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La gestion d’une entreprise d’évènementiel
Dernière mise à jour le 12/02/2025
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Une entreprise d’évènementiel, qu’il s’agisse d’une start-up ou d’une grosse société, doit posséder toutes les qualifications requises pour garantir le succès d’une campagne promotionnelle, car la communication évènementielle se place au cœur de toute stratégie marketing. La création d’une société spécialisée dans ce domaine exige de réunir des moyens indispensables à sa réussite.
C’est quoi une entreprise d’événementiel ?
Une entreprise d’événementiel (ou agence évènementielle) est une société spécialisée dans la création, l’organisation et la gestion d’événements. Ce type d’entreprise répond à plusieurs objectifs.
Un organisateur d’évènement
Elle s’occupe de toutes les étapes, depuis la conception du projet évènementiel jusqu’à sa réalisation, en passant par la gestion de la logistique, la coordination des différents prestataires et la gestion du budget. Ces événements peuvent être de nature professionnelle (salons, organisation de séminaires, conférences) ou personnelle (mariages, anniversaires, soirées privées).
L’objectif de l’entreprise d’évènementiel
L’objectif principal de l’entreprise d’événementiel est de répondre aux besoins spécifiques de ses clients en créant des événements sur mesure et en suivant un cahiers des charges. Elle doit être capable de gérer des contraintes telles que le respect des délais, des normes de sécurité et des attentes particulières.
En raison de la diversité des missions, une entreprise d’événementiel peut proposer des services variés, allant de la planification à l’animation, en passant par la gestion des lieux, la mise en place de la scénographie ou encore de l’organisation d’un évènement de A à Z.
Quels sont les outils pour lancer une entreprise d’évènementiel ?
La création d’une entreprise d’évènementiel passe inéluctablement par une phase d’étude de faisabilité. Celle-ci requiert que l’on ait réussi à analyser la viabilité du projet événementiel et à en estimer la rentabilité.
Construction d’un projet viable
L’analyse de viabilité est la phase pendant laquelle une réalisation d’enquêtes est requise pour évaluer l’éventuel succès ou échec d’un projet. L’étude de faisabilité d’un projet comprend deux étapes incontournables :
- Analyse du marché ;
- Dressage du plan d’affaires.
Étude de marché
Même si un prestataire d’évènementiel peut prétendre connaître son marché, il lui est indispensable d’en mesurer l’ampleur réelle. La seule façon d’y parvenir consiste à l’analyser en menant une enquête approfondie.
L’étude de marché n’a pas seulement pour but d’analyser la concurrence et de détecter les opportunités d’affaires. Elle consiste surtout à mesurer les risques pour pouvoir les minimiser.
Business plan
Bien plus qu’un moyen destiné à convaincre les investisseurs, le business plan a plusieurs utilités :
- Servir de feuille de route pour mener un projet à sa réussite ;
- Définir les objectifs du projet, les procédés à adopter et les délais d’accomplissement nécessaires ;
- Témoigner de la pertinence du projet, de sa faisabilité, de sa rentabilité et de sa viabilité ;
- Servir d’instrument de repère susceptible d’actualisation durant tout le cycle d’évolution du projet.
Le choix du statut juridique
Cette étape est déterminante, car elle conditionne la survie d’un projet d’entreprise. Pour une nouvelle société, le choix du statut juridique occupe une grande importance en matière fiscale, patrimoniale et stratégique.
Un choix judicieux peut faire profiter d’un régime fiscal bénéfique aux activités d’une entreprise et à sa rentrée financière. En optant pour le statut adéquat, celle-ci obtient le privilège d’une imposition avantageuse et adaptée à sa situation.
Un bon choix permet également de bénéficier d’une marge de liberté plus large en fonction de ses perspectives ou de ses orientations stratégiques :
- Levée de capitaux auprès d’investisseurs ;
- Possibilités de diversifier ses activités ou d’en exercer d’autres.
Autorisation administrative
Une fois le statut juridique choisi, il convient de déclarer et immatriculer l’entreprise d’évènementiel. Pour ce faire, il faut :
- Enregistrer son état civil auprès de l’Insee ;
- S’inscrire au Registre du commerce et des sociétés (RCS).
Cette étape est primordiale pour faire connaître l’existence d’une société auprès des autorités fiscales et des caisses de retraite et d’assurance maladie.
Pour simplifier les démarches, il est préférable de s’adresser au Centre de formalités des entreprises. Ce guichet unique centralise les dossiers de création d’entreprise pour pouvoir facilement les transmettre aux autorités concernées.
Quelle forme de société choisir pour une entreprise d’événementiel ?
Le choix de la forme juridique pour une entreprise d’événementiel dépend de plusieurs facteurs, tels que le nombre d’associés, les objectifs financiers et les risques liés à l’activité. Les deux formes les plus courantes pour une entreprise d’événementiel sont l’entreprise individuelle (EI) et les sociétés (comme l’EURL, la SARL ou la SAS).
- L’entreprise individuelle (EI) est souvent choisie pour sa simplicité et son coût de création réduit. Elle convient particulièrement aux freelances ou aux petits entrepreneurs qui souhaitent démarrer seuls et garder une gestion simple. Toutefois, l’inconvénient réside dans la responsabilité illimitée de l’entrepreneur ;
- Pour les projets plus ambitieux ou en collaboration avec plusieurs associés, des formes comme l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ou la SAS (société par actions simplifiée) sont plus adaptées. Ces structures offrent une responsabilité limitée aux apports des associés, ce qui permet de protéger le patrimoine personnel. La SAS est particulièrement flexible et attractive pour les projets évolutifs, tandis que la SARL est plus rigide mais reste un choix classique pour les entreprises familiales ou de petite taille.
Le choix de la forme juridique doit donc être adapté à la taille, à la nature de l’activité et à l’ambition de l’entreprise d’événementiel.
Quelles sont les compétences clés d’une agence dans l’évènementiel ?
La réussite d’une société d’organisation évènementielle repose sur trois compétences clés :
- Une communication efficace et percutante ;
- Un marquage d’identité visuelle valorisant et démarquant ;
- Une gestion de campagne maîtrisée, optimisée et mesurée.
La communication
Aussi importante que l’aspect organisationnel, la communication détermine la réussite d’une campagne d’évènementiel. Il faut ainsi avoir la capacité de déployer différents moyens pour faire aboutir cette action comme la communication digitale par exemple.
Importance du site web
La présence digitale devient maintenant incontournable. Le web confère les outils et moyens indispensables pour accroître la visibilité et pouvoir se démarquer, mais il ne permet pas uniquement d’élargir sa clientèle.
En effet, le site internet, tout comme les réseaux sociaux, sert également à des fins d’usage marketing différent et cela ne se limite pas à un cadre commercial. En plus d’aider à prospecter et à fidéliser, le web permet à une société évènementielle de :
- Partager son savoir-faire ;
- Entretenir sa notoriété ;
- Instruire son public.
Autres outils de communication
Mis à part le recours au web, la promotion des activités d’une agence d’évènementiel requiert l’usage d’autres moyens de communication, par exemple :
- Les médias (audiovisuel, radiodiffusion, presse) ;
- La publicité sur lieu de vente (panneaux, kakémonos, oriflammes, bannières) ;
- Les affiches, flyers et brochures ;
- Tous les types d’objets publicitaires personnalisés.
La gestion de projet
Cette action consiste à rassembler les moyens et ressources indispensables pour faire aboutir un projet à son succès. Un tel procédé requiert la planification de différentes tâches dont l’accomplissement nécessite l’usage d’outils spécifiques.
Outils collaboratifs de stockage
L’essor d’Internet et les avancées technologiques ont permis d’améliorer les conditions de travail collaboratif. Il devient maintenant aisé de réaliser un projet commun sans devoir se réunir dans un même établissement. Les outils de communication synchrone comme la visioconférence et la messagerie instantanée permettent de bénéficier d’un gain de temps maximal.
À cela s’ajoute la possibilité de stocker et d’exploiter ses données de projet en ligne de façon sécurisée et fiable, notamment grâce à des outils collaboratifs de stockage disponibles et accessibles à travers le cloud computing.
Logiciels de bureautique
Les éditeurs de texte, tout comme les tableurs et les gestionnaires de données, sont efficaces pour gérer un projet. Il en est de même concernant les diapositives et les éditeurs de brochure. Ces outils confèrent plusieurs fonctionnalités :
- Possibilité de dresser un business plan ;
- Administration de base de données ;
- Présentation de diaporama ;
- Conception de carte de visite ;
- Suivi de performances et évaluation d’un projet.
Le graphisme
Pour une agence d’évènementielle, la communication visuelle occupe une importance capitale. Le recours à des logiciels de graphisme est nécessaire pour :
- Concevoir des affiches publicitaires et des supports PLV ;
- Optimiser la production audiovisuelle, pour la réalisation de spots publicitaires ;
- Créer des logos.
Qui peut travailler dans l’évènementiel ?
Pour réussir à faire carrière dans une entreprise d’évènementiel, il faut remplir plusieurs conditions et suivre un certain cursus de formation. Plus le niveau de diplôme est élevé, plus les chances d’occuper un poste supérieur sont maximisées.
Qualités requises
Quel que soit le poste visé, le métier dans l’évènementiel requiert des aptitudes et qualités spécifiques telles que :
- La créativité ;
- La rigueur et l’organisation d’évènements;
- L’esprit d’équipe ;
- La réactivité face aux demandes des clients ;
- L’efficience dans l’exécution des tâches ;
- La capacité d’innover et de s’adapter au changement.
Formations
Elles dépendent du poste sollicité et du profil recherché par le recruteur. Pour devenir organisateur d’évènements, il faut posséder l’une des qualifications suivantes :
- Un BTS en communication ;
- Un DUT en information-communication ;
- Une licence professionnelle en communication évènementielle ;
- Un Master en communication, en commerce ou en marketing.
Comment créer une entreprise d’événementiel en France ?
Créer une entreprise d’événementiel nécessite de suivre plusieurs étapes essentielles pour garantir sa légalité et son bon fonctionnement.
La première étape consiste à choisir la forme juridique de l’entreprise. Cette décision déterminera la gestion de l’entreprise, la responsabilité des associés et les charges fiscales.
Ensuite, il est important de rédiger les statuts (si vous optez pour une société), qui définiront les règles de fonctionnement interne. Après cela, vous devrez procéder à l’immatriculation de votre entreprise auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou du Guichet unique pour les entreprises individuelles. Cette formalité permet d’obtenir un numéro SIRET et de démarrer légalement votre activité.
Il est aussi crucial de souscrire à des assurances professionnelles, telles que la responsabilité civile professionnelle, pour couvrir les risques liés à l’organisation d’événements. Enfin, selon la nature des événements organisés, vous devrez peut-être obtenir des autorisations administratives ou des licences spécifiques (comme pour la vente d’alcool lors d’événements).
FAQ :
Quelles sont les agences d'événementiel les plus connues à Paris et en Île-de-France ?
Parmi les agences d'événementiel les plus connues à Paris et en Île-de-France, on retrouve Publicis Events, Auditoire, L'Événement et Galis, qui se distinguent par leur créativité et leur expertise dans l'organisation d'événements sur mesure, professionnels ou grand public. Ces agences sont réputées pour leur capacité à créer des expériences uniques et mémorables.
Quel est le salaire dans l'événementiel ?
Le salaire dans l'événementiel varie selon le poste : un assistant événementiel gagne environ 1 800 à 2 200 € brut par mois, un chef de projet entre 2 500 et 3 500 €, et un directeur événementiel peut toucher plus de 4 500 € brut. Les freelances ont des revenus variables en fonction des projets.
Quels sont les métiers de l'événementiel hormis l'organisation d'événements ?
Outre l'organisation d'événements, les métiers de l'événementiel incluent le chargé de communication, le technicien audiovisuel, le responsable logistique, le designer événementiel, l'animateur, et des prestataires comme les traiteurs ou les experts en sécurité.
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Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.
Dernière mise à jour le 12/02/2025
Rédigé par
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.