Note de frais sous le statut d’auto-entrepreneur

Sous le statut auto-entrepreneur, il est impossible d’émettre de note de frais. En effet, dans le cadre du régime de la micro-entreprise, le principe est le suivant : les frais professionnels inhérents à l’exercice de l’activité ne peuvent être déduits du chiffre d’affaires. L’explication tient au fait que l’auto-entreprise est soumise au régime micro-fiscal. Toutefois, et sous certaines conditions, l’entrepreneur peut obtenir le remboursement des dépenses professionnelles engagées pour le compte de ses clients : les frais de débours.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Un chef d’entreprise, ou ses salariés s’il en a, peuvent être amenés à effectuer des dépenses nécessaires au fonctionnement de son entreprise et directement liées à l’exercice de l’activité professionnelle. En principe, l’entrepreneur peut légitimement obtenir le remboursement des frais engagés pour le compte de sa structure. Pour ce faire, il doit établir une note de frais.

Une note de frais est un document par lequel le dirigeant consigne toutes les dépenses effectuées à titre personnel pour les besoins de l’activité de l’entreprise. Il peut s’agir :

• Des frais engagés pour l’achat de matériel ou d’équipement ;
• Des frais liés à l’achat d’outils informatiques ou de communication (ordinateur, téléphone, abonnement téléphonique…) ;
• Des frais de déplacement (indemnités kilométriques, péages, stationnements et parking, billets de train, d’avion, de bateau, etc.) ;
• Des frais de repas et d’hébergement (repas personnels lors des déplacements professionnels, repas d’affaires avec des clients ou des prospects, hôtels, etc.).

Pour obtenir le remboursement de ces dépenses, le chef d’entreprise établit une note de frais à laquelle il joint tous les documents justificatifs. Ces derniers doivent prendre la forme d’une facture ou d’un reçu papier ou dématérialisé sur lequel est mentionné : l’identité du commerçant/fournisseur, la date, le montant de l’achat, le descriptif de la dépense, et la TVA, le cas échéant.

Pour résumer, les frais professionnels sont remboursés à condition que :

• Les frais soient engagés à des fins professionnelles, dans l’intérêt de l’entreprise ;
• Une note de frais soit établie ;
• Toutes les dépenses soient justifiées par des factures, reçus ou encore récupérés de paiement.

L’auto-entrepreneur peut-il obtenir le remboursement de ses notes de frais ?

Le principe est simple : l’auto-entrepreneur ne peut pas émettre de notes de frais et obtenir le remboursement des dépenses effectuées dans l’intérêt de sa micro-entreprise. Ainsi, il ne peut pas se faire rembourser les frais engagés pour l’achat d’un nouvel ordinateur ou d’un véhicule professionnel. Il ne peut pas non plus établir de note de frais au titre des dépenses de déplacement et de restauration réalisées pour rencontrer un client. En effet, ses frais professionnels ne sont pas déductibles de son chiffre d’affaires. C’est l’un des inconvénients majeurs du régime de la micro-entreprise.

Toutefois, et par tempérament à ce principe, l’auto-entrepreneur peut obtenir le remboursement des dépenses effectuées au nom et pour le compte de ses clients dans le cadre d’une prestation. On parle alors de frais de débours. En vertu de la loi, ce sont les seuls frais dont le micro-entrepreneur est en droit d’obtenir le remboursement.

Note de frais sous le régime auto-entrepreneur : pourquoi est-ce impossible ?

Introduit en 2009 dans le paysage juridique français, le statut auto-entrepreneur présente des caractéristiques particulières qui en font une forme juridique à part entière. Très populaire auprès des entrepreneurs, il se caractérise par son accessibilité et par la simplicité de ses formalités de création et de gestion. Il est généralement choisi par les personnes qui souhaitent entreprendre tout en limitant les risques ou qui désirent compléter leurs revenus (salariés, fonctionnaires…) ou leur retraite.

L’une des spécificités de la micro-entreprise réside notamment dans son régime fiscal : l’auto-entrepreneur est soumis à un régime micro-fiscal. À ce titre, il bénéficie d’une fiscalité et d’une comptabilité allégées. Ce régime s’applique dès lors que les plafonds légaux de chiffre d’affaires sont respectés :

• 188 700 € pour les activités de commerce et de fourniture de logement ;
• 77 700 € pour les activités de prestations de services.

Le régime micro-fiscal est le régime classique qui s’applique automatiquement, sauf option pour le régime du versement libératoire. Dans le cadre de ce régime, l’auto-entrepreneur indique le montant annuel de son chiffre d’affaires dans la déclaration complémentaire de revenu (n°2042-C Pro). L’administration fiscale calcule ensuite le montant des bénéfices imposables, après application d’un abattement forfaitaire qui intègre les frais professionnels supportés par le micro-entrepreneur dans l’exploitation de son activité (frais de déplacement, charges liées à la location d’un local professionnel, etc.). Le taux varie selon la nature de l’activité exercée :

• 71% du CA pour les activités de commerce et de fourniture de logement ;
• 50% du CA pour les autres activités relevant du régime des bénéfices commerciaux et industriels (BIC) ;
• 34% du CA pour les activités libérales relevant du régime des bénéfices non commerciaux (BNC).

En tout état de cause, l’auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d’affaires ou sur ses recettes, et non sur son résultat. Par conséquent, il ne peut déduire aucun frais réel de son chiffre d’affaires. Au contraire, dans le cadre d’une société (SASU), les dépenses engagées par l’associé unique au titre de son activité sont déductibles de son résultat. Ainsi, le Président d’une SASU peut émettre des notes de frais pour obtenir le remboursement des frais de restauration ou encore des frais générés par ses déplacements professionnels.

Si l’activité exercée par l’auto-entrepreneur occasionne des charges importantes, supérieures aux taux d’abattement prévus par la loi, il doit envisager d’opter pour le régime d’imposition réel.

Quels sont les frais que l’auto-entrepreneur peut se faire rembourser ?

Si la loi ne permet pas à l’auto-entrepreneur d’établir des notes de frais réels, elle l’autorise toutefois à obtenir le remboursement des frais de débours. Le micro-entrepreneur est en effet en droit de se faire rembourser les frais qu’il engage au nom et pour le compte de ses clients.

Les frais de débours

Notion méconnue par les auto-entrepreneurs, les frais de débours se définissent comme les dépenses engagées par l’entrepreneur au nom et pour le compte de son client. Il s’agit d’une somme qui est avancée pour le client et qui est nécessaire à l’exécution de la prestation de service ou à la vente de la marchandise. La micro-entreprise règle la facture mais celle-ci est établie au nom du client.

En pratique, les frais de débours peuvent correspondre :

• Aux frais de port pour l’envoi de la marchandise ;
• À l’achat de matières premières pour le compte du client (pots de peinture par exemple) ;
• À des frais de déplacement pour le compte du client.

À titre d’exemple, un carreleur intervient chez un client pour poser du carrelage. L’achat du carrelage constitue un frais de débours dans la mesure où il est effectué pour le compte du client.

La distinction entre les frais de débours et les frais réels

Il est important de bien différencier les frais de débours et les frais réels. Ces derniers, aussi appelés frais professionnels, correspondent aux dépenses engagées par l’auto-entrepreneur pour les besoins de son activité : l’achat de matériel ou d’équipement, les frais de déplacements professionnels, les frais de repas, etc. Ces frais ne sont pas déductibles du chiffre d’affaires et restent à la charge du micro-entrepreneur.

Les frais de débours ne sont pas des dépenses engagées par l’entrepreneur dans l’intérêt de son entreprise. Ce sont des frais avancés au nom et pour le compte de son client, dans le cadre d’une prestation de service ou de la vente d’un bien. Ils ne sont pas à la charge de l’auto-entrepreneur qui est en droit de les refacturer à son client.

Le remboursement des frais de débours

Pour obtenir le remboursement des frais de débours, l’auto-entrepreneur doit respecter les conditions suivantes :

• Obtenir un accord écrit du client : l’auto-entrepreneur et le client doivent formaliser leur accord par un écrit qui précise la nature de l’achat réalisé et son montant. Ce contrat est essentiel pour prouver l’obligation de remboursement du client, notamment en cas de contestation de la part de ce dernier ;
• Établir la facture au nom du client : la facture doit impérativement être rédigée au nom et pour le compte du client. Elle doit mentionner ses coordonnées et le montant précis convenu entre les parties. Cela permet à l’auto-entrepreneur de se libérer des charges qui y sont liées ;
• Conserver les factures et les justificatifs : il est important de conserver la facture des frais de débours ainsi que tous les justificatifs (ticket de caisse, récépissé de paiement…). Elle permet à l’auto-entrepreneur de se prémunir contre un risque de litige et d’être en règle en cas de contrôle de l’administration fiscale.

L’intérêt des frais de débours pour l’auto-entrepreneur

Les frais de débours ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur. En effet, l’article 267 du Code général des impôts dispose que “les sommes remboursées aux intermédiaires qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants” ne sont pas comprises dans la base d’imposition. D’une part, cela limite le risque pour ce dernier de sortir du régime de la micro-entreprise parce que son CA dépasserait les seuils fixés par la loi. D’autre part, cela lui permet de ne pas avoir à payer des cotisations sociales et un impôt qui seraient trop élevés.

Pour conclure, l’auto-entrepreneur ne peut pas établir de notes de frais pour obtenir le remboursement des frais professionnels engagés dans l’intérêt de sa micro-entreprise. Cela est en effet rendu impossible par le régime micro-fiscal auquel ce dernier est soumis. Pour autant, le micro-entrepreneur est en droit d’obtenir le remboursement de certaines dépenses professionnelles, dès lors qu’elles sont effectuées au nom et pour le compte du client et que les conditions sont respectées.

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