normal oblige l’entreprise à mettre en place une comptabilité plus contraignante. Elle doit :
- Procéder à l’enregistrement comptable des opérations qui impactent le patrimoine de la société de façon chronologique ;
- Tenir un journal comptable et un grand livre ;
- Recourir à plusieurs journaux auxiliaires pour saisir les écritures comptables ;
- Réaliser un inventaire des stocks au moins une fois par an ;
- Préparer le bilan, le compte de résultat et les annexes en vue de leur dépôt au Registre du Commerce et des Sociétés.
Choisir une méthode comptable adaptée à ses besoins
Sur base de son régime et de ses besoins pour gérer son activité au quotidien, une entreprise dispose de deux options pour la tenue de sa comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement. Chaque méthode présente des avantages distincts.
La comptabilité de trésorerie
Seules les sociétés qui relèvent des bénéfices non commerciaux (BNC), du régime micro-BIC ou du RSI pour les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) peuvent opter pour la tenue d’une comptabilité de trésorerie.
Les trois principaux avantages sont de :
- Simplifier la comptabilité de l’entreprise, elle se base uniquement sur les extraits bancaires et les livres de caisse ;
- Gagner du temps et réaliser des économies sur le coût de son comptable ;
- Faciliter le classement des pièces comptables.
En revanche, l’absence d’un grand livre des tiers non lettrés empêche d’effectuer le contrôle des fournisseurs et des clients. Cette tâche requiert la préparation de tableaux de suivi annexes, ce qui s’avère fastidieux.
De même, la situation trimestrielle ne reflète pas une image fidèle du patrimoine de la société, car elle n’intègre pas les engagements pris.
La comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement se fonde sur les dépenses actées et les factures émises, chaque engagement reçu ou donné par l’entreprise se matérialise par une écriture comptable. Seules les sociétés non éligibles à la comptabilité de trésorerie sont soumises à cette méthode.
Réaliser sa comptabilité d’entreprise sur base de ses engagements permet d’améliorer :
- La prise de décisions stratégiques grâce à des informations financières plus précises ;
- Le processus de relance grâce à un suivi plus efficace des créances.
Toutefois, elle présente l’inconvénient de multiplier le nombre de mouvements comptables, et donc d’augmenter mécaniquement le coût de la comptabilité. Par exemple, l’enregistrement d’une facture et son acquittement requiert deux écritures tandis qu’une seule entrée suffit avec la comptabilité de trésorerie.
De plus, un état de rapprochement bancaire doit obligatoirement être réalisé.
Faut-il internaliser ou externaliser sa comptabilité d’entreprise ?
Contrairement à la nomination d’un commissaire aux comptes, aucune disposition légale n’impose le recours aux services d’un expert-comptable. Par conséquent, la tâche peut être partiellement ou totalement effectuée en interne.
S’organiser en interne
Tenir sa comptabilité d’entreprise en interne nécessite généralement l’embauche d’un comptable ou la création d’un service comptabilité en fonction du volume de transactions. Cette option présente un avantage indiscutable : la maîtrise du processus.
Dès lors que la société produit elle-même sa comptabilité, elle dispose des données financières stratégiques en temps réel sans dépendre d’un prestataire externe. De plus, l’entreprise gagne en efficacité avec l’intégration de la comptabilité au sein d’un système d’information.
Faire appel à un expert-comptable
Rien n’oblige l’entreprise à confier l’intégralité de sa gestion comptable à un cabinet d’expertise comptable. Elle peut se contenter de le mandater pour la révision des comptes et l’établissement des comptes annuels. La portée de la mission se retrouve dans la lettre de mission élaborée sur base des besoins formulés par la société.
En plus de sécuriser l’exactitude de sa comptabilité d’entreprise, le dirigeant bénéficie de conseils en matière fiscale et comptable lorsqu’il sollicite un prestataire externe.
Le principal inconvénient réside dans le tarif de l’expert-comptable. Ce dernier représente généralement un coût supérieur à l’embauche d’un salarié.
Sélectionner son logiciel comptable
Une société qui effectue sa comptabilité d’entreprise en interne doit se munir d’un logiciel de comptabilité qui répond à ses besoins et respecte les normes en vigueur. Les solutions les plus complètes permettent de réaliser la gestion de l’ensemble des processus de l’entreprise.
Lors du choix de son outil informatique, il convient de :
- Vérifier qu’il permet de publier le fichier des écritures comptables ;
- Contrôler qu’il autorise l’envoi dématérialisé des écritures comptables vers d’autres applications ;
- S’assurer du sérieux de l’éditeur, notamment concernant la mise à jour du logiciel à chaque modification réglementaire et l’assistance en cas de problème.
FAQ
Comment bien comprendre la comptabilité ?
La comptabilité d’une entreprise répond à des normes spécifiques accessibles à tous. Sa compréhension nécessite :
- D’appréhender les principes comptables fondamentaux ;
- D’assimiler la gestion de la facturation ;
- De connaître les différents travaux comptables ;
- De maîtriser les documents comptables.
Quelles sont les obligations fiscales d’une entreprise ?
La réglementation impose à toute société commerciale, dès sa création, de déclarer :
- Son résultat imposable accompagné d’une liasse fiscale ;
- Sa TVA, sauf pour les entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA ;
- La valeur locative des biens immobiliers pour la cotisation foncière des entreprises ;
- Son chiffre d’affaires et la valeur ajoutée pour la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises.
Quelles sont les opérations comptables ?
Les écritures comptables qui ne concernent ni des achats, ni des ventes, ni des mouvements bancaires, s’enregistrent au sein d’un journal auxiliaire : le journal des opérations diverses (OD). Les OD portent notamment sur les écritures de :
- TVA ;
- Provisions et dépréciations ;
- Salaires et charges sociales ;
- Amortissements des immobilisations ;
- Corrections d’erreurs de saisie ;
- Valorisation du stock.
Quel est le rôle d’un comptable dans l’entreprise ?
Au sein d’une société, le comptable accomplit les tâches suivantes :
- Choix du plan comptable applicable à l’entreprise ;
- Réception, saisie et classement des pièces comptables ;
- Préparation des déclarations fiscales ;
- Réalisation de l’inventaire des stocks ;
- Clôture des comptes ;
- Édition des états financiers ;
- Établissement et dépôt des comptes annuels.
Devis d’expertise comptable
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.
Dernière mise à jour le 03/01/2023
Rédigé par
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.