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Quel logiciel choisir pour une micro-entreprise ?
Dernière mise à jour le 16/08/2023
L’utilisation d’un logiciel pour gérer une micro-entreprise peut s’avérer utile car cela facilite la gestion des contraintes comptables et administratives. De plus, cela permet de bénéficier d’un gain de temps non négligeable.
Cet outil automatise la gestion de la structure et permet à l’auto-entrepreneur de se concentrer efficacement sur son activité et de se simplifier la vie au quotidien.
Comment utiliser des logiciels pour bien gérer sa micro-entreprise ?
La gestion de la micro-entreprise peut s’effectuer en toute simplicité à l’aide de logiciels. Il suffit de choisir ceux qui conviennent le mieux à ses besoins et qui permettent de simplifier la gestion de l’activité.
Il existe des logiciels pour améliorer :
- la productivité ;
- la relation client ;
- l’efficacité commerciale ;
- etc…
À titre d’exemple, utiliser un logiciel de comptabilité permet de réduire au maximum la saisie comptable. Il remplit de manière automatique les livres d’achats et de recettes de l’entreprise.
Quels sont les logiciels indispensables à une micro-entreprise ?
Pour mieux piloter une activité, plusieurs logiciels peuvent être utilisés. Le logiciel de facturation compte parmi les principaux outils dont la micro-entreprise a besoin. Dans la liste, on retrouve également ceux utilisés pour la :
- comptabilité ;
- gestion ;
- productivité de l’auto-entrepreneur ;
- communication.
Logiciel de comptabilité
Malgré son caractère allégé, la comptabilité de la micro-entreprise doit respecter certaines contraintes. Pour cela il est nécessaire de se doter d’un logiciel de comptabilité qui pourra :
- éditer les factures de l’auto-entrepreneur ;
- effectuer des devis aux normes ;
- relancer les impayés ;
- mettre à jour le tableau de bord de gestion et catégoriser les opérations
Pour rappel, le micro-entrepreneur est tenu d’émettre une facture à chaque prestation effectuée. Grâce à ces fonctionnalités, le logiciel de comptabilité permettra à l’auto-entrepreneur de simplifier et optimiser la gestion comptable de son auto-entreprise.
C’est le cas par exemple du logiciel de comptabilité LP Pro qui rassemble l’intégralité des fonctionnalités proposées sur les différents logiciels. Grâce à ce logiciel, la saisie manuelle des opérations est évitée, occasionnant un réel gain de temps et réduisant très largement la marge d’erreur.
De plus, les clients peuvent consulter à n’importe quel moment et de n’importe où, les indicateurs clés de leur comptabilité ainsi que la situation comptable globale de la structure.
Logiciel de gestion
Cet outil de gestion permet de piloter et de suivre en temps réel l’activité du micro-entrepreneur. Il réduit ainsi considérablement sa charge de travail. En utilisant ce logiciel, les informations importantes de l’entreprise peuvent être retrouvées rapidement en quelques clics :
- le CA ou chiffre d’affaires ;
- la trésorerie disponible ;
- les charges à payer ;
- la rentabilité de l’activité ;
- etc…
Outils de productivité de l’auto-entrepreneur
Les outils de productivité permettent à l’auto-entrepreneur de mieux gérer ses ressources numériques, notamment la :
- création de fichiers PDF : il pourra également y insérer une signature électronique et les chiffrer afin d’empêcher leur modification. C’est un outil très utile au quotidien, en particulier pour l’édition de factures pour l’auto-entreprise ;
- compression de fichiers : dans le cadre de son activité, le micro-entrepreneur peut être amené à transférer des fichiers volumineux à ses clients ou partenaires. Cet outil lui permettra de compresser et décompresser les fichiers afin de réduire leur taille ;
- sauvegarde de fichiers : concerne la sauvegarde automatique de ses données et de tous les fichiers importants afin de ne pas les perdre ;
- traduction automatique : l’auto-entrepreneur peut être amené à travailler avec des clients étrangers. Par conséquent, il peut lui être utile d’avoir un outil lui permettant de traduire et de communiquer aisément avec ces derniers.
Outils de communication de l’auto-entreprise
La communication d’entreprise a pour but de promouvoir l’image et les valeurs de l’entreprise auprès de ses différents publics. Elle s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise et doit être cohérente avec son identité.
Pour cela, l’auto-entrepreneur doit se doter d’outils efficaces pour optimiser sa communication. Il existe par exemple des logiciels, pour :
- créer des visuels : pour créer des logos, une infographie, une illustration ou des flyers ;
- animer les différentes pages en ligne de l’entreprise ;
- réaliser un marketing relationnel : en créant des campagnes marketing, en envoyant des newsletters aux clients abonnés et des mails de relances etc..
Que faire avant de choisir un logiciel pour sa micro-entreprise ?
Avant de choisir un logiciel pour micro-entreprise, il est important de définir en amont son budget et de déterminer ses divers besoins.
L’idéal serait de se procurer un outil qui couvre les besoins essentiels de l’entreprise en matière de :
- gestion de stocks ;
- suivi des encaissements ;
- établissement de la facturation et des devis ;
- génération du registre des achats ;
- génération du livre des recettes ;
- édition de tableaux de bord.
Définir les besoins de la micro-entreprise
S’il exerce une activité de production ou de négoce, le micro-entrepreneur est parfois tenu d’anticiper des commandes en rupture de stock. Un logiciel spécifique peut assurer le suivi. Néanmoins, dans tous les cas, il est nécessaire de se servir d’un outil de facturation. Avant de faire un choix, il est recommandé de se renseigner sur son coût et ses fonctionnalités.
Les besoins en matière de formalisme doivent également être pris en compte. Parmi ceux-ci, on distingue la génération des registres obligatoires. L’idéal serait que le logiciel propose cette fonction. D’autre part, certains secteurs d’activité peuvent nécessiter le recours à des outils spécialisés tels que les « solutions métiers ». C’est par exemple le cas de celui du bâtiment.
Déterminer en amont le budget
Avant de choisir un logiciel pour micro-entreprise, il est aussi essentiel de définir en amont le budget, c’est-à-dire la somme à débourser pour l’acquisition du logiciel.
Pour ce faire, le micro-entrepreneur peut donc :
- réaliser des rapports qualité/prix ;
- effectuer des estimations ;
- tester des logiciels ;
- sélectionner certaines solutions plutôt que d’autres.
Pour choisir le meilleur logiciel sans dépenser au préalable, le micro-entrepreneur peut choisir des versions d’essai gratuites non limitées en termes de fonctionnalités et utilisables pendant un certain temps.
Comment choisir un logiciel pour sa micro-entreprise ?
Le logiciel pour micro-entreprise se choisit selon les besoins de l’entreprise. Avant tout, il convient alors de s’informer sur ses obligations comptables et fiscales. D’autre part, il est généralement préférable d’opter pour un outil tout-en-un, permettant à la fois de :
- tenir la comptabilité ;
- créer les devis et factures ;
- gérer le fichier clients ;
- être à jour sur les obligations fiscales.
Un bon logiciel pour micro-entreprise se veut également :
- intuitif et simple ;
- adapté à tous les supports (tablette, smartphone ou ordinateur).
S’informer sur ses obligations fiscales
Le micro-entrepreneur n’a pas à effectuer une quelconque déclaration de résultats ou annexe. Il a tout simplement l’obligation de déclarer ses recettes. Les impôts et les cotisations sociales seront calculés sur la base de la déclaration.
S’informer sur les obligations comptables
Le micro-entrepreneur n’est pas tenu d’enregistrer ses opérations comptables dans des journaux spéciaux comme doivent le faire les entreprises individuelles et les sociétés commerciales. Il n’a pas non plus à tenir une comptabilité de trésorerie.
FAQ
Pourquoi choisir de créer une micro-entreprise ?
En principe, le micro-entrepreneur n’engage que peu de dépenses pour exercer son activité. Les bénéfices réalisés sont donc naturellement importants alors que le régime profite d’un certain avantage au niveau de l’imposition des bénéfices professionnels et des cotisations sociales.
Comment faire une facture en tant que micro-entrepreneur ?
Dans la facture doivent figurer les services rendus. Le micro-entrepreneur doit décrire toutes les prestations réalisées et tous les biens vendus. Dans ce document, on retrouve également : • la quantité échangée ; • le prix unitaire hors taxes ; • le prix total hors taxes (dans le cas où plusieurs biens de même nature seraient vendus).
Quel logiciel gratuit pour micro-entrepreneur ?
De nombreux logiciels peuvent aider le micro-entrepreneur. On peut par exemple citer les logiciels : • LP Pro ; • Asana ; • Trello ; • etc… Comme logiciel de facturation, myAE permet de : • Gérer les devis et factures ; • Suivre l’évolution de CA de l’entreprise ; • Consulter l’ensemble de l’activité.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 16/08/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris