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La fonction du logiciel de comptabilité
Dernière mise à jour le 18/10/2024
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Le recours à un logiciel de comptabilité permet de simplifier et digitaliser la gestion de la comptabilité de l’entreprise.
Il existe plusieurs types de logiciels de comptabilité selon les besoins et la taille de l’entreprise. Le prix de cet outil varie ainsi selon les fonctionnalités et services proposés. On fait le point avec vous.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité est un outil informatique permettant le traitement et la gestion automatique de la comptabilité d’une entreprise.
En effet, un tel logiciel a pour but de simplifier les tâches comptables d’une entreprise, voire même d’en automatiser les plus simples et les plus récurrentes.
En pratique, se munir d’un tel logiciel peut être un vrai atout pour l’entreprise car la comptabilité est cruciale et le logiciel permet de la suivre en temps réel ou sur une période donnée.
Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de comptabilité ?
En effet, comme évoqué précédemment, tenir une comptabilité consister à retranscrire en langage comptable toutes les opérations effectuées dans l’entreprise dans les livres et les documents comptables.
Ainsi, au regard de l’article L.123-12 du code de commerce, en principe les entreprises sont tenues de tenir une comptabilité complète.
En effet, les sociétés doivent clôturer leur exercice comptable, tenir les différents livres comptables (le livre journal, le grand livre et livre d’inventaire) et tenir les différents comptes et bilans (bilan comptable, compte de résultat, annexe ).
En revanche, il n’y a pas d’obligation d’avoir un logiciel comptable pour ce faire mais cela peut permettre de vous aider.
Si besoin, l’entrepreneur peut effectuer son bilan comptable sur un logiciel Excel gratuit.
Quels sont les différents types de logiciels de comptabilité ?
Au titre des logiciels de comptabilité, il existe différents types, à savoir :
- Le logiciel de comptabilité d’entreprise : principalement dédié aux grandes structures, aux sociétés financières, ainsi qu’aux banques ;
- Le logiciel de comptabilité basé sur un Cloud : facile à mettre en place et à utiliser et permet de n’importe quel ordinateur qui a un accès d’y accèder ;
- Le logiciel de comptabilité et de paie : ce genre de logiciel est plutôt destiné à la comptabilité des petites entreprises ;
- Le logiciel de comptabilité installé : là encore ce type de logiciel s’adresse aux start-up et aux PME et ne nécessite pas toujours une connexion internet car ils peuvent être disponibles sous format CD ou DVD.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité compte plusieurs fonctionnalités selon l’éditeur mais les principales fonctionnalités sont les suivantes :
- La comptabilité générale et la comptabilité de gestion ;
- La facturation et les devis ;
- Le suivi des dépenses.
Comptabilité générale et comptabilité de gestion
Lorsque l’on parle de comptabilité générale, il s’agit de l’enregistrement des opérations réalisées dans l’entreprise.
Par conséquent, les entrées et les sorties sont répertoriées.
En outre, lorsque l’on parle de comptabilité de gestion, il s’agit d’un ensemble de technique permettant de calculer et évaluer les coûts liés à l’activité.
A cet égard, le logiciel de comptabilité sert à enregistrer toutes les pièces nécessaires (les factures, les différents reçus, les notes de frais ) et à suivre l’état prévisionnel de trésorerie.
Facturation et devis
La gestion de la facturation et l’établissement des devis est également possible avec le logiciel de comptabilité.
Cela permet notamment d’avoir une vision globale des échéances en cours.
Suivi des dépenses
En plus des fonctionnalités liées à la facturation ou au devis, il est possible d’effectuer un suivi des dépenses réalisées par l’entreprise.
Le logiciel permet ainsi d’intégrer toutes les transactions comptables liées aux comptes créditeurs.
Faut-il préférer une version payante ou gratuite ?
Là encore faire le choix d’une version payante ou gratuite d’un logiciel de comptabilité dépend des besoins de la structure en terme de comptabilité mais également des moyens dont elle dispose pour obtenir un tel logiciel.
En pratique, un logiciel gratuit peut être suffisant si vous avez besoin des fonctionnalités de base ou si vous êtes une très petite structure.
Cela peut également varier selon les secteurs d’activité.
Enfin, une vrai différence entre un logiciel de comptabilité gratuit ou payant réside dans la protection des données et sa fiabilité.
Quels sont les principaux critères pour le choix du logiciel de comptabilité ?
Le choix du logiciel de comptabilité dépend de plusieurs critères : taille de l’entreprise, besoins, stockage et sécurité des données, type de logiciel.
Taille et secteur d’activité de l’entreprise
La taille et le secteur d’activité de l’entreprise sont des critères permettant de déterminer quel logiciel comptable choisir.
En effet, les entreprises individuelles, les micro-entreprises, les TPE ou encore les PME ont tendance à recourir aux logiciels de gestion commerciale.
Les grandes entreprises privilégient plutôt les logiciels de gestion intégrée.
Besoins de l’entreprise
Les besoins de l’entreprise en matière de comptabilité ne sont pas les mêmes selon le statut juridique de l’entreprise.
En effet, selon l’entreprise, les besoins peuvent être différents (traitement de différentes devises, gestion des immobilisations corporelles, gestion des stocks, etc.).
Stockage et sécurité des données
Avant de choisir son logiciel, il est important de prendre en compte d’autres paramètres tels que le stockage et la sécurité des données.
Le logiciel choisi doit ainsi respecter les normes en vigueur en matière de confidentialité et de protection des données.
Type de logiciels de comptabilité
Les entrepreneurs peuvent choisir entre un logiciel de comptabilité en ligne ou bien un logiciel à télécharger sur ordinateur.
En pratique, les logiciels en ligne sont plus simples à gérer et à utiliser. Ils bénéficient également de mises à jour régulières.
En outre, les logiciels en ligne peuvent être utilisés sur tout type de support numérique.
Quels sont les avantages et les inconvénients des logiciels de comptabilité ?
Se doter d’un logiciel de comptabilité procure de nombreux avantages mais à certains égards et aussi susceptible de procurer quelques inconvénients.
Les avantages
En effet, selon les utilisateurs de différents logiciels de comptabilité, les principaux avantages qui reviennent sont les suivants :
- Généralement facile à manier ;
- La sauvegarde des données et des écritures comptables ;
- La possibilité d’avoir un essai gratuit afin de savoir si le logiciel est adapté aux besoins de la structure ;
- La compatibilité des logiciels avec les différentes interfaces de travail (Windows, iOS, etc.) ;
- Un SAV réactif ;
- Des prix généralement accessibles eux égard aux prestations proposées ;
- Des délais d’établissement des documents comptables souvent raisonnable.
Les inconvénients
En revanche, et malgré des avantages notables, les logiciels de comptabilité ne sont pas exempt d’inconvénients.
A ce titre, ont déjà été souligné par les utilisateurs les inconvénients suivants :
- Une configuration parfois complexe pour certains logiciels ;
- L’obligation d’avoir une très bonne connexion pour les logiciels Saas notamment ;
- La possible exploitation des données par l’éditeur amenant à des failles en termes de sécurité ;
- Une automatisation pouvant conduire à des erreurs ;
- Le piratage et l’exploitation des données sensibles par des tiers ;
- Le dépassement des quotas et des seuils de bandes passantes pouvant conduire à une surfacturation ;
- Un prix augmentant considérablement si l’activité de l’entreprise augmente aussi.
Pourquoi faire appel à un expert comptable ?
Si vous ne souhaitez pas utilisez de logiciel de comptabilité, vous pouvez toujours déléguer votre comptabilité et faire appel à expert comptable de proximité ou un expert comptable en ligne.
En effet, recourir à un expert-comptable en ligne présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Cet expert combiné au logiciel de comptabilité qu’il utilise permet à l’entrepreneur de gagner du temps. En effet, cet outil simplifie et facilite la gestion de la comptabilité de l’entreprise.
Par ailleurs, le logiciel permet de digitaliser et automatiser les tâches de comptabilité et de gestion.
De plus, ces logiciels sont, en général, assez simples d’utilisation et accessibles en ligne.
Quels sont les meilleurs logiciels de comptabilité ?
En tant qu’entrepreneur, vous avez le choix entre plusieurs types de logiciels de comptabilité selon les besoins et la taille de l’entreprise. Certains présentent des fonctionnalités gratuites quand d’autres sont payantes. Toutefois, il est généralement nécessaire d’opter pour les versions payantes afin de bénéficier des fonctionnalités les plus intéressantes.
Parmi ces logiciels, voici une liste non exhaustive d’outils regroupant un maximum de fonctionnalités :
- LegalPlace Pro ;
- Quickbooks ;
- Sage ;
- EBP ;
- Itool.
N°1 : LegalPlace Pro
LegalPlace a développé un logiciel de comptabilité qui rassemble l’intégralité des fonctionnalités proposées sur les différents logiciels préexistants. Notamment, cet outil permet de gérer automatiquement les tâches suivantes :
- Génération de facture ;
- Synchronisation bancaire ;
- Calendrier comptable ;
- Déclarations de TVA ;
- Gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques ;
- etc…
Adapté à toutes les formes juridiques, cet outil réunit toutes les fonctionnalités utiles en un seul logiciel.
N°2 : Quickbooks
Quickbooks est l’une des références en termes de comptabilité et de facturation pour les travailleurs indépendants, les TPE et les PME.
Ce logiciel vise à faciliter la comptabilité générale de ce type d’entreprises. L’entrepreneur peut donc y réaliser des tâches telles que :
- La création de devis, de factures, de bons de commande, d’avoirs, etc… ;
- Le suivi des paiements ;
- La catégorisation automatique des dépenses ;
- Le rapprochement et la traduction en écritures comptables des opérations réalisées ;
- L’accès au prévisionnel de trésorerie, etc…
N°3 : Sage
Sage propose un ensemble de solutions en comptabilité avec pour objectif de simplifier l’écriture et la gestion des finances. On distingue alors :
- Sage Business Cloud Compta et Facturation ;
- Sage 50 cloud Ciel Compta ;
- Sage 100 cloud Comptabilité.
Ces différentes offres permettent aux entrepreneurs d’accéder, entre autres, à des services de :
- Traitement comptable : la saisie des écritures est simplifiée et guidée, ajout de pièces jointes en images (factures, devis…), importation automatique des relevés bancaires, etc… ;
- Trésorerie : vue sur les prévisions et le budget ;
- Réalisation d’analyses poussées : tableaux, bilans, comptes de résultat préparatoires.
N°4 : EBP
EBP est un logiciel français qui vise à simplifier la gestion des finances. Contrairement à Quickbooks qui est assez ciblé, EBP s’adresse à tout type d’entreprise, quels que soient la forme juridique et l’effectif, mais également aux associations et aux établissements publics. Le public visé par cet outil est donc très large.
En outre, EBP compte parmi les logiciels les plus anciens dans les secteurs de la comptabilité et de la gestion.
De la même manière, ses fonctionnalités sont très diversifiées. Par exemple, on peut y faire du traitement comptable, de la trésorerie, de l’édition, des fiches de paie, la facturation, ou encore de la gestion de la relation client ou de la fiscalité.
Comme LegalPlace Pro, EBP est un véritable logiciel tout-en-un pour les entreprises.
N°5 : Itool
Itool est une filiale d’EBP. Il s’agit d’un logiciel de gestion comptable et commerciale. Comme Quickbooks, le logiciel Itool s’adresse essentiellement aux travailleurs indépendants et aux TPE et PME.
Le logiciel propose de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles :
- La gestion des comptes ;
- Les balances ;
- La saisie d’écriture ;
- La gestion des connexions ;
- L’exportation ;
- La gestion commerciale.
Comment bien choisir son logiciel de comptabilité ?
Pour bien choisir son logiciel de comptabilité, la structure en ayant besoin doit porter une attention toute particulière aux points suivants :
- Le statut juridique de l’entreprise a qui est destiné le logiciel ;
- Le taille de l’entreprise et son secteur d’activité ;
- Le type de logiciel de comptabilité en lui même ;
- Les fonctionnalités proposées ;
- Les besoins comptables de la structure ;
- Le rapport qualité/prix par rapport aux moyens dont dispose la structure ;
- Le stockage des données et la sécurité ;
- La maniabilité, l’ergonomie et l’accessibilité du logiciel.
Quel est le coût d’un logiciel de comptabilité ?
Il est difficile de donner un prix exact pour un logiciel de comptabilité, car ce dernier est variable selon chaque enseigne. Mais, il existe aussi des logiciels gratuits.
En effet, le coût d’un tel logiciel peut varier selon une multitude de paramètres. Par conséquent, plus des options supplémentaires seront souscrites et plus le prix augmentera.
De plus, plus la tâche comptable sera complexe et volumineuse à traiter et plus le prix aura vocation à augmenter aussi.
Le prix augmentera aussi s’il y a plusieurs personnes qui ont accès au logiciel simultanément.
Ainsi, il est possible de donner une fourchette ou une moyenne de prix pour un logiciel de comptabilité généralement aux alentours de 70€ par mois.
FAQ
Quels sont les logiciels de comptabilité gratuits ?
Il existe de nombreux logiciels gratuits permettant de tenir sa comptabilité. Pour les entrepreneurs ayant des notions en comptabilité et dont l'activité ne nécessite pas d'avoir un logiciel sophistiqué dans le domaine, Excel est une bonne alternative gratuite. Par ailleurs, il existe aussi des logiciels tels que Dolibarr, Wave, Prextra, Grisbi, etc...
Est-ce qu'un logiciel comptable est obligatoire ?
Les logiciels de comptabilité ne sont pas obligatoires. En revanche, ils sont fortement conseillés aux entreprises afin de gagner du temps, d'éviter les erreurs et de faciliter le dialogue avec l'administration.
Quels sont les différents types de logiciels de comptabilité ?
Il existe des logiciels de comptabilité généralistes, des logiciels pensés pour des activités spécifiques comme la restauration, des logiciels adaptés aux micro-entrepreneurs et à leur comptabilité simplifiée, ou encore des logiciels sur-mesure pour des activités avec des règles comptables très spécifiques.
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 18/10/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Bonne étude de base pour des besoins