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La demande de Kbis
Dernière mise à jour le 15/10/2024
La demande d’extrait Kbis permet au dirigeant d’une société de justifier son inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s’agit d’une preuve de l’existence légale de l’entreprise.
Toutefois, aujourd’hui, ce document est de moins en moins demandé, au profit de l’extrait du registre national des entreprises (RNE) et du simple numéro SIREN.
Néanmoins, l’extrait K bis reste gratuit pour le dirigeant de la société concernée, tandis qu’il est payant pour les tiers.
Comment faire une demande d’extrait Kbis ?
L’extrait Kbis (ou extrait K pour les entreprises individuelles) est un document délivré aux dirigeants d’entreprises suite à leur immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS).
En cours de vie sociale, les dirigeants peuvent effectuer une demande d’extrait Kbis gratuitement. De leur côté, les tiers intéressés ont également la possibilité de faire ce type de demande pour toute entreprise immatriculée en France.
Demande de Kbis par le dirigeant de l’entreprise concernée
Le dirigeant d’une entreprise commerciale peut, à tout moment, faire une demande d’extrait Kbis auprès de l’administration. Cette demande peut se faire par courrier ou directement en ligne.
En ligne, le dirigeant a le choix entre 3 services gratuits :
- Monidenum.fr ;
- Infogreffe.fr
- Annuaire-entreprises.data.gouv.fr.
Les deux premiers sont gérés par les greffes des tribunaux de commerce et nécessitent de créer un compte personnel dans le but de pouvoir se connecter avec son identifiant et son mot de passe.
Quant à l’annuaire des entreprises, il est ouvert à tous sans obligation de création d’un compte personnel.
Pour chacun de ces sites, le dirigeant doit simplement effectuer une recherche par dénomination sociale, numéro SIREN ou numéro SIRET de l’entreprise.
Par ailleurs, les demandes par courrier ou sur place se font directement auprès du greffe du tribunal de commerce d’immatriculation.
Toutefois, l’administration privilégie les demandes par voie dématérialisée car cela facilite grandement leur traitement.
Demande de Kbis par un tiers
Toute personne intéressée, bien qu’elle soit complètement extérieure à l’entreprise, peut faire une demande d’extrait Kbis ou d’extrait K (correspondant au Kbis d’un auto-entrepreneur).
En effet, certaines informations légales des entreprises sont publiques (dénomination sociale, adresse du siège social, SIREN, SIRET, dirigeants, etc…). Elles sont donc disponibles en consultant le site Infogreffe ou l’annuaire des entreprises.
L’obtention du document par un tiers est payante auprès d’Infogreffe, tandis qu’elle est gratuite sur l’annuaire.
La demande d’extrait Kbis est-elle obligatoire ?
La création d’une entreprise ou d’une société exerçant une activité commerciale implique obligatoirement l’immatriculation au RCS. Il s’agit d’une obligation légale.
Aujourd’hui, ces entreprises sont à la fois inscrites au registre national des entreprises (RNE) et au RCS. L’administration continue donc à délivrer des :
- Extraits Kbis pour les sociétés : cela concerne toutes les personnes morales qui exercent une activité commerciale, quel que soit le statut juridique de l’entreprise ;
- Extraits K pour les entreprises individuelles, y compris les micro-entrepreneurs, exerçant une activité commerciale.
Cependant, les entrepreneurs ont moins besoin de demander ce document. En réalité, avec l’apparition du Guichet unique et du RNE, le numéro SIREN suffit généralement pour la réalisation des formalités administratives. Par ailleurs, certains organismes demandent plutôt l’extrait RNE.
En revanche, quelques partenaires commerciaux peuvent continuer à demander ce document aux dirigeants.
À quoi sert ce document ?
L’extrait Kbis d’une société sert à prouver son immatriculation au RCS. Il permet donc de justifier son existence légale. C’est la raison pour laquelle le greffe du tribunal de commerce le délivre à l’issue de la demande d’immatriculation.
Ce document rassemble toutes les informations essentielles de l’entreprise concernée, mais aussi celles des dirigeants qui viennent de créer leur entreprise.
Par la suite, en cours de vie sociale, le dirigeant peut effectuer une demande d’extrait Kbis à jour dès qu’il le souhaite.
Enfin, le Kbis sert à l’accomplissement de certaines démarches administratives comme l’achat de matériel à un fournisseur ou l’ouverture d’un compte bancaire professionnel.
Néanmoins, comme énoncé précédemment, le Kbis a une utilité moindre aujourd’hui en matière de formalités administratives.
Quel est son contenu ?
L’extrait Kbis d’une entreprise ou d’une société s’apparente à sa pièce d’identité détaillée. Il regroupe les mentions portées aux registres et renseigne sur les activités exercées.
On y retrouve l’ensemble des éléments suivants :
- Dénomination sociale, sigle, enseigne, nom de domaine et site internet ;
- Greffe d’immatriculation ;
- Numéro SIREN ;
- Code APE (activité principale exercée) ;
- Forme juridique (SAS, SASU, SARL, EURL, SNC etc…) ;
- Montant du capital social ;
- Adresse du siège social et du principal établissement et adresses des établissements secondaires en Union Européenne ou dans l’Espace Economique Européen, le cas échéant ;
- Détail des activités exercées ;
- Date de création de l’entreprise ;
- Durée d’existence déterminée par les statuts (99 ans maximum pour une société commerciale telle que la SARL par exemple) ;
- Identité, coordonnées, fonction, date et lieu de naissance et nationalité du dirigeant, des administrateurs et du commissaire aux comptes s’il en existe un ;
- Références des autorisations obligatoires pour les activités réglementées.
Outre ces mentions générales, ce document reprend également les différentes décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives, à savoir, les sauvegardes, redressements ou liquidations judiciaires.
Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ou d’un extrait K ?
En principe, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité. Toutefois, en pratique, les administrations et les partenaires commerciaux demandent un document daté de moins de 3 mois.
En effet, cela leur permet de s’assurer d’avoir des informations à jour et de ne pas passer à côté d’évènements importants survenus en cours de vie sociale tels que :
- Le déclenchement d’une procédure collective ;
- Une décision de modifier les statuts de la société ;
- etc…
Les dirigeants ont donc l’obligation de tenir à jour l’intégralité des informations mentionnées dans le RCS et dans le RNE. Ainsi, chaque changement déclaré dans les registres permet à l’administration de supprimer les mentions obsolètes et d’enregistrer les nouvelles.
Combien coûte une demande d’extrait Kbis ?
L’obtention d’un extrait Kbis par le dirigeant de l’entreprise est gratuite.
En revanche, s’agissant des tiers, le document est gratuit sur tous les services en ligne, sauf sur le site d’Infogreffe. L’extrait Kbis demandé auprès d’Infogreffe coûte :
| Modalités de retrait | Tarif TTC |
| Sur place | 2,56 € |
| Envoi par courrier | 3,85 € |
| Envoi électronique | 3,20 € |
Comment s’immatriculer au RCS ?
L’inscription au RCS se fait automatiquement dès lors que le dirigeant crée une société commerciale.
En effet, la procédure de création d’une société s’achève par le dépôt d’un dossier de demande d’immatriculation sur le Guichet unique géré par l’INPI (guichet des formalités des entreprises).
Depuis le 1er Janvier 2023, toutes les formalités liées aux entreprises, quelle que soit leur forme juridique, doivent passer par le Guichet unique.
Suite à la validation du dossier et des pièces justificatives, toutes les administrations compétentes ont accès aux informations renseignées, y compris les greffes des tribunaux de commerce.
Par conséquent, toute société ou entreprise individuelle est automatiquement inscrite au registre national des entreprises (RNE), mais également au RCS si elle exerce une activité commerciale.
La vidéo ci-dessous vous réexplique en quelques minutes comment faire une demande d’extrait Kbis, avec l’exemple d’une demande initiée sur le site d’Infogreffe :
Source : infogreffe.fr
Quelles sanctions en l’absence d’immatriculation ?
Lorsque le dirigeant d’une entreprise décide volontairement de ne pas l’immatriculer, cela s’assimile à du travail dissimulé.
Cette infraction est sanctionnée par :
- Une amende de 45 000 € et jusqu’à 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique ;
- Une amende de 225 000 € et des sanctions administratives pour une personne morale.
Généralement, c’est l’Urssaf qui constate ce type d’infractions lors de contrôles aléatoires.
Par ailleurs, l’entrepreneur qui manque à son obligation d’immatriculation peut recevoir une injonction de s’immatriculer, assortie d’une astreinte prononcée par le juge.
La saisine du juge peut émaner du Procureur de la République ou de toute personne ayant un intérêt à agir. Toutefois, le juge peut également se saisir d’office.
FAQ
Qui envoie l'extrait Kbis ?
L'envoi des extraits Kbis est assuré par les greffes des tribunaux de commerce.
L'extrait Kbis est-il obligatoire pour un auto-entrepreneur ?
L'auto-entrepreneur qui exerce une activité commerciale doit obligatoirement posséder un extrait K, ce qui correspond à l'équivalent de l'extrait Kbis pour une société. Par ailleurs, depuis le 1er Janvier 2023, toutes les micro-entreprises sont inscrites au registre national des entreprises (RNE) et disposent ainsi d'un certificat d'inscription au RNE. Par conséquent, les 2 documents sont importants.
Quel document remplace le Kbis ?
L'extrait Kbis est de moins en moins nécessaire pour la réalisation des formalités administratives liées à une entreprise. En effet, beaucoup de démarches ne nécessitent que de communiquer le numéro unique d'identification de l'entreprise ou de la société (numéro SIREN). Dans certains cas, il faudra aussi produire l'extrait RNE.
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Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
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Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.