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Les encaissements et décaissements
Les encaissements et décaissements doivent faire l’objet d’un suivi rigoureux afin de maintenir une bonne gestion financière. Leur gestion étant au cœur de toute entreprise, il est essentiel d’établir un budget de trésorerie les recensant.
Tout dirigeant d’entreprise se doit de connaître l’importance de la gestion des flux de trésorerie, ainsi que les différents types d’encaissements et de décaissements. Il est tout aussi important qu’il sache comment bien réaliser leur suivi.
Qu’est-ce que l’encaissement et le décaissement ?
L’encaissement et le décaissement constituent les mouvements de trésorerie d’une entreprise, quel qu’en soit le type. Le premier désigne l’entrée d’argent, tandis que le second correspond à la sortie d’argent. Il s’agit de deux termes clés en gestion financière.
Définition de l’encaissement
L’encaissement peut se définir comme étant une opération se traduisant par une augmentation de liquidités. Elle résulte de diverses activités, parmi lesquelles on retrouve aussi le recouvrement de créances. Rappelons qu’elle n’est pas toujours synonyme de revenu. En effet, il s’agit parfois de sources de financement comme l’emprunt.
L’encaissement peut provenir de diverses sources, telles que :
- Les apports en capital ;
- Les subventions ;
- Les investissements ou prêts ;
- La vente de services ou de produits.
Mais on parle également d’encaissement lorsque l’entreprise reçoit des fonds provenant de ses clients, en échange de la livraison de services ou de produits. C’est un élément essentiel pour la gestion de la trésorerie.
Pour calculer les encaissements, il faudra additionner tout simplement toutes les entrées d’argent sur une certaine période :
- Ventes de services et de produits ;
- Prêts ;
- Recouvrements de créances.
La gestion des encaissements requiert une organisation rigoureuse pour :
- Un suivi efficace des créances ;
- Assurer une trésorerie saine de l’entreprise.
C’est la raison pour laquelle des procédures d’encaissement sont mises en place dans un grand nombre d’entreprises. Elles sont tout aussi nombreuses à utiliser des outils de gestion et de suivi des flux de trésorerie.
Définition du décaissement
En comptabilité, il s’agit d’un élément constitutif de la gestion d’une caisse. Il englobe effectivement les sorties d’argent pouvant avoir pour objectif :
- L’acquisition d’un bien ;
- La réalisation d’une prestation de services.
Il convient de comprendre la notion de décaissement pour maîtriser la gestion du budget de trésorerie. Par exemple, il faut savoir que celui-ci n’est pas toujours une charge. Le paiement des dividendes provient d’une rémunération. En effet, il est considéré comme un produit destiné aux investisseurs.
Aussi, c’est une sortie d’argent qui peut être une dépense de distributions de dividendes, de charges ou encore de :
- Remboursement d’emprunt ;
- Investissement.
Les décaissements concernent également les impôts et taxes. Concernant les investissements, ils comprennent principalement les immobilisations :
- Incorporelles ;
- Corporelles ;
- Financières.
D’autre part, le décaissement est étroitement lié à la planification du budget de trésorerie. En effet, c’est bien plus qu’un simple paiement. Il doit être programmé et suivi avec soin afin d’assurer une meilleure gestion des fonds. D’autant plus qu’il joue un rôle important dans la détermination des flux de trésorerie.
Il faut savoir que les dépenses courantes font partie des décaissements. Dans la liste, on peut citer les :
- Salaires ;
- Frais d’exploitation ;
- Factures des fournisseurs ;
- Charges sociales.
Pour calculer les décaissements, il faudra additionner tout simplement toutes les sorties d’argent sur une certaine période :
- Salaires ;
- Paiements aux fournisseurs ;
- Frais d’exploitation ;
- Remboursements de prêts.
Importance de la gestion des flux de trésorerie
Une bonne gestion des flux fait figure parmi les principales règles d’or à respecter en comptabilité. Elle permet non seulement de maximiser la liquidité de l’entreprise, mais également d’améliorer la rentabilité de chaque investissement réalisé. De plus, elle offre la possibilité de réduire les coûts de financement.
Pour avoir une vision claire des flux, il convient d’établir un plan de trésorerie. Le principal rôle de cet outil est de prévoir les encaissements et les décaissements sur une base mensuelle. Celui-ci présente l’avantage de permettre l’anticipation des périodes de tension de trésorerie. En effet, il peut arriver que les décaissements surpassent les encaissements, ce qui risque de rendre l’entreprise insolvable.
Il convient de noter que l’établissement du plan de trésorerie sert aussi à prendre des décisions éclairées sur les investissements à effectuer. L’outil permet même d’élaborer une stratégie financière à la fois réaliste et solide. Et en cas de besoin, il offre la possibilité d’identifier les sources potentielles de financement.
Et lors de l’élaboration d’un budget de trésorerie, il faudra veiller à ne pas oublier certains encaissements et décaissements. Pour éviter tout oubli, il est conseillé de lister au préalable toutes les dépenses réalisées. Il serait même préférable d’anticiper les imprévus, en prévoyant une marge de manœuvre financière.
Le budget de trésorerie permet de déterminer la trésorerie nette, ce qui donne au chef d’entreprise les données nécessaires à la réalisation des prévisions. Il se compose de trois parties, à savoir les :
- Entrées d’argent ;
- Sorties d’argent ;
- Soldes de trésorerie (début et fin de mois, variations).
Ces informations sont particulièrement essentielles dans le cadre de la concrétisation ou du développement d’un projet. Il offre par exemple la possibilité d’anticiper une baisse de régime de l’activité.
Le budget de trésorerie doit pouvoir établir les flux de trésorerie tous les mois pour éventuellement remédier à une insuffisance de trésorerie en prenant des mesures adéquates. Pour l’élaborer, il convient d’identifier différentes variables, dont :
- Le délai de paiement des clients ;
- Le délai de paiement aux fournisseurs ;
- Les dates limites de règlement des charges sociales ;
- Les dates de paiement des rémunérations ;
- Les dates de prélèvement des impôts et taxes.
Indispensable pour piloter l’entreprise, le budget de trésorerie présente aussi l’avantage de déterminer le montant des gains, tout en influençant le montant des impôts que l’entrepreneur doit régler. En effet, l’outil lui permet de gérer son entreprise avec plus de sérénité.
Il est bon de noter qu’il s’agit d’une composante essentielle du plan d’affaires. Il sera combiné avec les documents prévisionnels suivants :
- Compte de résultat prévisionnel ;
- Plan de financement prévisionnel ;
- Bilan prévisionnel.
D’ailleurs, il est souvent établi à partir du compte de résultat prévisionnel. Ce dernier reprend sur une période donnée :
- Les charges prévisionnelles ;
- Le chiffre d’affaires prévisionnel.
En faisant la différence entre les charges et les produits, il est possible de déduire le résultat net prévisionnel sur un exercice comptable. Le compte de résultat permet de fixer les objectifs annuels, qui sont souvent déterminés en se basant sur les résultats de l’année précédente. Quant au budget de trésorerie, il offre la possibilité de vérifier s’il est possible de financer les objectifs définis dans le tableau prévisionnel.
En somme, le budget de trésorerie a de nombreuses utilités pour le dirigeant d’une entreprise. Il permet de :
- Vérifier la cohérence financière d’un projet ;
- Évaluer le besoin en financement ;
- Piloter l’entreprise.
En le construisant, il est essentiel de procéder correctement pour pouvoir se fier aux résultats du tableau. Il est surtout important de bien chiffrer les mouvements de trésorerie et de veiller à tenir compte des délais de paiement.
Pourquoi la gestion des encaissements et décaissements est-elle cruciale pour votre entreprise ?
Pour de multiples raisons, il est crucial de bien gérer les encaissements et décaissements. Une bonne gestion permet de :
- Prévoir le solde prévisionnel ;
- Établir un plan de trésorerie pertinent ;
- Gérer le décalage entre les entrées et les sorties d’argent.
Il faut savoir que diverses solutions permettent de gérer au mieux les encaissements et décaissements. Elles aident l’entrepreneur à assurer la pérennité de l’entreprise et à maintenir une trésorerie saine.
Quels sont les différents types d’encaissements ?
Les encaissements proviennent essentiellement des activités qui génèrent des revenus. Dans la liste figurent principalement les ventes de produits et de services. Le recouvrement de créances en fait également partie.
Pour rappel, les subventions comptent également parmi les entrées d’argent de l’entreprise. Dans la liste, on peut encore citer les :
- Emprunts ;
- Apports en numéraire ;
- Apports en compte courant d’associé ;
- Produits de cession des immobilisations.
- Remboursements de crédits d’impôt (taxe d’apprentissage, TVA, etc.).
Quels sont les différents types de décaissements ?
À la différence des encaissements, les décaissements sont surtout liés aux obligations financières de l’entreprise. Comme l’indique leur nom, ils comprennent tous les montants que cette dernière va décaisser sur une certaine période :
- Remboursement des emprunts ;
- Remboursement d’apports en comptes courants d’associés ;
- Règlement des salaires et des charges sociales ;
- Versement des dividendes ;
- Paiement de factures ;
- Paiement de dettes fournisseurs, toutes taxes comprises ;
- Investissements budgétisés (immobilisations de toute nature) ;
- Paiement des taxes et impôts (CFE, CVAE, etc.).
Il est bon de noter que les frais marketing récurrents figurent également dans la liste de décaissements. Il en est de même pour toutes les charges fixes suivantes :
- Entretien des locaux ;
- Loyer ;
- Assurance (véhicule par exemple) ;
- Frais bancaires ;
- Abonnements téléphone et internet ;
- Gratification de stage ;
- Mutuelle, prévoyance et retraite ;
- Charges patronales et sociales ;
- Tickets restaurant.
Les frais de déplacement figurent par ailleurs dans la liste des charges variables. Même chose pour les :
- Notes de frais ;
- Honoraires de professionnels (expert-comptable, avocat, etc.) ;
- Fournitures de bureau ;
- Gestes commerciaux ;
- Achats de matière première ;
- Services de prestataires ponctuels.
Comment suivre efficacement les encaissements et décaissements ?
L’utilisation du plan de trésorerie permet de suivre efficacement les encaissements et décaissements. L’entrepreneur a aussi la possibilité de se servir de différents outils de suivi et d’analyse financière. Les tableaux de bord en font partie. Un simple tableur comme Excel peut faire l’affaire.
Les tableaux de bord offrent la possibilité d’effectuer des contrôles réguliers. À l’aide de ces derniers, il est par exemple possible de vérifier la conformité des décaissements aux prévisions budgétaires. De même, ils permettent d’identifier les écarts de manière rapide.
Mais l’entrepreneur a le choix également d’utiliser un logiciel de gestion de trésorerie pour suivre les encaissements et décaissements de manière efficace. En effet, cette solution permet de bien gérer le décalage. En plus d’analyser les tendances, elle automatise le suivi. De plus, l’outil prévoit les flux de trésorerie futurs.
Le logiciel permet de simplifier la saisie des flux financiers et de les suivre en temps réel. Grâce à cet outil, il est possible de prévoir les décalages et d’agir en conséquence. Il offre également une meilleure visibilité sur l’état des paiements et des factures.
Pour gagner du temps au quotidien, il est conseillé d’utiliser le logiciel de trésorerie. Mais pour une efficacité optimale, il est toujours tout aussi important de mener certaines actions qui visent à limiter les décalages entre les flux. Le raccourcissement des délais de paiement des créances en fait partie. L’optimisation de la gestion des stocks figure aussi dans la liste des mesures que l’on peut prendre. Elle contribue à la réduction du BFR.
Il convient de rappeler qu’en établissant un budget de trésorerie, l’entrepreneur peut déterminer la trésorerie nette, en mettant en avant les entrées et sorties d’argent. En effet, il doit pouvoir présenter leur situation tous les mois. Les informations contenues dans le document permettent d’identifier une éventuelle insuffisance de trésorerie.
Quels outils et méthodes utiliser pour optimiser les encaissements ?
Pour optimiser les encaissements, il faudra faire en sorte qu’ils soient réalisés dans un délai raisonnable après la livraison du produit ou la fourniture du service. L’élimination des paiements en espèces compte parmi les solutions envisageables. Elle permettra de maintenir un flux financier sain.
Mais il convient également de prendre en compte le fait que divers types d’encaissements peuvent exister selon la nature de l’entreprise et de sa clientèle. Il est ainsi essentiel de les identifier correctement pour une gestion financière efficace. En effet, une attribution correcte des paiements aux factures permet par exemple de garantir une comptabilité précise. Il est tout aussi important de respecter certaines règles comme l’encaissement rapide après la réalisation d’une prestation.
Pour identifier les encaissements potentiels, il est aussi essentiel d’établir le plan de trésorerie. Une fois les flux identifiés, il faudra évaluer de manière précise chaque poste à l’aide des données disponibles, telles que :
- Les charges prévues ;
- Le chiffre d’affaires prévisionnel.
D’autre part, le rapprochement bancaire permet aussi de mieux gérer les encaissements. Il offre la possibilité de vérifier si les opérations enregistrées sur le compte en banque concordent avec celles utilisées dans la comptabilité de l’entreprise.
Pour assurer une fluidité des flux de trésorerie, il est primordial de mettre en place une stratégie d’optimisation des encaissements. Il faudra avant tout identifier des leviers d’amélioration et définir les objectifs. Ensuite, il sera nécessaire de choisir les outils adaptés, parmi lesquels on distingue la solution de paiement en ligne sécurisée.
En utilisant un logiciel de gestion financière, il est par ailleurs possible pour l’entrepreneur d’automatiser les processus de recouvrement et de facturation. Et en se servant de tableaux de bord, il pourra mener une analyse des indicateurs de performance et en réaliser le suivi.
Pour optimiser les encaissements, il va devoir également bien gérer les délais de paiement et les encours clients, en mettant une politique de recouvrement efficace. En effet, il faudra établir par exemple des procédures claires concernant les relances clients et prendre des mesures en cas d’impayés.
Comment planifier et contrôler les décaissements ?
Pour planifier et contrôler les décaissements, il est essentiel de dresser un échéancier de paiement précis pour chacune des dépenses. En les documentant correctement, l’entrepreneur évitera tout risque financier.
La gestion des décaissements exige également de suivre un certain nombre de règles. Par exemple, il est nécessaire de respecter la réglementation en vigueur sur les délais de paiement. En cas de retard, des sanctions peuvent être appliquées.
Et en interne, il serait judicieux de mettre en place un système d’autorisation pour chaque décaissement important, ce qui limiterait grandement les risques d’erreurs et de fraudes. Rappelons qu’il est tout aussi important d’effectuer un contrôle régulier pour identifier les écarts à temps et vérifier la conformité des décaissements aux prévisions budgétaires.
Mais un contrôle efficace des décaissements passe aussi par :
- Une évaluation des besoins de décaissement ;
- Une bonne gestion des fournisseurs ;
- La sécurité des paiements ;
- L’établissement d’une stratégie de décaissement efficace ;
- Une gestion optimale des risques lors des décaissements ;
- Une atténuation des risques de décaissement ;
- Un suivi rigoureux des performances de décaissement.
Comment les encaissements et décaissements affectent-ils le bilan de votre entreprise ?
Un décalage entre les flux peut affecter le bilan de l’entreprise. Il est courant qu’ils ne coïncident pas. C’est pourquoi il est important de surveiller de manière étroite les délais de paiement de créances clients.
Le décalage aura un impact significatif sur la trésorerie. Il ne permet pas à l’entreprise de faire face à ses obligations financières. Le BFR en est un indicateur clé. C’est la somme à financer pour payer les charges en attendant de recevoir le paiement des clients. Dans le cas où elle serait trop importante, des difficultés de trésorerie peuvent apparaître.
Pour rappel, la gestion du décalage implique une planification et une analyse régulière des encaissements et décaissements. Outre l’utilisation d’un logiciel de gestion de trésorerie, il convient de faire le nécessaire pour que les fonds entrent le plus vite possible dans l’entreprise, une fois une vente conclue ou une prestation réalisée.
Pour limiter le décalage, il est tout aussi essentiel de s’assurer que l’entreprise dispose toujours suffisamment de produits pour répondre à la demande des clients, sans devoir réaliser d’importantes dépenses dans le stockage. Une telle stratégie favorise une meilleure gestion de la trésorerie.
D’autre part, l’établissement du plan de trésorerie permet de connaître avec exactitude la situation financière de l’entreprise, à condition que le document soit mis à jour régulièrement. Notons qu’un prévisionnel de trésorerie offre aussi la possibilité de :
- Prévoir l’évolution de la trésorerie ;
- Prévenir d’éventuelles tensions.
Et pour assurer une bonne santé financière à l’entreprise, il est important de gérer les encaissements et décaissements via le compte bancaire de cette dernière. Cette gestion permet de :
- Maîtriser les coûts ;
- Éviter de réaliser des dépenses inutiles ;
- Assurer la solvabilité de l’entreprise.
La gestion des flux via le compte bancaire professionnel implique plusieurs actions, telles que :
- La réception des paiements clients ;
- Le suivi des transactions financières pour contrôler la régularité des paiements ;
- L’enregistrement des règlements effectués sur le compte.
Pour faciliter la gestion des encaissements via le compte, il est possible de :
- Mettre en place des prélèvements SEPA ;
- Accepter les règlements par carte bancaire ;
- Se servir des applications d’encaissement de carte.
Quant à la gestion des décaissements via le compte, elle consiste à contrôler les sorties d’argent pour remplir les obligations financières de l’entreprise. Outre un suivi rigoureux des flux, il est essentiel de :
- Mettre en place un système de contrôle interne pour assurer leur conformité (respect de la procédure d’achat, validation d’une facture, etc.) ;
- Les prévoir en prenant en compte les échéances légales et contractuelles ;
- Se servir de moyens de paiement adaptés (chèque, prélèvement, etc.) pour optimiser les coûts et les délais.
Quels sont les conseils pratiques pour une gestion optimale des encaissements et décaissements ?
D’abord, il convient de comprendre que ces flux impactent tous deux directement le solde de trésorerie de l’entreprise. Par ailleurs, leur impact est différent. L’encaissement permet de financer les activités et de faire face aux obligations financières.
Augmentant la trésorerie de l’entreprise, il lui permet également d’investir. En revanche, le décaissement peut limiter la capacité de cette dernière à effectuer certaines opérations financières en diminuant la trésorerie disponible.
Il est alors conseillé de s’habituer à suivre l’état de la trésorerie au jour le jour. En effet, les flux financiers doivent toujours être surveillés de près. Rappelons qu’il est tout aussi important de recourir au rapprochement bancaire qui permet de vérifier si les factures ont bien entraîné les mouvements correspondants sur le compte en banque.
Pour anticiper l’avenir financier de l’entreprise, il est essentiel de calculer le solde prévisionnel. Le calcul de ce dernier s’effectue en tenant compte des encaissements et décaissements prévus. Il est possible d’utiliser l’outil lorsque l’on souhaite prévoir le niveau de liquidités disponible. Une telle anticipation permet d’éviter diverses situations risquant de mettre en péril l’activité.
Et pour établir le solde prévisionnel, l’entrepreneur devra répertorier tous les flux, incertains ou sûrs, et le projeter mois par mois dans le temps. De cette façon, il obtiendra une vision précise de l’évolution de la trésorerie.
Soulignons que le solde prévisionnel doit faire l’objet d’une mise à jour régulière pour que les ajustements nécessaires soient pris en compte. En effet, il s’agit d’un outil dynamique reflétant la réalité des flux. Pour assurer la pérennité de l’entreprise, il faudra considérer les risques et ajuster en conséquence les prévisions.
FAQ
Comment le budget des encaissements se calcule-t-il ?
Pour effectuer le calcul du budget des encaissements, l’entrepreneur doit procéder à la révision de ses historiques et ses prévisions de vente. Il faut aussi qu’il note chaque délai de paiement qui a été accordé aux clients. Il est bon de noter que celui-ci varie surtout en fonction du secteur d’activité de l’entreprise.
Quel est l’intérêt de suivre les décaissements au sein d’une entreprise ?
En notant de manière régulière les sorties d’argent réalisées ou en cours de réalisation (comme les factures en attente de paiement), l’entrepreneur peut faire des prévisions et les adapter à la réalité de l’entreprise. Pour rappel, les décaissements correspondent à tous les paiements réalisés pour honorer les obligations financières de l’entreprise. Les salaires et les remboursements de prêt en font par exemple partie.
Qu’est-ce que la procédure d’encaissement client ?
Il s’agit d’une procédure de recouvrement ayant pour objectif d’obtenir le paiement d’un service réalisé ou d’un produit livré par une entreprise auprès d’un client. Elle consiste entre autres, à suivre les règlements en attente et l’état des factures. Parfois, elle est indispensable pour sécuriser la trésorerie. En comptabilité, elle permet d’améliorer les flux financiers.
Devis d’expertise comptable
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.