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Tout savoir sur la comptabilité externalisée
Dernière mise à jour le 23/10/2023
La comptabilité externalisée constitue une solution à la fois pratique et économique pour certaines entreprises. Par ailleurs, elle ne présente pas uniquement des avantages. Il convient alors de bien comprendre son fonctionnement et d’apprendre à choisir le prestataire lorsque l’on envisage d’opter pour l’externalisation comptable partielle ou totale. Il est tout aussi important de s’informer sur des détails, tels que le coût de la prestation de services ou encore les options s’offrant à soi.
La comptabilité externalisée, de quoi s’agit-il exactement ?
La comptabilité externalisée obéit à un principe de fonctionnement simple. Voilà l’une des principales raisons pour lesquelles certaines entreprises apprécient particulièrement cette pratique. Elle leur permet surtout de se décharger de tâches comptables chronophages.
Définition
C’est une pratique qui consiste à déléguer tout ou partie des tâches comptables de l’entreprise à un professionnel externe, qui les accomplira depuis son cabinet. Souvent, le dirigeant se tourne vers la comptabilité externalisée lorsque les ressources internes ne suffisent pas pour gérer la comptabilité ou quand les obligations comptables sont devenues trop importantes.
Il convient de savoir qu’aujourd’hui, l’entrepreneur a le choix d’engager un prestataire installé dans un pays étranger pour tenir la comptabilité générale de son entreprise. S’il le souhaite, il peut même choisir d’externaliser les ressources humaines, voire certaines activités.
Principe de fonctionnement
Lorsqu’il opte pour la comptabilité externalisée, le chef d’entreprise peut choisir de faire appel, soit au service :
- D’un cabinet d’expertise comptable ;
- D’une association de gestion et de comptabilité.
Le prestataire peut s’occuper non seulement de la comptabilité générale, mais également :
- De la comptabilité fournisseurs et clients ;
- De la comptabilité analytique;
- Des déclarations fiscales et sociales ;
- De l’assistance juridique ;
- De la gestion de la paie ;
- De l’accompagnement dans la gestion de l’entreprise.
Les professionnels de la comptabilité sont contraints de s’adapter aux besoins de leurs clients. Aujourd’hui, ils leur proposent un vaste panel de services externalisés. Pour formaliser leur relation, ils rédigeront une lettre de mission liant les deux parties.
Il convient de comprendre qu’ils peuvent tous enregistrer le suivi de la comptabilité et se charger de la gestion administrative. Mais seul l’expert-comptable est habilité à certifier les comptes annuels. Le professionnel est en mesure de donner des conseils pertinents au chef d’entreprise en cas de procédure collective. Il dispose également de compétences aiguës en :
- Stratégie financière ;
- Optimisation fiscale.
Quand et pourquoi opter pour la comptabilité externalisée ?
La comptabilité externalisée présente un certain nombre d’avantages, parmi lesquels on distingue la possibilité de se focaliser sur son activité principale. Le dirigeant a recours à cette pratique lorsqu’il doit faire face à un manque de ressources matérielles ou humaines en interne.
Outre le manque de moyens humains et matériels, il se peut qu’il n’ait tout simplement pas le temps de s’en charger lui-même. Dans tous les cas, s’il opte pour la comptabilité externalisée, c’est parce qu’il n’est pas en mesure de gérer ses obligations comptables en interne.
Le prestataire externe, quant à lui, saura respecter les normes en vigueur et tenir une comptabilité en bonne et due forme. Étant spécialisé dans le domaine, il n’éprouvera aucune difficulté à fournir des services de qualité.
La sécurité
Le dirigeant peut tout à fait tenir lui-même la comptabilité de l’entreprise, surtout si elle est de petite taille. En optant pour la comptabilité externalisée, il lui offre par ailleurs une certaine sécurité. En laissant les tâches comptables entre les mains d’un professionnel, il ne risquera pas d’oublier d’accomplir une démarche importante.
De plus, les données de l’entreprise se trouveront en parfaite sécurité. Le partenaire externe saura les protéger et respecter leur confidentialité, en plus d’éviter au chef d’entreprise les éventuels oublis et erreurs. En effet, ces derniers peuvent coûter cher au dirigeant. Ils risquent d’entraîner de lourdes sanctions. Les retards de déclaration, même petits, exposent à diverses amendes et pénalités.
La possibilité de se concentrer sur son cœur de métier
En confiant la tenue de la comptabilité à un prestataire externe, le dirigeant d’entreprise peut totalement se concentrer sur le développement de son activité principale. En effet, il aura plus de temps à consacrer à son cœur de métier. Il en est de même pour ses employés, qui eux, auront la possibilité de se focaliser sur leur travail quotidien, sans se soucier d’autres tâches.
L’accès à un accompagnement et des conseils
Le comptable maîtrise mieux que n’importe quel autre professionnel les tâches de comptabilité. En les externalisant, le dirigeant d’entreprise peut compter sur ses conseils concernant les obligations à remplir.
Quant à l’expert-comptable, il est à même de le défendre face au fisc. Le contrat conclu avec le professionnel renforcera aussi l’image de l’entreprise auprès de l’administration. De plus, celui-ci a un devoir de conseil auprès de ses clients.
Appartenant à l’ordre des experts-comptables, il est tenu effectivement par un certain nombre d’obligations, dont le devoir de conseil. Il saura défendre l’intérêt de l’entreprise cliente dans toutes les situations.
Ses conseils d’expert sont particulièrement utiles au moment de la création de l’entreprise. Connaissant mieux la solution la mieux adaptée à la situation, il aidera le fondateur à prendre les décisions les plus pertinentes.
Quelles en sont les limites ?
La comptabilité externalisée ne présente pas que des avantages. Elle apporte également son petit lot d’inconvénients. En effet, le prix de la prestation et le manque d’autonomie comptent parmi ses principales limites.
Le prix
Lorsque le dirigeant envisage d’opter pour l’externalisation comptable, il doit prévoir le budget nécessaire à la réalisation de son projet. Celui-ci s’établit en fonction des capacités financières de l’entreprise.
Il faut savoir que les honoraires d’un expert-comptable coûtent généralement cher. Souvent, leur montant figure dans la lettre de mission qu’il rédigera. Bien entendu, il le communiquera en amont à son client.
Par ailleurs, il faudrait voir le service d’un expert-comptable comme un investissement parce qu’il permet de bénéficier de divers avantages financiers sur le long terme. En plus de faire gagner du temps, il donne la possibilité d’éviter certaines taxes et d’économiser ainsi de l’argent. Il peut même optimiser les performances de l’entreprise.
Le manque d’autonomie
La collaboration avec un prestataire externe peut faire ressentir un manque d’autonomie chez le chef d’entreprise. En effet, le professionnel accomplira les tâches à sa manière. Il faudra aussi passer par lui pour accéder à certaines informations.
En l’engageant, le dirigeant d’entreprise lui confiera certaines décisions. Si le prestataire s’occupe de toutes les tâches comptables, il risque même de le ralentir dans certaines situations. Notons que la fuite de données professionnelles compte également parmi les risques que les entrepreneurs craignent en optant pour la comptabilité externalisée.
Quels sont les avantages de tenir la comptabilité en interne ?
En tenant la comptabilité en interne, le chef d’entreprise aura accès de manière simple et rapide aux informations dont il a besoin en temps voulu. Même s’il n’est pas très habile avec la comptabilité, il peut aujourd’hui se servir d’outils adaptés et intuitifs pour gérer lui-même les tâches à accomplir.
En choisissant de gérer la comptabilité en interne, le chef d’entreprise réalisera également des économies substantielles. Il est bon de noter qu’il peut opter pour une externalisation partielle et réaliser ses tâches avec un logiciel. Il confiera alors seulement les missions exceptionnelles à un prestataire externe.
Comment bien externaliser sa comptabilité ?
Pour assurer la réussite du projet, il est essentiel de bien organiser l’externalisation comptable. Cette démarche permet d’avoir une meilleure visibilité sur le déroulement du processus. Elle consiste à lister les tâches comptables à confier au prestataire et à s’informer sur le montant exact de chaque prestation.
Il est conseillé également à l’entrepreneur de déterminer un moyen de suivi. L’idéal serait de mettre en place un système pratique qui lui permet d’accéder aux données comptables à tout moment. Notons que l’externalisation comptable peut concerner :
- La comptabilisation de trésorerie ;
- La comptabilisation des achats et de ventes ;
- La comptabilisation de la paie ;
- La comptabilisation des frais généraux ;
- La gestion de la fiscalité ;
- La gestion des immobilisations ;
- L’établissement des comptes annuels ;
- L’assistance juridique.
Le prestataire externe peut ainsi venir en aide au chef d’entreprise dans :
- La gestion de la comptabilité fournisseurs et clients ;
- Le classement des dossiers comptables ;
- La déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée ;
- La gestion des notes de frais et des factures ;
- La préparation du bilan comptable ;
- Le suivi de la trésorerie de l’entreprise.
Est-il préférable de passer par un comptable en ligne ou un cabinet comptable ?
Le service en ligne convient surtout aux indépendants. En effet, ils sont tenus de garder leurs comptes à jour alors qu’ils doivent limiter les dépenses inutiles, que ce soit lors de la création d’entreprise ou du développement d’activité. Par ailleurs, les PME et TPE ont plus intérêt à traiter avec un cabinet comptable. Grâce à cette option, elles ne sont pas obligées d’embaucher un professionnel de la comptabilité en interne.
Combien coûte la comptabilité externalisée ?
Le coût de la comptabilité externalisée varie selon le prestataire choisi. Les honoraires d’un expert-comptable sont fixés à partir de 80 euros de l’heure. Ils dépendent également de la région où le professionnel se trouve. Ils sont par exemple plus importants dans la capitale.
Les honoraires de l’expert-comptable varient aussi en fonction de son mode de fonctionnement (service en ligne ou cabinet physique). Bien entendu, ils dépendent également du nombre et du volume des tâches à réaliser.
Selon la difficulté du dossier à traiter, ils peuvent aller jusqu’à 300 euros de l’heure. Il est bon de noter que des experts-comptables proposent également un service en ligne. Ce dernier coûte moins cher en raison de l’absence de cabinet.
Même si l’externalisation comptable représente un certain coût, elle est généralement plus rentable que la gestion en interne lorsque l’on prend en compte :
- La maîtrise des procédés comptables ;
- Le gain de temps ;
- L’optimisation fiscale.
Pour réaliser des économies, le chef d’entreprise peut confier l’établissement des comptes annuels à l’expert-comptable et garder la gestion courante de la comptabilité en interne. Si ses collaborateurs ne disposent pas du temps ou des compétences nécessaires à l’accomplissement des tâches comptables, il a toujours la possibilité de solliciter le service d’un comptable en ligne.
Que faut-il savoir sur le contrat d’externalisation de la comptabilité ?
Comme cité précédemment, la relation entre l’entreprise et le prestataire externe doit être concrétisée par la signature d’une lettre de mission. Le contrat détaille les tâches attribuées au professionnel. Il contient également les différentes obligations de chaque partie, ainsi que les honoraires convenus.
Le contrat d’externalisation de la comptabilité rassemble aussi les informations concernant la société commanditaire. Il mentionne ainsi :
- La raison sociale et le statut juridique de l’entreprise ;
- Le secteur d’activité ;
- Le nombre d’employés ;
- Le nombre de factures ;
- Le nombre de bulletins de paie ;
- Le nombre de pièces comptables, fiscales et sociales.
Soulignons que la lettre de mission marque la différence entre la sous-traitance et l’externalisation comptable. Elle indique également les conditions dans lesquelles les tâches devront être accomplies.
Comment trouver ce type de contrat ?
Avant de se consacrer à la recherche de ce type de contrat, il convient de mener une analyse de l’activité comptable de l’entreprise. En effet, il est essentiel de lister :
- Les méthodes utilisées actuellement ;
- Le nombre de bulletins de paiement à éditer tous les mois ;
- Les tâches les plus chronophages et les plus longues ;
- Les déclarations les plus importantes à accomplir ;
- La fréquence des déclarations à effectuer.
Une fois cela fait, il sera nécessaire d’opter pour une externalisation partielle ou totale de la comptabilité et bien définir les missions à attribuer au prestataire. C’est seulement après qu’il faudra commencer la recherche du contrat. Elle consiste à comparer les propositions des cabinets comptables existant sur le marché et à se pencher sur la rentabilité offerte par chaque prestation. Il suffit de demander un devis auprès de plusieurs prestataires et de procéder à la comparaison des offres.
Dans le cadre de la démarche, il faudra s’assurer que le prestataire choisi dispose de quelques années d’expérience professionnelle. Il s’avère risqué de confier sa comptabilité à un débutant. Pour être certain d’effectuer le bon choix, il convient également de tenir compte des témoignages d’anciens clients et de vérifier la méthodologie de travail du professionnel. L’idéal serait qu’elle soit transparente.
D’autre part, il est déconseillé de choisir un prestataire installé dans un pays où le décalage horaire est trop important (plus de 3 h). Lors de la comparaison des offres, il faudra en profiter pour comparer les prix proposés sur le marché, ce qui évitera de payer trop cher pour la même prestation.
Précisons que c’est à l’expert-comptable de remplir la lettre de mission. Avant de débuter toute collaboration, le professionnel se chargera de rédiger une proposition de contrat. Il sera alors possible d’apporter au document d’éventuelles modifications. Une fois que les deux parties l’auront signé, il pourra commencer à effectuer son travail.
FAQ
Comment bien externaliser des tâches ?
Pour réussir le projet d’externalisation, il faut tout d’abord bien définir ses besoins pour pouvoir ensuite choisir les tâches à déléguer au prestataire externe. C’est seulement après qu’il est possible de rédiger le cahier des charges. Une fois cela fait, il sera nécessaire de choisir le partenaire en comparant les offres sur le marché. Puis, il ne restera plus qu’à mettre en place des outils collaboratifs.
Quels sont les principaux objectifs de l’externalisation ?
L’externalisation ou outsourcing permet de profiter de l’expertise d’un prestataire externe et de réduire ses coûts, tout en ayant la possibilité de mieux se consacrer à l’activité principale de l’entreprise. En effet, c’est une stratégie commerciale consistant à confier l’accomplissement de certaines tâches à un partenaire, expert dans son domaine.
Quels sont les principaux avantages et inconvénients de l’externalisation ?
L’externalisation se présente comme une solution à divers problèmes. En effet, elle permet de bénéficier d’une grande flexibilité et de maîtriser les coûts, tout en profitant de la qualité du service fourni par des professionnels. Par ailleurs, elle connaît certaines limites. La perte de confidentialité compte parmi les principaux inconvénients de cette pratique.
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris