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Le logiciel de facturation
Dernière mise à jour le 18/10/2024
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Le logiciel de facturation est devenu une solution indispensable pour tout chef d’entreprise. Son utilisation est nécessaire pour tenir une comptabilité informatisée. Il facilite également la gestion des encaissements dans le cadre du paiement d’une prestation de service. Dans certains cas, l’emploi de cet outil est rendu tacitement obligatoire en raison de la législation. Cependant, malgré cette contrainte, cette démarche sera bénéfique pour la structure.
Le logiciel de facturation : qu’est-ce que c’est ?
Cet outil a été principalement conçu pour émettre des factures conformes aux normes en vigueur. Il intègre de nombreuses fonctionnalités pour permettre à son utilisateur de créer, d’éditer et de gérer facilement ces documents. Néanmoins, il peut également servir pour la :
- Création de devis ;
- Gestion commerciale des activités.
Les logiciels actuels empruntent effectivement quelques fonctions des CRM classiques. De quoi aider un chef d’entreprise ou un auto-entrepreneur à évaluer la performance commerciale de son établissement.
Ce logiciel demeure aussi indispensable pour tenir une comptabilité informatisée. Sans cet outil, il est difficile de produire les pièces essentielles pour justifier chaque recette perçue par la structure. D’ailleurs, il ajoute automatiquement toutes les mentions obligatoires exigées par le fisc, ce qui évitera au principal concerné de nombreux désagréments en cas de contrôle fiscal.
Qui est concerné par le logiciel de facturation ?
Aucun texte législatif n’oblige expressément les entreprises ou les travailleurs indépendants à se doter d’un tel outil informatique. Les dispositions légales contraignent uniquement de nombreux acteurs à garder une trace des transactions opérées.
La réglementation donne la possibilité aux entrepreneurs et aux dirigeants de produire des factures en format papier. Pour cela, rien ne les empêche d’employer un :
- Simple tableur Excel ;
- Autre outil plus rudimentaire.
Cela dit, les logiciels de facturation perfectionnés se sont progressivement imposés sur le marché en raison de leur aspect pratique.
Toujours est-il que l’Article 222 de la loi Macron oblige les entreprises à se doter de moyens techniques et opérationnels pour la production de factures dématérialisées. Ce texte, qui donne le coup d’envoi de la facturation électronique, rend tacitement obligatoire l’utilisation d’un outil dédié à la facturation.
Il convient de savoir qu’une facture dématérialisée répond à de nombreuses normes particulières surtout en matière de :
- Signature électronique ;
- Horodatage.
L’entreprise en question doit apposer sur ces documents un marqueur qui la distingue des autres établissements. Pour répondre à cette nouvelle exigence, il faudra donc obligatoirement se munir d’un logiciel adapté émanant d’un éditeur certifié.
Hormis les impératifs en matière de dématérialisation des factures, les chefs d’entreprise ne doivent pas perdre de vue les dispositions prises par l’administration fiscale pour lutter contre les fraudes à la TVA. En effet, depuis 2018, les structures soumises à la TVA sont tenues de se doter d’un logiciel de caisse homologué.
Certes, cette mesure concerne les outils employés à la caisse. Toutefois, il est courant que le logiciel employé pour la facturation assure ce rôle. Dans ce contexte, les dirigeants, de la même manière que les commerçants, doivent bien choisir cet outil informatique pour éviter toute sanction. En temps normal, l’éditeur leur fournit un certificat qui prouvera que l’utilitaire est agréé. Si le requérant n’est pas en mesure de présenter ce certificat lors d’un contrôle, il s’expose à une amende de 7 500 euros.
Quels sont ses avantages et ses limites ?
Le logiciel de facturation est un outil stratégique au sein d’une entreprise. En plus de livrer des pistes d’audits, il simplifie la gestion de l’entreprise, quelle que soit la forme juridique et permet de se conformer à la réglementation. Néanmoins, son utilisation s’accompagne également de quelques contraintes puisqu’il faudra remplir les exigences de l’administration fiscale.
Avantages
Comme cité précédemment, ce logiciel doit son succès à sa praticité. Il facilite grandement la production des factures et d’autres documents, ce qui permet au dirigeant de se consacrer à des tâches plus importantes, dont la prospection.
Les outils les plus récents permettent de créer et d’envoyer une facture en un clic. Parallèlement, ils intègrent des options pensées pour automatiser certaines opérations liées à la facturation. Si l’utilisateur doit facturer périodiquement les services fournis à un client, le logiciel s’en occupera automatiquement, ce qui réduit considérablement la durée d’attente pour chaque paiement.
Les modèles les plus récents embarquent également un système de notification. Ils alertent l’utilisateur lorsque le destinataire a consulté le fichier ou quand il s’acquitte de la somme due. Cette fonction optimise le suivi des paiements et peut aider l’entreprise à mieux gérer sa trésorerie. D’ailleurs, le dirigeant ou le comptable pourra visualiser les factures en attente de paiement depuis une interface dédiée. Ils recevront également une alerte en cas d’impayé dès lors que la date de paiement arrive à échéance. En prenant les dispositions adéquates, la structure est même en mesure d’optimiser les opérations de recouvrement.
L’utilisation d’un logiciel permet également d’intégrer des solutions de facturation et de paiement à l’air du temps. À l’heure où la numérisation des activités devient un enjeu de taille, se munir d’outils performants constitue un avantage concurrentiel. En matière de facturation, l’entreprise peut surtout émettre des factures et des devis dématérialisés. Le recours à la dématérialisation contribuera à maintenir de bonnes relations avec ses clients. Ces derniers sauront rapidement le prix des prestations ou des produits proposés. Pour l’établissement en question, cette solution donne la possibilité de gagner du temps et parfois de s’affranchir des incertitudes surtout lorsqu’il faut envoyer un devis.
Limites
Implémenter un logiciel de facturation à son système d’information est souvent un vrai parcours du combattant. Dans la majorité des cas, il faudra adapter cet outil à l’infrastructure informatique de la structure. Cela implique souvent un véritable travail de développement. Pour remédier à cela, certains éditeurs permettent aux utilisateurs d’effectuer un paramétrage poussé. Ici encore, plusieurs problématiques peuvent survenir et la société aura intérêt à louer les services d’un technicien qualifié. Un choix qui alourdira les charges liées à l’intégration de cet utilitaire. Pourtant, il faut prendre toutes les dispositions nécessaires pour garantir l’interopérabilité des outils employés par l’entreprise.
Il faut également s’attendre à de telles difficultés lorsque l’on compte changer d’outil pour la facturation. Avant de régler les problèmes techniques liés à l’implémentation du logiciel, il est aussi nécessaire de trouver un moyen pour récolter les données déjà stockées. Celles-ci devront ensuite être intégrées au nouvel utilitaire pour :
- Constituer une base de données des clients ;
- Archiver les factures déjà émises.
Dans la majorité des cas, cette opération sera particulièrement fastidieuse.
C’est pourquoi il est crucial de bien choisir ce type d’outil pour ne rien laisser au hasard et se prémunir contre de tels désagréments.
Quels sont les programmes qu’il convient de connaître ?
Les intéressés trouveront sur le marché une grande variété de logiciels de ce type. Toutefois, quelques-uns d’entre eux se démarquent parce qu’ils sont largement employés. Dans cette catégorie, on distingue les solutions proposées par EBP, un éditeur connu de la plupart des chefs d’entreprise ou bien Henrri. Ce second outil a l’avantage d’être accessible en ligne.
Toujours est-il que choisir un logiciel de facturation n’est pas une mince affaire. Pour ne rien laisser au hasard, il convient de prendre en compte :
- Son volume d’affaires ;
- Le nombre de clients ;
- Les besoins spécifiques de l’établissement ;
- Les ressources disponibles.
FAQ
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?
Aucune loi n’oblige les chefs d’entreprise ou les travailleurs indépendants à se servir d’un logiciel de facturation. Les autorités compétentes exigent uniquement que les entreprises et les micro-entreprises gardent une trace des transactions effectuées. Les factures sont alors utilisées en tant que justificatifs.
Cependant, l’heure où la dématérialisation gagne du terrain dans le secteur privé, se doter d’un outil informatique pour la facturation semble indispensable. Cela contribue à optimiser la gestion de la structure.
Quel est le meilleur logiciel de facturation ?
Certes, tous les logiciels de facturation ne se valent pas. Toutefois, difficile de dire lequel est le meilleur étant donné que chaque entreprise et chaque professionnel a des attentes différentes. Il convient alors de prendre en compte ses besoins réels avant de faire un choix quelconque. À cette occasion, le principal concerné doit surtout se pencher sur les contraintes propres à ses activités. Dans tous les cas, certains outils à l’exemple d’Henrri ou de Sellsy se démarquent sur le marché.
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel de facturation ?
Ces outils servent principalement à créer et à éditer les factures. Ils donnent aussi les moyens de préciser la date butoir de règlement, ce qui permet de réagir rapidement en cas d’impayés puisque l’utilisateur recevra une notification.
Un logiciel de facturation dispose également d’autres fonctionnalités utiles telles que la :
- Création et l’édition de devis ;
- Archivage automatique des documents ;
- Automatisation de certaines tâches liées à la facturation.
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 18/10/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
bonjour le veux télécharger le logiciel comptable sur la facturation et j’ai besion de votre aide svp.
Bonjour,
Pouvez-vous nous préciser comment nous pouvons vous aider ?
En vous souhaitant une belle journée.
L’équipe LegalPlace