Tout savoir sur la facturation électronique

Depuis 2020, les entreprises doivent faire des factures numériques pour les demandes de paiement relatives aux contrats conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics.

Entre 2024 et 2026, les entreprises françaises assujetties à la TVA devront progressivement se mettre en conformité au regard de l’obligation de facturation électronique entre elles. Par exemple, à compter du 1er juillet 2014, les entreprises établies en France devront déjà accepter de recevoir des factures électroniques.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est un procédé pour les entreprises permettant d’émettre des factures dématérialisées via des logiciels pour l’échange des données.

Conformément à l’article 289 bis du code général des impôts (CGI), une facture électronique est une facture émise ou reçue et conservée de manière dématérialisée et qui comporte un socle de données sous forme structurée, pour satisfaire aux exigences de l’EDI (échange de données informatisées).

C’est en ce sens qu’elle se différencie de la facture papier classique ou de la facture numérique sous formats PDF (il s’agit là d’une simple facture dématérialisée mais pas électronique).

A ce titre, l’article 62 de la loi de finance pour 2023 a intégré à l’article 289 du CGI le recours à la procédure de cachet électronique qualifié pour émettre ou recevoir des factures électroniques.

L’émetteur est donc identifié et authentifié et le contenu est non modifiable.

Ainsi, pour parler de facturation électronique on parle de “e-invoicing”.

Ainsi, si vous envisagez de créer votre entreprise dans les mois ou années à venir, gardez à l’esprit qu’il faudra éditer et recevoir vos factures électroniquement. LegalPlace peut vous accompagner!

Quel est l’intérêt d’un tel mode de facturation ?

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer des factures électroniques à tous les organes publics (collectivités territoriales, etc.)

En revanche, les échanges inter-entreprises sont encore très peu dématérialisés et engendrent généralement du surcoût pour les entreprises.

La loi de finance pour 2023 poursuit, à ce titre, différents objectifs et intérêts pour les entreprises en termes de facturation électronique :

• Une lutte plus efficace contre la fraude à la TVA ;
• Une amélioration de la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation notamment en diminuant les délais de paiement et en réduisant la charge administrative ;
• Simplifier les déclarations de TVA notamment grâce au pré remplissage des déclarations ;
• La connaissance de l’activité économique de l’entreprise en temps réel et donc un meilleur suivi des  échéances impliquant un meilleur pilotage de l’entreprise ;
• Une optimisation des relations client-fournisseurs grâce la transparence du cycle de vie de la facture ;
• La réduction des coûts d’émission et de réception des factures (timbres, papier, etc.).

Qui est concerné par l’obligation de facturation électronique ?

Le champ d’application de l’obligation de facturation électronique ne concerne pas toutes les entreprises. Pour celles concernées on parle de “e-invoicing” pour celles concernées et de “e-reporting “ pour la transmission d’informations à l‘administration fiscale pour les autres.

Entreprises concernées

D’ici à 2026, le mécanisme de facturation dit e-invoicing touchera toutes les opérations d’achat et de vente de bien et ou de prestation de service réalisées entre entreprises situées en France et redevable de la TVA. 

Les exclusions

D’autre part, les entreprises non concernées par l’obligation de facturation électronique devront transmettre certaines informations à l’administration fiscale.

Dans ce cas, on parle de e-reporting.

Les entreprises non concernées sont celles qui réalisent des opérations de vente ou de prestation de service avec des particuliers ou encore des opérations avec des entreprises situées à l’étranger. 

De plus, les secteurs ci-dessous ne sont pas concernés :

• Les entreprises bénéficiant d’une exonération de TVA (articles 261 à 261 E du CGI) ;
• Les prestations du domaine de la santé (article 261, 4, 1°) ;
• Les prestations d’enseignement et de formation (article 261, 4, 4°) ;
• Les opérations immobilières (article 261, 5) ;
• Les actions menées les associations à but non lucratif (article 261,7) ;
• Les opérations bancaires, financières, d’assurance et de réassurance (article 261 C).

Pour ces entreprises doivent être transmis à l’administration fiscal le montant global de l’opération ou encore le montant de TVA facturé pour les opérations qui ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique.

Quel est le calendrier de la mise en œuvre de cette obligation ?

La mise en œuvre de cette obligation de facturation électronique suit un calendrier précis. Retour sur les obligations actuelles et les changements à venir.

Obligations à actuelles

Actuellement et depuis le 1er janvier 2020, les entreprises doivent transmettre des factures électroniques en cas de contrats publics.

A ce jour, ce sont les seules obligations en termes de facturation électronique, mais un calendrier de mise en place a été établi selon la taille des entreprises concernées.

Changements à prévoir

L’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021 établi un calendrier progressif de mise en application de la facturation électronique par les entreprises :

• A compter du 1er juillet 2024 : toutes les entreprises doivent être en mesure de réceptionner des factures électroniques et les grandes entreprises doivent être capable d’en émettre ;
• A compter du 1er janvier 2025 : toutes les entreprises de taille intermédiaire doivent être en mesure d’émettre des factures électroniques ;
• A compter du 1 er janvier 2026 : les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises doivent pouvoir émettre de telles factures.

Comment sont transmises les données de facturation à l’administration fiscale ?

Les données relatives à la facturation doivent être transmises à l’administration fiscale. La teneur de ces informations varie selon que l’entreprise soit assujettie à l’obligation de facturation électronique ou pas.

Entreprises assujetties à la facturation électronique (e-invoicing)

De nouvelles mentions sur les factures seront obligatoires pour les entreprises concernées en plus des informations actuellement demandées :

• Le numéro de SIREN ;
• L’adresse de livraison des biens lorsqu’elle est différente de celle du client ;
• L’information que les opérations qui donnent lieu à une facturation sont uniquement des livraisons de biens ou des prestations de service ;
• Le paiement de la taxe d’après les débits si le prestataire a opté pour cette option.

Ces mentions doivent figurer sur les factures à compter du 1er juillet 2014.

Entreprises non assujetties à à la facturation électronique (e-reporting)

Pour les entreprises qui réalisent des opérations non soumises à l’obligation de facturation électronique, certaines informations, grâce au e-reporting, seront transmises à l’administration fiscale.

Les informations visées sont les suivantes :

• Le numéro d’identification ;
• La période à laquelle la transmission sera effectuée ou la date de la facture ;
• Le cas échéant, la mention de l’option pour le paiement de la taxe après les débits ;
• La catégorie de transaction, à savoir livraison de bien soumis à TVA, prestation de service soumise à TVA ou livraison de bien ou prestations de service effectué par un assujetti situé en France à d’autres qui sont situés à l’étranger ;
• Le montant total hors taxe ainsi que le montant de la taxe correspondante ;
• Le montant total de la taxe due en France ;
• La devise ;
• La date des transactions ainsi que le nombre de transactions quotidiennes.

Les outils administratifs à utiliser pour transmettre

Dans les 2 cas (e-invoicing et e-reporting), divers canaux peuvent être utilisés pour transmettre les informations à l’administration fiscale.

Ainsi, pour émettre, transmettre et réceptionner des factures électroniques il existe plusieurs moyens :

• Utiliser le portail public de facturation : le portail Chorus pro ;
• Utiliser une autre plateforme dématérialisée partenaire de l’administration (PDP) : c’est-à-dire une plateforme immatriculée par l’administration fiscale.

Le décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022 complété par un arrêté du même jour précise les modalités d’application des obligations d’émission, de transmission des données de facturation à l’administration fiscale.

Grâce à ce mécanisme, le logiciel qui assure la conformité des factures conformément aux plateformes immatriculées par l’administration fiscale envoie la facture au client et communique les informations comptables à l’administration fiscale. Axonaut, le logiciel de factures électroniques français peut vous accompagner dans cette tâche

Quels sont les points de vigilance face à une facture électronique ?

Afin qu’une facture soit qualifiée de facture électronique il y a un critère à respecter mais également des points de vigilance à vérifier.

Types de factures électroniques

Comme évoqué précédemment, une facture électronique est envoyée, crée, reçue et conservée sous forme électronique et non pas seulement sous forme dématérialisée.

En termes de factures électronique, il en existe 3 types :

• La facture au format structuré : c’est-à-dire contenant une norme établie entre les parties pour satisfaire aux exigences d’échange de données informatisées (EDI) ;
• Les factures au format non structuré : il s’agit des factures dématérialisées telles que des documents au format PDF ou image en JPEG ou en HTML ;
• Les facture dites hybrides : il s’agit d’une facture qui mélange les caractéristiques des 2 précédentes. En pratique, il s’agit souvent d’un PDF avec les données essentielles structurées (au format Factur-X)

A cet effet, la norme européenne sémantique de la facture électronique EN16931 permet aux entreprises qui l’utilisent de réduire leurs coûts et de mutualiser les investissements informatiques pour obtenir un traitement automatique et électronique des factures.

Points de vigilance

Tout d’abord, lors du choix de la solution de facturation, il faudra porter une attention toute particulière aux éléments suivants :

• Le format des factures acceptées ;
• Le nombre de partenaires économique qui peuvent être atteints par le logiciel ;
• La sécurisation des échanges et le respect de la réglementation en la matière ;
• L’immatriculation de la solution choisie auprès de l’administration en qualité de plateforme dématérialisée partenaire (PDP) ou connectée au portail public de facturation public à minima.

Ensuite, dans tous les cas, lors de l’émission ou de la réception des factures électroniques, il faut faire preuve de prudence car cette nouvelle norme peut être synonyme de désorganisation dans les entreprises. 

En effet, en pratique, les factures peuvent être éparpillées sur diverses plateformes, elles peuvent ensuite être rejetées et jugées non conformes aux attentes de l’administration.

Dans une autre mesure, le risque de cyberattaque est plus important car les hackers auront accès à une multitude de données plus sensibles, etc.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique et de transmission des données ?

Enfin, une fois cette obligation entrée en vigueur (au 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises concernant la réception des factures électroniques) et en cas de non-respect des obligations de facturation électronique et de transmission des données à l’administration fiscale, des sanctions sont encourues.

Les sanctions pour les entreprises sont alors les suivantes :

• 15€ d’amende par facture non émise au format électronique : cette amende est plafonnée à 15 000€ pour chaque année civile ;
• 250€ d’amende en cas de non-transmission des informations à l’administration fiscale (non-respect de e-reporting), plafonnée à 15 000€ pour chaque année civile.

Des sanctions sont également encourues pour les plateformes de facturations qui ne transmettront pas les informations à l’administration : 15€ par facture omise et 750€ pour une non transmission.

Dans ce cas, les 2 sanctions sont plafonnées à 45 000€ par année civile.

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