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Le FEC ou Fichier des écritures comptables
Dernière mise à jour le 13/02/2024
Le FEC ou fichier des écritures comptables permet de vérifier la sincérité des comptes. Toutefois, ce document dématérialisé n’a pas été conçu pour aider le dirigeant à améliorer la gestion financière de la structure. Il constitue surtout une source d’informations utiles aux agents de l’État en cas de contrôle fiscal. À ce titre, il serait judicieux de bien choisir le cabinet comptable qui va s’en occuper. Il doit absolument connaître les obligations en lien avec le fichier.
À quoi sert le FEC ?
Le fichier des écritures comptables (FEC) permet à l’administration fiscale de vérifier la déclaration d’impôt émise par une entreprise. Grâce à ce fichier, les responsables sont en mesure de décortiquer les transactions effectuées par la structure.
S’ils constatent des irrégularités, ils peuvent apporter les rectifications nécessaires pour ensuite réévaluer le montant de l’impôt. L’entreprise concernée subira ensuite des sanctions en plus d’être visée par un redressement fiscal. Une situation doublement problématique d’autant plus que la présomption de responsabilité peut engager la responsabilité personnelle du dirigeant.
Qui est concerné par le FEC ?
En règle générale, une entreprise est tenue de générer ce fichier dès qu’elle est soumise à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des :
- Bénéfices Industriels et Commerciaux ou BIC ;
- Bénéfices Non Commerciaux ou BNC ;
- Bénéfices Agricoles ou BA.
Par ailleurs, ne sont pas concernés par cette disposition :
- Les micro-entrepreneurs;
- Certaines SCI ;
- Les entreprises exemptées de l’obligation de tenir une comptabilité.
Pour le cas des SCI, la structure profitera d’une dérogation si l’ensemble de ses associés sont des personnes physiques. La plupart des Sociétés civiles immobilières échappent donc à cette obligation.
Que faut-il savoir sur le FEC en comptabilité ?
Ce fichier compile toutes les écritures comptables enregistrées au cours d’un exercice. Il doit permettre aux autorités compétentes de retracer toutes les transactions effectuées par l’entreprise. Il faut qu’il réponde aux dispositions prévues par l’Article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales (LPF).
Le FEC est-il obligatoire ?
Toutes les entreprises ne sont pas concernées par l’obligation d’établir un fichier des écritures comptables. Toutefois, quand c’est le cas, les responsables doivent s’assurer de la conformité du FEC au risque d’exposer la structure à de lourdes sanctions.
Vérification de la conformité
En règle générale, c’est un contrôleur des impôts qui vérifie la conformité de ce fichier. Sur la forme, il s’assurera que le FEC possède toutes les caractéristiques exigées par la loi. Sur le fond, cet agent de l’État appréciera la sincérité des comptes.
La non-conformité du FEC est considérée comme une tentative de fraude par les autorités compétentes. D’où l’intérêt d’effectuer soi-même une première vérification avant l’envoi du fichier. L’administration fiscale met un outil pensé à cet effet à la disposition du grand public.
Sanctions en cas de FEC non conforme
Si les responsables constatent des points de non-conformité, l’entreprise concernée sera contrainte de s’acquitter d’un montant compris entre 5 000 euros et 10 % des droits rappelés.
Lorsque les erreurs identifiées modifient les sommes déclarées en fin d’exercice après rectification, la société sera également visée par un rejet de comptabilité. Cette procédure peut déboucher sur un redressement fiscal parfois lourd de conséquences pour la structure.
Ces sanctions sont cumulables lorsque le contrôleur met en lumière des irrégularités au niveau du livre de comptes eux-mêmes. Voilà pourquoi de nombreuses entreprises font appel à des experts pour se prémunir contre ce genre de situation et préserver la sécurité juridique de leurs établissements.
Que contient le FEC ?
Il présente une liste numérotée des opérations effectuées par ordre chronologique. Le document peut être remis sur n’importe quel support non réinscriptible (habituellement un CD ou un DVD). D’autre part, les responsables doivent employer le système de fichiers UDF ou ISO 9660.
Chaque entrée doit présenter :
- Le code journal et le libellé journal de l’écriture comptable ;
- Le numéro de la transaction ;
- La date de comptabilisation ;
- Le numéro de compte, son numéro et son libellé ;
- Le numéro et le libellé du numéro de compte auxiliaire ;
- La référence et la date de la pièce justificative ;
- Le libellé de l’écriture comptable ;
- Le montant au débit et au crédit ;
- Le lettrage de l’écriture comptable ;
- La date de lettrage ;
- La date de validation de l’écriture ;
- Le montant en devise ;
- La nature de la devise.
Le FEC doit également être accompagné d’une description précisant le nom, la nature et la signification de chaque zone de texte en plus de la signification des codes utilisés comme valeurs de zone. Cette disposition facilitera la lecture de son contenu.
Quand générer le fichier FEC ?
Il doit être produit à la fin de l’exercice comptable. Cette tâche est à la portée de tout le monde à condition de disposer d’un logiciel de comptabilité. Cet outil intègre une fonctionnalité permettant de générer un fichier conforme aux normes en vigueur. Les erreurs de saisie comptable seront comptabilisées. Des logiciels de comptabilité gratuits sont éventuellement accessibles sur internet.
Pour éviter de subir les sanctions citées précédemment, les principaux concernés doivent préalablement se pencher sur leur comptabilité. Auprès de certaines structures, le fichier n’est produit qu’après la tenue d’un audit. Une société peut mandater un commissaire aux comptes même si elle n’est pas soumise à la réalisation d’un audit légal. Il s’agit d’une solution courante pour réduire les risques de contentieux fiscaux.
FAQ
Qu’est-ce que le FEC ?
Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises sont tenues de le produire. Ce fichier énumère toutes les transactions opérées par l’enseigne au cours de l’exercice précédent. Le FEC est une source d’informations irremplaçable pour l’administration fiscale. Grâce à ce fichier, ses agents peuvent effectuer toutes les vérifications nécessaires sans avoir accès physiquement aux livres de compte.
Comment faire un FEC ?
Les éditeurs de logiciel de comptabilité s’efforcent d’intégrer des fonctionnalités permettant de générer un FEC en quelques clics. Les responsables doivent consulter les différents modules intégrés à leur logiciel de comptabilité. Dans la majorité des cas, ce fichier pourra être produit après avoir réalisé quelques manipulations simples. Toutefois, l’outil employé se contentera de lister les opérations effectuées en se conformant aux normes en vigueur.
Un FEC peut-il être établi sous format Word ou Excel ?
Ce fichier ne peut pas être établi sous format Word ou Excel. La loi dispose qu’il doit être conforme au système de fichiers UDF ou ISO 9660. La plupart des dirigeants et des experts comptables n’ont heureusement pas à se préoccuper à ce sujet. Les derniers logiciels de comptabilité permettent de produire un fichier répondant à toutes les exigences de l’administration.
Quelles conséquences pour l’entreprise si les responsables oublient de fournir un FEC ?
L’administration est particulièrement intransigeante dans le cadre d’un contrôle fiscal. Si l’entreprise n’est pas en mesure de fournir le FEC à la date prévue, elle s’exposera à une :
- Peine d’amende ;
- Mise en redressement.
À titre de rappel, elle doit remettre ce fichier au contrôleur lors du premier passage de ce dernier au sein de ses locaux.
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 13/02/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris