Le coworking

Le coworking existe depuis maintenant plusieurs années en France. Ce mode d’organisation du travail, qui allie collaboration et autonomie, continue à faire davantage d’adeptes. Au départ, il était surtout destiné aux travailleurs indépendants, mais il s’est ensuite beaucoup démocratisé.

Se pratiquant dans un espace dédié, le coworking favorise les échanges entre les entrepreneurs. Toujours plus convivial et économique, il répond également aujourd’hui aux besoins des nouvelles générations de travailleurs, parmi lesquels on distingue les nomades numériques et les startupers.

Le coworking : qu’est-ce que c’est ?

Il peut se définir comme un partage de locaux entre des personnes qui ne travaillent pas forcément pour le compte de la même entreprise. En effet, il se pratique dans un open-space ou des bureaux partagés. C’est un concept, dont les règles sont simples. Il regroupe les coworkers dans un espace collaboratif où chacun se donnera le moyen de développer son projet en toute autonomie. Le coworking permet ainsi de créer facilement de nouveaux partenariats, avec des :

• Consultants ;
• Freelances ;
• Prestataires de service ;
• Entrepreneurs du web ;
• Travailleurs nomades.

Au lieu de travailler à domicile, les coworkers choisissent de se réunir dans un même lieu pour travailler. Ce mode d’organisation du travail présente un certain nombre d’avantages non négligeables.

Quel est son fonctionnement ?

En optant pour le coworking, il est possible de réserver un poste de travail pour une journée, une semaine, un mois, voire une année. Les frais d’adhésion dépendent des matériels et services mis à la disposition du travailleur. En effet, le coworker peut demander à bénéficier d’un :

• Équipement précis ;
• Espace personnel ;
• Espace de rangement.

Les types de contrats

En optant pour le coworking, le travailleur s’engagera sur des délais souples. Ses engagements sont prévus clairement dans les contrats proposés. Il a aussi la possibilité de souscrire un abonnement mensuel.

Contrat de prestations de service

Le coworker n’est pas contraint de conclure un bail impliquant un engagement de plusieurs années. En effet, un contrat de prestation de services suffit pour accéder aux services convenus. C’est le document qui définit les modalités d’abonnement.

Ce type de contrat permet au dirigeant d’une PME d’adapter facilement le nombre de postes de travail à la taille de l’équipe. En cas de crise, il pourra facilement réduire ou en supprimer certains afin de réaliser des économies substantielles.

Quitter un espace de coworking

Le préavis de départ peut varier d’un espace de coworking à l’autre. Souvent, il est compris entre 1 et 3 mois. Pour en connaître les conditions, il est conseillé de consulter le contrat de prestation de services.

Les types de bureaux

Cherchant à répondre en même temps aux besoins des start-ups et des grands groupes, les espaces de coworking proposent différents espaces de travail, dont des bureaux privés et des salles de réunion. Dans les open-spaces, il est également possible d’opter pour le flex office, qui permet à chaque membre de changer de poste de travail quotidiennement. En choisissant cette option, le coworker pourra aussi s’installer dans des box dédiés, voire dans la cuisine.

Depuis la COVID 19

Regroupant un grand nombre de travailleurs en son sein, l’espace de coworking a dû particulièrement s’adapter aux règles de sécurité et d’hygiène depuis l’épidémie de Covid-19. Tout a été repensé pour respecter ces dernières dans les :

• Bureaux ;
• Salles de détente ;
• Ascenseurs ;
• Espaces de restauration.

Quels sont les différents types de coworking ?

Une personne désireuse de travailler en coworking a le choix de s’installer, soit dans :

• Un centre d’affaires ;
• Un coliving ;
• Un café coworking ;
• Une structure d’accompagnement.

Café coworking

Comme l’indique son nom, c’est un café proposant un poste de travail à la location. Les consommateurs peuvent louer ce dernier à l’heure ou à la journée. Ils paient au temps passé et bénéficient de forfaits flexibles.

Coliving

Il s’agit d’un lieu hybride combinant l’espace de travail et le lieu de vie. Le coliving permet de profiter de logements et d’espaces communs qui donnent la possibilité d’échanger, de se rencontrer, voire de se divertir. Pour bénéficier du concept, il faut généralement payer un loyer mensuel.

Centre d’affaires

En louant un espace de coworking au sein d’un centre d’affaires, un travailleur bénéficiera de tout l’équipement nécessaire à l’exercice de son activité, dont :

• L’imprimante ;
• La connexion internet ;
• Le rétroprojecteur.

Structure d’accompagnement

Outre la mise à disposition d’un espace de coworking, les structures d’accompagnement proposent aux jeunes entreprises de nombreuses solutions de :

• Formation ;
• Hébergement ;
• Financement.

Leurs services s’adressent surtout aux entreprises en phase de conception ou de lancement en vue de les aider à développer leurs projets dans les meilleures conditions. Les pépinières d’entreprises et les incubateurs font partie des structures d’accompagnement en question.

Quels sont les avantages du coworking ?

Le coworking présente un certain nombre d’avantages qu’il convient de connaître. Il est par exemple apprécié pour :

• Sa flexibilité ;
• Son coût attrayant.

Coût

Le coût peut paraître plus élevé que pour un bureau traditionnel. Mais avec toutes les prestations incluses dans le prix de la location, le coworking est bien plus économique. Dans la liste figure :

• L’accueil ;
• Le mobilier ;
• La connexion internet ;
• L’espace café ;
• La gestion du courrier.

Flexibilité

La flexibilité fait partie des principaux avantages de l’espace de coworking. Ce dernier fonctionne par abonnement mensuel alors que le bail classique implique généralement un engagement sur le long terme. Le concept intéresse particulièrement les PME en forte croissance.

Services

Les services proposés dans un espace de coworking facilitent grandement la vie des entreprises. Ils sont généralement compris dans l’offre de base. Mais les coworkers peuvent choisir de bénéficier également des formules premium permettant d’accéder :

• À la conciergerie ;
• À la restauration ;
• Aux cours de sport ;
• À la bibliothèque ;
• Aux prestations bien-être (sophrologie, massage, etc.).

Communauté

En s’installant dans un espace de coworking, l’entrepreneur rejoint une communauté de coworkers qu’il croisera tous les jours. C’est une occasion pour lui de développer son réseau sans avoir besoin de sortir du bureau.

Certains espaces de coworking mettent à la disposition des utilisateurs des outils de communication internes qui leur donnent la possibilité de se connecter avec tous les autres coworkers pour :

• Demander conseil ;
• Faire tester un service ou un produit.

Quelles en sont ses limites ?

Le coworking est adapté uniquement aux activités dématérialisées. D’autre part, il peut ne plus convenir à une entreprise en cas de développement d’activité. En effet, il arrive qu’elle ait besoin de :

• Recruter plus de salariés ;
• Accueillir des partenaires ;
• Recevoir des clients ;
• Plus de matériels.

Les espaces de coworking sont déconseillés aux personnes ayant besoin de calme pour travailler. C’est un endroit animé qui est surtout apprécié par les entrepreneurs extravertis qui aiment échanger et se créer un réseau. Devenir coworker peut les aider aussi bien sur le plan personnel que professionnel. Le concept ne convient pas à ceux qui ont besoin de s’isoler pour pouvoir se concentrer.

Comment choisir son espace de coworking ?

Un certain nombre de critères doivent être pris en compte lors du choix d’un espace de coworking. Les types de bureaux figurent en tête de liste. Bien entendu, il faudra considérer également le prix de la location et des services.

Emplacement

De la même manière que pour la recherche de bureaux, il s’agit du premier critère de choix à prendre en compte. Il est essentiel de trouver un espace de coworking idéalement placé. En effet, il faudra qu’il soit accessible pour les collaborateurs et les clients et qu’il se trouve dans un quartier stratégique, faisant bonne impression lors de la rencontre avec un client ou un partenaire financier.

En optant pour le centre-ville, l’entrepreneur aura facilement accès aux transports en commun. Son lieu de travail se trouvera à proximité de nombreuses entreprises. En choisissant la banlieue, il profitera par ailleurs d’un environnement calme. Il lui sera aussi facile de trouver un endroit pour stationner.

D’autre part, il devra privilégier tout simplement le lieu plus proche de chez lui s’il travaille essentiellement à distance. Toutefois, il peut opter pour un endroit qui se trouve non loin des restaurants et des cafés pour ne pas avoir à se déplacer trop loin lors de la pause déjeuner dans le cas où l’espace de coworking n’en disposerait pas.

Services

Souvent, l’espace de coworking établit la liste de ses services selon sa cible. Avant de souscrire une offre auprès de l’établissement, il est alors conseillé à l’entrepreneur de vérifier si celle-ci correspond à sa culture d’entreprise.

Certains espaces de coworking organisent des formations, des événements inspirants ou encore des rencontres entre coworkers. Pour rappel, d’autres peuvent proposer des offres bien-être :

• Massage ;
• Yoga ;
• Coiffeur.

Salles de réunion

Quasiment tous les espaces de coworking peuvent mettre une salle de réunion à la disposition des clients. Par ailleurs, il est possible que le mode de réservation varie d’un établissement à l’autre. D’autre part, l’accès est parfois limité à quelques heures par semaine pour s’assurer que tous les coworkers conservent la possibilité de bénéficier du service.

Types de bureaux

Auparavant, un espace de coworking n’était qu’un vaste open-space bruyant. Ce n’est plus le cas aujourd’hui. En effet, c’est devenu un endroit où il est possible de louer des salles semi-privatives, voire des bureaux privés. De nos jours, les prestataires sont même nombreux à proposer aux clients des offres d’aménagement mettant en place une décoration qui reflète à la fois la culture et l’état d’esprit de l’entreprise.

Prix

Les autres critères ont un impact direct sur le prix de la location. Concernant ce dernier, il compte parmi les éléments les plus déterminants dans le choix d’un espace de coworking. Mais de nos jours, les offres disponibles sur le marché s’adaptent à tous les budgets.

Quel lien entre le coworking et les nouvelles technologies ?

C’est avec le développement des nouvelles technologies de la communication et de l’information qu’est né le coworking au début des années 2000. En plus de favoriser l’évolution du travail en réseau, le numérique facilite l’essor des pratiques collaboratives.

Autrement dit, c’est grâce aux nouvelles technologies que le coworking connaît un essor fulgurant. Au sein d’un espace de travail partagé, la connexion internet doit être de qualité irréprochable. Sur les lieux, il est souvent possible d’accéder aux bureaux 24/7 à l’aide de badges personnalisés ou d’un système biométrique.

Quant aux gestionnaires d’un espace de coworking, ils peuvent connaître également le taux d’occupation grâce aux nouvelles technologies. Ces dernières leur permettent en même temps de mieux gérer la rotation des collaborateurs.

Aujourd’hui, la flexibilité de l’organisation ne cesse de se développer. Dans le futur, les nouvelles technologies permettront de transformer l’espace partagé en bureau connecté. Il s’agira de la nouvelle norme pour bien accomplir ses missions. En effet, l’endroit sera aussi confortable que chez soi et bien équipé que dans un lieu de travail.

Bon nombre d’espaces de coworking disposent déjà actuellement de technologies innovantes, telles que :

• Le stockage dans le cloud ;
• La ligne téléphonique virtuelle ;
• Le logiciel standard téléphonique ;
• Le logiciel call center.

Concernant ce dernier, il permet d’avoir un service de gestion d’appels à la fois contrôlé et organisé. Le logiciel propose un certain nombre de fonctionnalités personnalisables, ainsi que des outils de superviseur.

Le stockage dans le cloud, lui, permet de ne plus se soucier de l’emplacement des documents importants. L’utilisateur peut compter sur la fiabilité de la technologie et changer de bureau en toute sérénité à l’avenir.

Quant à la ligne téléphonique virtuelle, elle donne à l’entrepreneur la possibilité de faire renvoyer les appels vers son mobile ou celui d’un collègue. En effet, il pourra proposer à un client un numéro fixe permettant de rediriger ces derniers vers le téléphone de la personne de son choix.

Quel est le top 5 des espaces de coworking ?

Les espaces de coworking ne cessent d’augmenter en nombre en France, et ils ne fleurissent pas uniquement dans les grandes villes. WeWork, installé à Paris, figure dans la liste des meilleurs établissements français. Accessible dès 250 euros mensuels, il offre un environnement de travail à la fois élégant et chaleureux.

Présent à la fois à Bordeaux, Lille et Lyon, le réseau d’espaces de coworking Mama Works se trouve également dans le top 5. Les coworkers se rendent à cet endroit pour travailler dans la bonne humeur, sans stress. Ils peuvent accéder à des salles de sieste et de sport. En fonction des formules choisies, les tarifs s’élèvent à :

• 5 euros par heure ;
• 29 euros par jour.

Dans la liste des meilleurs espaces de coworking, on distingue également le club des Okko Hotels existant à la fois à :

• Nantes ;
• Strasbourg ;
• Grenoble ;
• Bayonne ;
• Cannes.

Il permet de travailler dans un décor élégant et contemporain. En plus des services de base, les coworkers peuvent accéder à des saunas et des salles de sport en choisissant l’espace de coworking. Les tarifs sont à peu près les mêmes que ceux pratiqués par Mama Works.

Now coworking est également un espace de travail partagé qui mérite de figurer dans le top 5. Faisant 3 000 mètres carrés, il peut accueillir jusqu’à 400 personnes. Elles ont la possibilité d’accéder à :

• Une cuisine aménagée ;
• Une table de ping-pong ;
• Des salons ;
• Une salle de réunion ;
• Une salle de cinéma ;
• Une salle de sport.

En fonction du temps passé sur les lieux, les tarifs sont compris entre 49 euros et 219 euros par mois. Par ailleurs, il est bon de noter que les bureaux privatifs, eux, sont accessibles à partir de 380 euros mensuels.

The Swenson House est, quant à lui, un espace de coworking atypique qui est installé dans le Finistère. C’est le choix idéal pour les personnes qui souhaitent à la fois profiter d’un cadre de travail chic et passer des vacances dans le département. Il faudra prévoir environ 115 euros par jour pour bénéficier de l’hébergement et de l’open-space.

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Samuel Goldstein

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

Dernière mise à jour le 12/04/2024

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