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Utiliser Excel pour la comptabilité d’une micro-entreprise
Dernière mise à jour le 08/11/2023
Utiliser Excel pour la comptabilité d’une micro-entreprise est une pratique assez courante, qui permet de saisir de manière chronologique les entrées et sorties d’argent. Le fichier contient les éléments qui sont indispensables à la gestion des comptes. Il donne la possibilité d’effectuer le suivi du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Il permet également de réaliser gratuitement le bilan comptable et de nombreuses autres opérations comptables. Mais, seule la tenue d’un livre de recettes est vraiment exigée par la loi. Le registre d’achat est uniquement obligatoire pour les activités suivantes :
- Vente et fourniture d’hébergement ;
- Vente à emporter ou à consommer sur place.
Comment gérer une micro-entreprise ?
Dans le cadre de sa fonction, le micro-entrepreneur doit respecter un certain nombre de règles de gestion et de comptabilité. Entre autres, il est tenu d’établir des devis et des factures lorsque son activité l’exige.
Notons qu’il faut également que le gérant de la micro-entreprise souscrive une assurance :
- Responsabilité civile ;
- Multirisques ;
- Adaptée à l’activité exercée.
Au sujet de la tenue de la comptabilité, elle peut s’effectuer tout simplement à l’aide d’un tableau Excel. Le recours au service d’un expert-comptable n’est pas nécessaire pour faire le suivi comptable, étant donné que les obligations du micro-entrepreneur sont très allégées par comparaison avec celles d’autres formes juridiques de société. Il n’a pas à présenter un bilan annuel.
Quelles sont les obligations légales comptables en micro-entreprise ?
En micro-entreprise, il est avant tout nécessaire de tenir un livre de recettes listant l’ensemble des factures encaissées, permettant de suivre la rentabilité de l’activité. Les opérations sont à enregistrer à leur date d’encaissement, et non à la date de la création des factures.
Le gérant de l’entreprise doit également déclarer régulièrement le CA à l’Urssaf. Par ailleurs, la tenue d’un registre des achats n’est obligatoire que dans certains cas. Mais, il est toujours préférable d’en établir parce que c’est par ce moyen que l’on sait si l’entreprise fait du profit.
D’autre part, il est aussi impératif de :
- Conserver toutes les pièces justificatives relatives aux prestations de service (pendant au moins 10 ans) ;
- Déclarer le CA dans les délais (même s’il est nul).
Quels sont les avantages à tenir sa comptabilité sur un fichier Excel ?
L’utilisation d’un fichier Excel pour la comptabilité de sa micro-entreprise présente un certain nombre d’avantages parmi lesquels on distingue la possibilité de :
- Suivre le CA ;
- Connaître les dépenses et les profits.
En utilisant Excel pour la comptabilité d’une micro-entreprise, il devient également plus simple et rapide d’effectuer les déclarations à l’Urssaf. Cette solution est aussi intéressante parce que les données comptables ne sont pas partagées en ligne, mais restent sur l’ordinateur.
De plus, avoir un tableau Excel de comptabilité pour la micro-entreprise permet d’isoler les dépenses et recettes professionnelles des finances personnelles, lorsqu’elle ne dispose pas d’un compte bancaire dédié et que celles-ci sont toutes mélangées. L’utilisation du fichier est alors surtout conseillée en début d’activité.
Comment faire la comptabilité de sa micro-entreprise sur un fichier Excel ?
Faire la comptabilité de la micro-entreprise sur un fichier Excel rend sa gestion plus simple. La tenue comptable s’effectue en quelques étapes et consiste juste à compléter, à visualiser ou à imprimer divers onglets. La première consiste à saisir les livres de recettes et de dépenses de l’entreprise.
Saisie des livres de dépenses et recettes via Excel
Il s’agit de saisir les factures et dépenses sur un fichier Excel, pouvant être contrôlé par l’administration fiscale. Chaque document doit être archivé et doit comporter un numéro. Il est conseillé de faire la saisie au fur et à mesure. Toutefois, certains micro-entrepreneurs préfèrent l’effectuer en une fois, avant la déclaration à l’Urssaf.
Calcul des indicateurs
La saisie des livres de recettes et dépenses permet de calculer les indicateurs et connaître la santé financière de l’entreprise. En effet, le calcul donne surtout la possibilité de savoir si la micro-entreprise est rentable sur l’année. Il est aussi possible de calculer tout simplement les dépenses mensuelles.
Déclaration à l’Urssaf
Il s’agit de l’unique démarche administrative à effectuer par le micro-entrepreneur. La déclaration est payante et se fait en ligne. Elle consiste à saisir le montant du CA mensuel ou trimestriel de l’entreprise dans la case BNC ou BIC, selon l’activité.
Quelles opérations comptables peut-on effectuer à l’aide d’un fichier Excel ?
Avoir un tableau Excel de comptabilité pour la micro-entreprise, c’est pouvoir :
- Tenir les journaux d’achats et de ventes pour les frais généraux ;
- Réaliser un bilan comptable ;
- Effectuer des simulations de TVA, de charges sociales ou encore de déclaration d’impôts.
L’établissement d’un compte de résultat compte également parmi les opérations comptables pouvant être effectuées à l’aide d’un fichier Excel. Il convient de noter que le micro-entrepreneur peut aussi faire le suivi de ses dépenses et recettes sur un :
- Cahier ;
- Livre comptable ;
- Logiciel de comptabilité gratuit ou payant.
FAQ
Comment suivre l’évolution du chiffre d’affaires de la micro-entreprise ?
Pour cela, il faut régulièrement tenir à jour un livre des « dépenses-recettes ». Il est possible d’effectuer cette tâche sur papier, et faire le calcul à la main. Mais, il est pratique de compléter un fichier Excel sur ordinateur. À chaque saisie, le micro-entrepreneur saura s’il est dans le seuil de CA, s’en approche ou l’a dépassé.
À quoi sert le livre de recettes ?
Prenant la forme d’un livre journal, le livre de recettes permet de tenir la liste des encaissements et doit être organisé chronologiquement. Parmi les informations qui doivent y être mentionnées, on peut citer :
- L’origine et montant des recettes ;
- Le mode de règlement ;
- Les références des pièces justificatives.
À quoi sert le registre des achats ?
Cela permet d’obtenir le montant des charges et le bénéfice. Il est utile pour justifier le résultat, en cas de contrôle fiscal. Il contient les mentions suivantes :
- La nature des dépenses ;
- Les charges inscrites chronologiquement ;
- Les dates de paiement ;
- La dénomination ou le nom des fournisseurs ;
- Le montant du règlement.
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 08/11/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris