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Devenir organisateur d’événements
Dernière mise à jour le 22/04/2024
Devenir organisateur d’événements ou event planner, c’est un projet qui continue aujourd’hui d’intéresser un certain nombre de personnes. Avant de se lancer, il convient de s’assurer d’avoir le profil requis pour réussir dans le domaine et le budget qu’il faut pour mener à bien l’activité. Il est tout aussi important de s’informer non seulement sur les tendances du métier et les évolutions possibles, mais aussi sur les démarches à effectuer, les missions à accomplir, le statut juridique à adopter ou encore les études à suivre et les diplômes à obtenir.
Quelles sont les qualités requises pour devenir organisateur d’événement ?
Pour pouvoir accomplir ses missions avec brio, l’organisateur d’événements doit développer un certain nombre de qualités, dont :
- Le sens de l’organisation et de l’écoute ;
- L’esprit créatif.
Qualités requises
En plus d’être inventif et organisé, l’organisateur d’événements doit avoir l’esprit d’initiative, tout en sachant faire preuve de détermination, de réactivité et de fermeté. En effet, il ne suffit pas d’avoir des idées originales pour réussir dans le domaine. Il est essentiel d’être en mesure non seulement de gérer des situations stressantes, mais également de :
- Savoir bien communiquer ;
- Avoir le sens du relationnel.
Outre une aisance en communication et une organisation irréprochable, il est important de savoir faire preuve d’empathie, d’attention et de polyvalence pour exceller dans le domaine. Ces qualités permettent au professionnel de cerner au mieux les attentes des clients. Souvent, ces derniers lui confient l’organisation d’un événement qui a une importance particulière.
Avoir une bonne condition physique constitue également un atout dans le domaine de l’organisation d’événements. Ces derniers se déroulant souvent en fin de semaine et durant la nuit, il n’est pas rare que l’on doive travailler pendant les week-ends et les jours fériés. Les horaires sont assez irréguliers et les déplacements fréquents.
Il convient de souligner que le sens du détail et la flexibilité constituent aussi des qualités essentielles pour devenir organisateur d’événements. Avec un esprit de leader, ce dernier sait écouter et se faire écouter par ses équipes. Il doit savoir s’adapter aux imprévus de dernière minute, en veillant à respecter le budget et les délais convenus.
Missions
Ayant pour principale mission de concevoir un événement en respectant les directives du client, l’organisateur doit être à même de lui donner des conseils pertinents pour que tout se passe dans des conditions optimales. C’est à lui de répondre aux appels d’offres et de choisir :
- Les fournisseurs ;
- Les prestataires ;
- Le lieu de l’événement.
C’est aussi à l’organisateur d’événements qu’incombe la gestion du budget et l’établissement des devis. Manager hors pair, il planifie le déroulement des animations et joue le rôle d’intermédiaire entre tous les intervenants. Il reste en contact avec :
- Les clients ;
- Le comité de direction ;
- Les équipes marketing et commerciales ;
- Les prestataires ;
- Les responsables financiers.
Il a pour objectif d’avoir le moins d’imprévus à gérer durant le jour J. La coordination des événements d’entreprise figure également parmi ses principales missions. Outre les séminaires, il gère des :
- Lancements de produits ;
- Inaugurations.
Comment devenir organisateur d’événements ?
Pour devenir organisateur d’événements, il est nécessaire d’atteindre au moins le niveau Bac + 2 dans le secteur du commerce ou de la communication. Mais le niveau Bac + 3 intéresse plus les recruteurs, qui recherchent aussi des diplômés immédiatement opérationnels.
Après avoir suivi une formation spécialisée dans l’événementiel, il sera plus facile pour l’organisateur d’événements de trouver un poste dès la sortie de ses études. En effet, aucun diplôme spécifique n’est exigé pour accéder au métier. Ce dernier est accessible à toute personne intéressée. Pour réussir dans le domaine, il est particulièrement important d’avoir des relations, ainsi que de l’expérience.
Il est bon de noter que le plus difficile dans le métier est d’organiser ses premiers événements. Pour trouver régulièrement des clients, il faut accorder une importance particulière à l’image de son entreprise. Et pour gagner en visibilité, il est essentiel de mettre en avant ses services sur un site internet et de rester présent sur les réseaux sociaux.
Il ne faut pas non plus hésiter à suivre, voire rencontrer des personnes évoluant déjà dans le métier pour voir les réalités de cette dernière. En début de carrière, l’organisateur d’événements travaille généralement au sein d’une agence d’événementiel en tant que salarié.
Plus tard, s’il décide de créer une société, il sera tenu d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité. S’il choisit de mener cette dernière sous le statut d’auto-entrepreneur, cette obligation doit être respectée seulement lorsqu’il fait un chiffre d’affaires supérieur à 10 000 euros durant deux années de suite.
Avec quelques années d’expérience professionnelle, l’organisateur d’événements peut travailler au sein d’une société de services ou d’une agence de publicité et de communication. Son activité ne se résume pas à l’organisation des :
- Festivals culturels ;
- Anniversaires ;
- Mariages ;
- Galas ;
- Baptêmes.
Les entreprises ont aussi recours à son service pour organiser des soirées et des :
- Manifestations sportives ;
- Salons professionnels ;
- Séminaires.
Pour préparer de grands événements, il doit souvent travailler en collaboration avec d’autres professionnels, tels que les :
- Agents artistiques ;
- Centres d’art ;
- Traiteurs.
Quelle forme juridique choisir ?
Le choix du statut juridique dépend non seulement des objectifs de l’organisateur d’événements, mais également de ses moyens. Si ce dernier travaille à son compte, il est tenu de choisir de créer, soit une :
- Entreprise individuelle;
- EURL ;
- SARL ;
- SASU.
Le principal avantage de l’entreprise individuelle réside dans sa simplicité de gestion et de création. Sa création permet également de profiter d’obligations comptables allégées. Par ailleurs, les entrepreneurs individuels souffrent d’un manque de crédibilité par comparaison avec les dirigeants de société. Leur statut ne les autorise pas à recruter des associés, ce qui limite le développement de l’activité.
Pour bénéficier des avantages d’une société, l’organisateur d’événements a le choix entre :
- L’EURL;
- La SASU ;
- La SARL.
Les formalités de création d’une société sont généralement plus complexes. L’organisateur d’événements aura à :
- Rédiger des statuts ;
- Effectuer le dépôt de capital.
Par ailleurs, son patrimoine personnel restera à l’abri des saisies des créanciers. Notons que l’EURL est la version unipersonnelle de la SARL, et la SASU de la SAS. Il est alors facile de passer d’un statut à l’autre lorsque l’on souhaite développer son activité.
Chacun présente aussi bien des avantages que des inconvénients. En guise d’exemple, la SASU offre une gestion plus souple, tandis que l’EURL fait bénéficier d’un cadre plus sécurisant. Quant à la SARL et la SAS, elles permettent de recruter plusieurs associés et de développer de manière plus simple et rapide l’activité.
Quelle formation effectuer pour devenir organisateur d’événements ?
Aucune formation en particulier ne permet de devenir organisateur d’événements. Seules quelques formations certifiantes permettent de devenir :
- Chef de projets événementiels ;
- Responsable de communication événementielle ;
- Gestionnaire de projets événementiels.
Si le futur event planner prévoit de monter sa propre entreprise plus tard, une formation de gestion de type GEA lui sera particulièrement utile. Aujourd’hui, des sociétés d’événementiel proposent même leur propre formation. Par ailleurs, cette dernière n’est généralement pas éligible au CPF.
Quelles sont les tendances actuelles de ce métier ?
Ces dernières années, l’émergence du métier a été fulgurante. En effet, les formations dédiées au secteur d’activité continuent de se multiplier. La spécialisation dans l’organisation de mariages compte parmi les principales tendances actuelles.
Depuis plusieurs années, de nombreuses agences de wedding planner voient le jour. Le métier semble féerique sur les réseaux sociaux, mais en pratique, il est particulièrement exigeant. En effet, il nécessite un certain nombre de qualités.
D’autre part, les professionnels sont également de plus en plus nombreux à se lancer dans l’organisation de réceptions, tels que le :
- Team building ;
- Les séminaires.
Cette tendance est soutenue par le fait que les entreprises réalisent l’importance de montrer à leurs employés que le bien-être au travail compte. Au lieu de convier uniquement les clients et partenaires à des événements professionnels, elles proposent aussi aux salariés des activités à réaliser ensemble. Ces dernières ont également pour objectif de souder les équipes.
À quoi doit-on s’attendre au niveau du salaire pour devenir organisateur d’événement ?
En début de carrière, l’organisateur d’événements peut s’attendre à 1 800 euros bruts par mois. Avec un peu d’expérience professionnelle, il touchera une rémunération de plus de 2 000 euros bruts mensuels à l’embauche.
Après quelques années, il gagnera un salaire moyen de 30 000 euros annuels. En effet, celui-ci dépend surtout de son statut et de son expérience. Mais il variera également de manière significative en fonction de :
- L’entreprise dans laquelle il travaille ;
- La zone géographique.
Le salaire de l’organisateur d’événements sera différent également selon que ce dernier travaille en tant que salarié ou qu’il gère sa propre entreprise événementielle. En étant à son compte, le professionnel déterminera lui-même sa rémunération suivant le chiffre d’affaires réalisé.
Au sein d’une agence événementielle, son salaire dépendra avant tout de son poste :
- Organisateur de mariages ;
- Chef de projet événementiel ;
- Organisateur de réceptions ;
- Responsable événementiel ;
- Organisateur événementiel junior.
Une forte demande existe dans ce secteur d’activité alors que les offres sont peu nombreuses sur le marché. C’est pour cette raison que les organisateurs d’événement préfèrent surtout se lancer dans l’aventure entrepreneuriale.
Faut-il des diplômes pour exercer cette profession ?
Il faut au moins un diplôme de niveau Bac + 2 pour pouvoir exercer cette profession. Mais l’organisateur d’événements obtiendra un poste à responsabilité plus rapidement en étant titulaire d’une licence ou d’un master.
Études possibles
Les études à suivre dépendent de la spécialité que l’on souhaite acquérir. Par exemple, la filière STAPS en master ou en licence est recommandée pour devenir organisateur d’événements sportifs. Comme l’indique son nom, ce dernier se chargera d’organiser diverses prestations, telles que les :
- Remises de prix ;
- Rencontres amicales ;
- Compétitions.
Cet organisateur spécialisé se chargera ainsi de promouvoir un événement sportif et devra être en mesure de :
- Communiquer sur le déroulement de l’événement ;
- Négocier les tarifs des prestations ;
- Diriger des équipes ;
- Gérer l’aspect administratif et juridique.
Le futur organisateur d’événements sportifs a le choix également d’intégrer une école de commerce ou une école spécialisée dans :
- Le marketing sportif ;
- Le management sportif ;
- L’événementiel.
Il convient de noter que l’organisateur d’événements sportifs devra gérer des clients variés. Des sociétés de services en font partie. Il peut s’agir également de :
- Clubs sportifs ;
- Fédérations sportives ;
- Sociétés produisant des événements sportifs ;
- Équipementiers sportifs.
Où étudier ?
De nombreuses écoles de communication proposent une formation en ligne ou à distance pour devenir organisateur d’événements, en décrochant par exemple un DUT ou un BTS communication, spécialité événementiel, voire une licence professionnelle. En suivant un cursus universitaire, il est également possible d’obtenir un master comme un MSc ou un MBA en :
- Marketing événementiel ;
- Communication événementielle ;
- Management d’événements.
Quelles sont les évolutions possibles lorsqu’on devient organisateur d’événement ?
D’abord, il convient de savoir que l’organisateur d’événements a souvent une première expérience de chef de projet. Ensuite, il travaillera surtout auprès d’une agence de communication, d’une entreprise d’événementiel ou d’une société de services où il se charge de développer une stratégie événementielle qui correspond au besoin du client. Comme cité précédemment, c’est à lui d’organiser les :
- Lancements de produits ;
- Séminaires ;
- Soirées d’entreprise ;
- Événements sportifs.
Selon ses compétences et son expérience, il peut également travailler pour le compte d’une entreprise de grande taille où il se chargera de :
- Concevoir un événement ;
- Établir le planning des actions à réaliser ;
- Choisir les prestataires ;
- Négocier le budget ;
- Encadrer une équipe de chefs de projets événementiels.
Souvent, il est amené à travailler en collaboration avec les équipes marketing et communication pour la :
- Gestion des impératifs d’accueil et de déplacement des participants (transport, hôtel, etc.) ;
- Élaboration des supports de communication (rédaction des invitations par exemple).
Plus tard, il pourra travailler dans la promotion de spectacles et :
- L’élaboration de plans média ;
- La relation commerciale grands comptes et entreprises ;
- La conception de produits touristiques ;
- La promotion d’artistes.
L’organisateur d’événements confirmé peut également devenir chef de projet événementiel. Sa carrière lui ouvre la voie à d’autres métiers dans le domaine marketing et communication, tels que :
- Chef de produit ;
- Directeur de la communication ;
- Responsable de projet événementiel et culturel.
Avec plusieurs années d’expérience professionnelle à son actif, il pourra s’orienter vers l’organisation d’événements sportifs ou privés, avec beaucoup plus d’opportunités sur le plan international. Les exigences seront variées selon les responsabilités qui lui seront attribuées.
FAQ
Quelles sont les tâches attribuées à l’organisateur d’événements ?
Les tâches que l’on peut attribuer à l’organisateur d’événements dépendent surtout de sa spécialité. Selon cette dernière, il peut par exemple organiser un :
● Événement professionnel ;
● Événement sportif.
Mais dans tous les cas, il doit être en mesure de :
● Répondre à un appel d’offres ;
● Établir un cahier des charges.
● Assurer la gestion administrative ;
● Trouver des prestataires et des fournisseurs ;
● Développer un réseau de partenaires.
Quels événements l’event planner peut-il organiser ?
L’event planner peut intervenir auprès des particuliers et des professionnels pour organiser un certain nombre d’événements, tels que les :
● Mariage ;
● Festivals culturels ;
● Séminaires ;
● Lancements de produit ;
● Anniversaires et baptêmes ;
● Soirées et galas ;
● Remises de prix ;
● Compétitions et matchs amicaux ;
● Inaugurations ;
● Manifestations sportives.
Quelles sont les étapes les plus importantes dans l’organisation d’un événement ?
Le calcul du budget et la communication sur l’événement comptent parmi les étapes les plus importantes dans l’organisation de cette dernière. Pour assurer le succès du projet, il est aussi essentiel de fixer des objectifs clairs et de choisir avec soin :
● La date et le lieu de l’événement ;
● Les prestataires.
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Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.
Dernière mise à jour le 22/04/2024
Rédigé par
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.