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La note de frais en comptabilité
Dernière mise à jour le 18/10/2024
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La note de frais en comptabilité représente un enjeu majeur pour la gestion administrative d’une entreprise. Au fur et à mesure du développement de l’activité, l’équipe commerciale s’agrandit et la gestion des dépenses engagées par chaque collaborateur se complexifie.
Qu’elle soit réalisée en interne ou par un expert-comptable, la saisie requiert beaucoup de vigilance. Découvrez comment ça fonctionne.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais désigne un relevé utilisé par un salarié, ou un chef d’entreprise, pour demander le remboursement de dépenses qu’il a avancé dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise.
Ainsi, elles permettent le remboursement de frais professionnels. Il s’agit le plus souvent de frais pourtant sur :
- Les repas des salariés ;
- Des déplacements professionnels : comme des titres de transport, location de véhicules ;
- Des frais de logement : tels que des nuits d’hôtel ou des réservation pendant les déplacements professionnels.
Le service comptable se base sur ce document pour enregistrer les charges d’exploitation dans la comptabilité de la société et s’acquitter de sa dette envers le collaborateur.
De plus, l’employeur doit rembourser les notes de frais aux salariés et leur montant ne peut pas être déduit de la rémunération.
Ainsi, le contrat de travail ne peut pas contenir de clause prévoyant que les frais professionnels seraient pris en charge par le salarié.
Quelles sont les caractéristiques d’une bonne note de frais ?
Les frais relatifs à une note de frais doivent impérativement avoir un caractère professionnel et ne peuvent par conséquent pas se reporter à des dépenses personnelles.
A cette fin, il peut être utile de faire une dépense seulement si elle respecte une politique de voyage, et donc que la réponse soit :
- Faite dans l’intérêt de l’entreprise ;
- Correspondent aux critères précisés dans la politique de voyage et/ou de dépenses et d’achat de la société
Ensuite, il est essentiel de bien identifier le type de dépense pour faciliter la catégorisation et ainsi la possibilité d’un remboursement de frais.
A ce stade, on distingue 5 types de dépenses :
- Les frais de repas ;
- Les frais de déplacement : billets, titre de transport, location de voiture, etc. ;
- Les indemnités kilométriques : dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels ;
- Les frais d’hébergement : frais d’hôtel, Airbnb dans le cas ù le collaborateur se situe à plus de 50 km de son domicile
- Tous les autres frais liés à des missions professionnelles mais qui ne rentrent pas dans les catégories précédentes.
Enfin, des justificatifs doivent être fournis en fonction des dépenses engagées :
- Pour les frais de repas : des tickets ou des factures de repas ;
- Pour les frais de déplacement : des billets, des titres de transport ou encore des factures ;
- Pour les indemnités kilométriques : une copie de carte grise et du détail du trajet effectué ;
- Pour les frais d’hébergement : des factures de l’hôtel ou du logement loué;
- Pour les autres frais : des justificatifs variés tel que des tickets de caisse ou des factures.
Quelles sont les méthodes applicables à la comptabilité des notes de frais ?
La législation autorise les entreprises à choisir la méthode qu’elles souhaitent appliquer pour rembourser les frais professionnels engagés par leurs collaborateurs, sauf dans le cas de certaines dépenses spécifiques pour lesquelles le principe des frais réels s’impose.
La méthode des frais réels
Le remboursement sur base des frais réels consiste à verser au chef d’entreprise ou au salarié le montant exact des dépenses réalisées pour les besoins de l’activité de la société. Cette méthode nécessite de collecter tous les justificatifs pour effectuer la saisie comptable de la note de frais en comptabilité et procéder au remboursement.
Certains débours s’indemnisent obligatoirement selon le principe des frais réels, notamment les :
- Dépenses engagées par les travailleurs en situation de télétravail ;
- Frais pour l’utilisation d’appareils de nouvelle technologie à des fins professionnelles ;
- Dépenses de déménagement pour les employés en situation de mobilité professionnelle ;
- Indemnités compensatoires pour les salariés sous contrat avec des entreprises étrangères et envoyés en mission temporaire sur le territoire français.
La méthode de l’allocation forfaitaire
Lorsque l’entreprise choisit le remboursement forfaitaire, elle libère ses collaborateurs du poids de la collecte et de la gestion des factures liées à chaque dépense professionnelle. Néanmoins, elle doit être en mesure de justifier le caractère professionnel de ces débours en cas de contrôle, par exemple avec :
- Un échange par e-mail pour l’invitation de clients ou de partenaires à un repas d’affaires ;
- La note de frais validée par le supérieur hiérarchique ;
- Un extrait de la comptabilité de gestion qui démontre l’imputation des frais à un projet spécifique ;
- Une confirmation de rendez-vous et un calcul d’itinéraire depuis un site internet tel que Google Maps.
La majorité des sociétés encadrent le montant de ces frais au sein de sa politique de dépenses et se calque sur les taux et les barèmes annuels fournis par l’URSSAF.
Si l’entreprise décide d’instaurer une allocation forfaitaire supérieure aux limites établies par l’URSSAF, l’excédent correspond à un avantage en nature et se retrouve de fait soumis :
- Aux cotisations sociales pour l’employeur ;
- À l’impôt sur le revenu pour le salarié.
Rémunération déguisée ou abus de la part de certains salariés, les inspecteurs de l’URSSAF prêtent une attention toute particulière aux notes de frais professionnels. Pour se prémunir de tout redressement fiscal, il convient d’être vigilant sur plusieurs points.
Quels sont les points de vigilance pour la comptabilisation des notes de frais ?
Avant de procéder au remboursement des notes de frais et ne pas commettre d’impairs, il est recommandé d’être particulièrement vigilent sur les point suivants :
- L’application systématique et et à tord de l’allocation forfaitaire ;
- L’absence de justificatifs pour les dépenses engagées ;
- Les notes de frais excessives.
L’application à tort de l’allocation forfaitaire
L’allocation forfaitaire ne s’applique qu’aux salariés de l’entreprise. Si elle n’est pas déterminée par un accord de branche ou une convention collective, elle fait l’objet d’une clause spécifique dans le contrat de travail.
Par conséquent, la réglementation interdit de rembourser forfaitairement les :
- Dirigeants qui relèvent du régime des travailleurs non salariés (TNS), comme les gérants majoritaires de SARL ;
- Gérants minoritaires de SARL ;
- Présidents directeurs généraux de SA ;
- Dirigeants de SAS, y compris le président.
L’absence de justificatifs
La réglementation ne fait montre d’aucune ambiguïté : aucun remboursement de dépenses professionnelles ne peut avoir lieu en l’absence de justificatifs. Ne pas respecter cette obligation se solde par un redressement fiscal de la part de l’URSSAF qui entraîne la requalification des frais en avantage en nature.
Cette requalification a pour conséquences :
- Le versement de cotisations sociales supplémentaires pour l’employeur ;
- Le paiement d’impôts sur le revenu sur l’avantage en nature pour le salarié.
La perte de justificatifs bloque l’enregistrement de la note de frais en comptabilité. Si un relevé de dépenses sans factures annexées apparaît dans le grand livre comptable en cas de vérification de l’administration, la crédibilité de toute la comptabilité de l’entreprise sera remise en cause.
En cas de justificatifs égarés, plusieurs solutions existent pour rembourser ses salariés sans se mettre en porte-à-faux vis-à-vis de la législation :
- Obtenir des duplicatas de la part des différents établissements ;
- Opter pour le remboursement forfaitaire ;
- Demander une attestation sur l’honneur de perte de justificatifs au salarié.
Les notes de frais excessives
Les dépenses professionnelles représentent une source majeure de fraude, c’est pour cette raison que l’URSSAF se montre particulièrement vigilante sur les montants remboursés sur base des frais réels. Afin de réduire les risques de notes de frais excessives, l’entreprise peut :
- Dématérialiser la gestion de ses frais professionnels ;
- Instaurer une politique de gestion des dépenses ;
- Allouer une carte bancaire plafonnée aux salariés amenés à avoir des débours.
Quels comptes utiliser pour comptabiliser les notes de frais ?
La saisie de la note de frais en comptabilité se pratique généralement au sein du journal des achats ou du journal des opérations diverses lorsqu’elle contient peu de dépenses. Pour les entreprises qui recourent à la comptabilité de trésorerie, l’enregistrement s’effectue directement dans le journal de banque.
Le compte de charges pour les frais de transport domicile-travail
L’employeur prend en charge 50 % des frais de transport entre le domicile du salarié et son lieu de travail. Ce montant apparaît sur la fiche de paie du travailleur et s’inscrit au débit du compte 647 « Autres charges sociales » dans le grand livre.
Les comptes de charges pour les autres frais
La note de frais en comptabilité s’enregistre dans les comptes de classe 6 du Plan Comptable Général et se ventile en fonction du type de dépense, par exemple :
- Les frais de transport du personnel s’imputent dans le compte 6251 « Voyages et déplacements » ;
- Les débours liés aux missions, à l’exception des frais de transport, se comptabilisent dans le compte 6256 « Missions » ;
- Les déjeuners d’affaires se saisissent dans le compte 6257 « Réceptions » ;
Pour faciliter le travail d’analyse des dépenses engagées par chaque collaborateur lors d’un exercice comptable, il s’avère préférable de créer des sous-comptes.
Les comptes à créditer
L’enregistrement de la note de frais en comptabilité nécessite en contrepartie de créditer au choix le compte :
- 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » ;
- 421 « Personnel – Rémunérations dues » ;
- 425 « Personnel – Avances et acomptes ».
- 108 « Compte de l’exploitant » ;
- 4551 « Associés – Compte courant ».
Comment enregistrer une note de frais en comptabilité ?
L’inscription de la note de frais en comptabilité consiste à :
- La saisir dans le journal comptable des achats ;
- Débiter les comptes de charges ;
- Débiter le compte de TVA déductible, le cas échéant ;
- Créditer le compte de dettes envers le chef d’entreprise ou le salarié.
La TVA sur les frais professionnels est-elle déductible ?
La société peut reporter la portion déductible des frais professionnels sur sa déclaration de TVA, dès lors qu’ils entrent dans le champ d’application et que le justificatif fourni remplit ces conditions :
- L’original est annexé à la note de frais ;
- Il est établi au nom de l’entreprise et comporte les mentions obligatoires, comme la raison sociale et l’adresse ;
- Il contient les mentions obligatoires pour rendre la TVA déductible.
Exemple de comptabilisation d’une note de frais
La remise d’une note de frais le 12 juin par un collaborateur qui comporte des frais d’hébergement pour 100 euros TTC et des frais de restaurant pour 60 euros TTC requiert l’enregistrement comptable suivant :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 625 600 | Frais d’hébergement | 100,00 | |
| 625 700 | Réceptions | 50,00 | |
| 445 660 | TVA déductible | 10,00 | |
| 467 001 | À rembourser au salarié | 150,00 |
Le paiement de la note de frais nécessite l’enregistrement d’une entrée comptable supplémentaire dans le journal de banque afin de solder le compte 467001.
Voici une courte vidéo vous expliquant clairement et simplement tout ce qu’il faut savoir sur les notes de frais.
Peut-on digitaliser des notes de frais ?
En règle générale, la comptabilisation des notes de frais est un processus plutôt long pour un non initié.
En revanche, habitué de la comptabilité novice en matière il existe des outils dédiés à la gestion de telles notes de frais pour optimise le processus et ainsi éviter les problèmes.
De tels outils permettent aussi facilement de vous guider dans votre politique de dépenses transparente et accessible, garantissant une bonne communication avec les salariés.
Dans tous les cas, en termes de comptabilité il est conseillé de se faire accompagner par un outil numérique, aussi bien pour l’image de marque que pour bénéficier d’un accompagnement dans la tache comptable.
FAQ
Comment calculer le barème kilométrique ?
Chaque année, l’administration fiscale publie un nouveau barème kilométrique à appliquer pour ses frais de déplacement. Le montant de l’indemnité kilométrique se base sur deux facteurs :
- Le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel ;
- La puissance fiscale du véhicule utilisé.
La législation octroie une majoration au montant des frais de déplacement en cas de recours à un véhicule électrique.
Qui a le droit au chèque cadeau ?
Le chèque cadeau doit respecter le principe d’égalité de traitement et ne pas servir à sanctionner certains employés. Par conséquent, peuvent en profiter les :
- Salariés, quel que soit leur niveau hiérarchique ou leur ancienneté ;
- Dirigeants qui bénéficient d’un contrat de travail ;
- Stagiaires qui doivent accéder aux mêmes activités socioculturelles que les autres membres du personnel ;
- Meilleurs clients de l’entreprise.
Comment justifier les frais de déplacement ?
Pour qu’un salarié obtienne le remboursement de ses frais de déplacement professionnel effectués avec son véhicule particulier, il doit présenter un justificatif qui reprend :
- Le contexte du déplacement ;
- La date de la mission ;
- La distance parcourue ;
- La puissance fiscale du véhicule, à l’aide de sa carte grise par exemple.
Quand faire une note de frais ?
Conformément à la législation, le salarié dispose de 3 ans pour demander le remboursement des débours engagés pour les besoins de l’activité de l’entreprise à travers une note de frais. Néanmoins, l’employeur peut prévoir un délai beaucoup plus court au sein de la politique de dépenses. Au-delà de ce délai, il n’est plus tenu de restituer à ses collaborateurs les frais avancés.
Devis d’expertise comptable
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Dernière mise à jour le 18/10/2024
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.