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Le grand livre comptable
Dernière mise à jour le 18/10/2024
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Le grand livre comptable est considéré comme un registre essentiel à la gestion financière d’une société ou d’une micro-entreprise. Les entreprises doivent tenir ce document de synthèse (basé lui-même sur le journal comptable) avec minutie et rigueur.
Sachant que l’état financier en question enregistre l’ensemble des activités d’un commerce ou d’un grand groupe sur une année, il doit en représenter fidèlement les mouvements d’argent. Outre les experts-comptables, les dirigeants et les associés peuvent l’ouvrir à n’importe quel moment.
Qu’est-ce que le grand livre en comptabilité ?
Le document qui met en évidence la totalité des opérations comptables réalisées par une entreprise (sans exception) est connu sous le nom de grand livre comptable. Toutes structures en possèdent, qu’il soit question d’une :
- Très petite entreprise ;
- Société de taille moyenne (PME) ;
- Grande firme.
Le fichier est édité suivant les différentes classes des comptes indiquées dans le plan comptable. Ceux-ci doivent être transmis chaque année à l’administration fiscale, au terme de l’exercice. Les entreprises ont tout de même la possibilité d’exiger que les données renseignées à l’État soient tenues confidentielles.
Concernant les auto-entrepreneurs, le dépôt des comptes ne constitue pas un impératif. En revanche, les micro-entreprises sont tenues de présenter un livre de recettes qui retranscrit les encaissements et les décaissements réalisés.
Que contient le grand livre comptable ?
Le recueil des comptes affiche toutes les sommes débitées et créditées sous forme de tableau, et ce, par ordre chronologique. Le contenu est censé être clair et lisible, de sorte qu’il ne puisse en résulter aucune ambigüité. Une opération comptable doit correspondre à une activité réalisée par l’entreprise. De plus, il faut que le solde final soit explicite.
Dans la plupart des cas, le document de synthèse abordé dans cet article regroupe les registres suivants :
- Grand livre général (compte 1 à 7) ;
- Grands livres auxiliaires (classe 411 et 401).
Le grand livre de comptabilité obligatoire contient les informations ci-dessous :
- Numéro et nom de compte ;
- Détails de l’opération (date de réalisation, objet et numéro de pièce) ;
- Montant à inscrire au débit et au crédit ;
- Solde final (sans oublier le solde en début de compte) ;
- Journal utilisé (achats, ventes ou encore banques).
Comment se présente ce document ?
Aucun format n’est imposé pour l’édition du grand livre comptable. Les entreprises peuvent présenter des feuilles volantes ou un document relié. Au sujet de la tenue, il faut que les conditions fixées par la réglementation en vigueur soient respectées. Par exemple, aucun blanc ni rature ne doit être observé sur l’état financier. Par ailleurs, les opérations sont enregistrées en monnaie nationale.
Les logiciels de comptabilité facilitent désormais la tenue des registres. La dématérialisation procure aux entreprises une certaine souplesse dans la présentation des comptes annuels, en plus de leur faire bénéficier un gain de temps considérable. Avec les documents électroniques, les données se transmettent plus facilement d’un expert-comptable à un autre. Ce côté pratique se révèle aussi dans les situations suivantes :
- Contrôles par le commissaire aux comptes ou les autorités administratives ;
- Cession de la société.
Que faut-il savoir d’autre sur le grand livre comptable ?
Les données insérées dans le document récapitulant l’ensemble des opérations comptables réalisées dans l’année aident les professionnels de la comptabilité dans certaines tâches :
- Déclaration de revenus ;
- Mise en lumière de la situation des comptes d’enregistrement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;
- Évaluation du chiffre d’affaires ;
- Repérage des erreurs de comptabilisation.
La tenue d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une balance comptable de vérification est d’autant plus aisée avec le recueil des comptes. Ce dernier permet aussi d’évaluer la rentabilité de l’entreprise concernée sur une période délimitée dans le temps.
Dans le même ordre d’idée, le fichier central contribue à l’analyse de l’évolution d’un compte en particulier. Le cabinet comptable est autorisé à récupérer le document (devant être conservé pendant une décennie depuis la dernière mise à jour) lors de son intervention.
FAQ
Quel est le lien entre le livre journal et le grand livre comptable ?
Le livre journal récapitule chronologiquement et quotidiennement tous les mouvements impactant l’actif et le passif de l’entreprise pour que toutes les écritures comptables soient aisément contrôlées. Alors que certaines sociétés inscrivent toutes les écritures dans un seul registre, d’autres se servent de plusieurs livres auxiliaires.
Les différents journaux étant régulièrement centralisés dans le grand livre, ce dernier reprend donc les données qui y sont renseignées. Seulement, les opérations comptables inscrites dans le fichier central sont catégorisées par classes de comptes.
Comment compléter le grand livre comptable ?
Le montant de chaque opération comptable est enregistré en crédit ou en débit dans le grand livre, conçu sous forme de tableau ou tout simplement de T. Il convient de savoir que la colonne crédit se trouve à droite, tandis que la colonne débit est située à gauche.
Sachant que le document de synthèse respecte le principe de la comptabilité en partie double, la somme inscrite au crédit doit être équivalente à celle mentionnée au débit.
Quel est l’intérêt du grand livre comptable pour les très petites enseignes et les travailleurs indépendants ?
L’auto-entrepreneur ou le chef d’une entreprise de très petite taille consulte le grand livre comptable pour mieux suivre l’évolution des recettes. Cette dernière reflète le niveau d’activités réalisées. Des mesures de correction seront appliquées pour remédier aux blocages, de manière à faire croître davantage le chiffre d’affaires ou à réduire les coûts.
Ceux qui sont soumis au régime de la micro-entreprise peuvent se contenter d’une comptabilité de trésorerie, moins contraignante.
Devis d’expertise comptable
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Dernière mise à jour le 18/10/2024
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.