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Rédiger une politique de confidentialité conforme au RGPD
Dernière mise à jour le 06/07/2022
La politique de confidentialité est un élément clé permettant de respecter le RGPD. En effet, face à l’importance grandissante du recueil des données personnelles, il est devenu primordial de sécuriser ces informations via une politique de protection cohérente.
C’est pourquoi, le RGPD a été adoptée au sein de l’Union européenne afin de sécuriser les données collectées et exploitées par les sites Internet.
Politique de confidentialité : de quoi s’agit-il ?
La politique de confidentialité est un document expliquant en détail les modalités de traitement des données personnelles dans le cadre d’une relation commerciale.
Ainsi, cela concerne les opérations de traitement de données telles que :
- la collecte,
- le classement,
- le traitement,
- la publication et la suppression des données.
La politique de confidentialité doit être conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Celui-ci trouve son application au sein de la loi “Informatique et libertés”. Ainsi, la politique de confidentialité a pour but de garantir une information concise, transparente et compréhensible aux clients.
Elle permet donc aux personnes concernées de :
- connaître les raisons de la collecte d’information personnelle ;
- s’informer sur les procédés de traitement appliqués à leurs données ;
- vérifier la sécurité de leurs données sensibles ;
- faciliter l’exercice de leurs droits.
Quelles données sont concernées ?
Les données concernées par les dispositions relatives à la politique de confidentialité sont les données personnelles. Celles-ci se définissent par des informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.
Toutefois, les dispositions du RGPD ne concernent pas les données personnelles ne permettant pas d’identifier la personne concernée. Il peut ainsi s’agir :
- des informations du plug-in du navigateur ;
- du fuseau horaire local ;
- du navigateur utilisé ;
- de l’historique de navigation et la fréquence d’utilisation d’un certain site ;
- du dispositif utilisé ;
- ainsi que de la préférence de langue.
Qui doit s’y conformer ?
Il peut être difficile de déterminer qui est concerné par le RGPD. Toutefois, la politique de confidentialité est imposée à tout organisme qui collecte et manipule des données à caractère personnel. En effet, dans le cadre du RGPD, les sociétés, sites web, associations et sous-traitants qui collectent et traitent des données personnelles européennes doivent se conformer à ces dispositions.
Pourquoi établir une politique de confidentialité conforme au RGPD ?
La politique de confidentialité permet aux entreprises de se mettre en conformité avec le RGPD. Il est toutefois utile de déterminer les situations dans lesquelles la rédaction d’une politique de confidentialité est requise.
Dans quel cas établir une politique de confidentialité ?
Dans le cadre de l’application du RGPD, la politique de confidentialité doit être établie lorsque :
- les données à caractère personnel sont collectées directement auprès de leur propriétaire. La collecte s’effectue via des formulaires, des contrats, des documents d’ouverture d’un compte bancaire ou encore un achat en ligne.
- les renseignements sont recueillis via des dispositifs d’observation de l’activité des personnes. Il peut s’agir de vidéosurveillance, d’analyse de la navigation sur Internet et toute autre technologie de ce type.
- les informations personnelles ne sont pas directement fournies par le propriétaire des informations, mais collectées via la base de données d’un partenaire commercial, d’un data brokers ou d’une source ouverte à tout public.
À quel moment établir une politique de confidentialité ?
Le recueil des données sans donner les informations nécessaires concernant le traitement qui s’ensuit est punissable par la loi. Ainsi, une politique de confidentialité doit être établie dès que la société ou le site web envisage de collecter de manière directe ou indirecte les données personnelles de ses clients ou utilisateurs.
Par ailleurs, les organismes qui ne se conforment pas aux dispositions de la RGPD encourent des sanctions, notamment des amendes qui peuvent aller jusqu’à 4% de leur chiffre d’affaires global.
En outre, l’organisme qui manipule les données personnelles doit informer la personne concernée en cas de modification dans le cadre d’un événement particulier. Ainsi, toute modification doit être notifiée au propriétaire des informations, aussi infime soit-elle.
Que doit contenir une politique de confidentialité conforme au RGPD ?
En théorie, le responsable de traitement des données est tenu d’informer les utilisateurs et les clients de la collecte et de la protection de leurs données. Cela doit se faire suivant les règles imposées par le RGPD.
Les informations obligatoires
Pour être conforme au RGPD, cette déclaration doit contenir :
- l’identité et les coordonnées de l’organisme et du responsable du traitement de données ;
- le but de la collecte ;
- les bases légales : elles donnent droit à l’organisme de collecter et de traiter les renseignements personnels de l’utilisateur (contrat, consentement de la personne concernée…) ;
- le caractère obligatoire ou facultatif de la collecte des données ;
- les catégories de destinataires des données : toutes les personnes et organismes qui ont besoin d’accéder aux données (responsables informatiques, sous-traitants, associations…) ;
- le délai de conservation des données et les conditions de suppression ;
- le droit des personnes concernées, notamment le droit d’accès, de modification, de suppression et de portabilité des données ;
- les coordonnées du délégué à la protection des données (DPO RGPD) ;
- les droits de réclamation auprès de la CNIL.
En cas de collecte indirecte, la déclaration de protection doit également contenir la catégorie des données recueillies et les sources utilisées pour la récupération.
Les informations facultatives variant suivant la situation
Outre les mentions obligatoires, la déclaration de politique de confidentialité doit aussi contenir quelques informations selon les cas.
En premier lieu, si le traitement des données est basé sur l’intérêt légitime, le document doit relater le contenu de cet intérêt. Il doit par exemple définir les dispositifs établis pour prévenir les fraudes.
Par ailleurs, si les données sont transférées dans un pays hors de l’UE, la politique de confidentialité doit détailler l’existence et les modalités ainsi que les garanties relatives à ce transfert. Elle doit également mentionner la possibilité de consultation des données par l’organisme situé hors de l’UE.
De plus, si l’organisme procède au profilage, il s’avère utile d’émettre les informations nécessaires pour la compréhension de l’algorithme et des conséquences.
Règles générales de la rédaction de la politique de confidentialité
La rédaction de la politique de confidentialité doit se conformer aux règles imposées par le RGPD. Ainsi, les informations doivent être fournies de façon concise, compréhensible et transparente. Afin de vous aider dans l’établissement de votre déclaration, voici quelques conseils :
- Rédigez les textes de manière simple et compréhensible par le grand public. Utilisez des mots simples en évitant les termes juridiques et techniques.
- Formulez les informations suivant le public ciblé.
- Les informations doivent aussi être communiquées de manière concise, succincte et efficace pour faciliter la compréhension.
- L’organisme doit aussi assurer la facilité d’accès aux informations concernant la politique de confidentialité. Les utilisateurs ne doivent pas avoir à chercher pour trouver les informations qui lui sont nécessaires.
Exemples de mentions d’information
Les mentions d’informations contenues dans la politique de confidentialité varient d’un cas à l’autre. Toutefois, certaines sont obligatoires dans cette déclaration. L’affichage de ces informations est nécessaire afin de garantir la transparence des traitements et la traçabilité des opérations effectuées. En voici quelques exemples :
- Les données de contact des représentants de l’organisme responsable du traitement ou du sous-traitant. En plus du nom, l’adresse postale et électronique et le numéro de téléphone du représentant doivent être mentionnés. Exemple : « La société A est une entreprise basée en France et qui s’occupe des activités… ».
- Le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données.
- La finalité du traitement et base juridique. Exemple « Vos données sont collectées pour.. ».
- Les destinataires. Exemple : « la manipulation de ces documents est exclusivement réservée à… ».
- La durée de conservation ou les critères pour la déterminer. Exemple : « elles seront conservées pendant… ».
- Le droit des personnes. Exemple : « vous disposez d’un droit de…. ».
- Les catégories des données indirectement collectées. Exemple : Les renseignements ainsi recueillis sont vos données d’identification, l’intitulé de votre poste et vos coordonnées professionnels.
- La source des données indirectement collectées.
Modèle de politique de confidentialité (conforme RGPD)
Pour que la politique de confidentialité soit conforme au RGPD, elle doit être rédigée suivant des règles particulières. En pratique, le document doit contenir des mentions minimales. Cela peut se faire sur un seul bloc directement sur le support de collecte (sur le formulaire par exemple) ou être divisé en deux sections sur deux supports distincts. Voici deux modèles gratuits de politique de confidentialité conformes au RGPD.
Télécharger notre modèle de politique de confidentialité RGPD (gratuit)
FAQ
Qu’est-ce qu’une politique de confidentialité ?
La politique de confidentialité est un document expliquant en détail les modalités de traitement des données personnelles dans le cadre d'une relation commerciale. Celle-ci doit être impérativement conforme au RGPD. Elle permet ainsi de garantir une information concise, transparente et compréhensible aux clients.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une politique de confidentialité ?
Plusieurs informations doivent figurer au sein de la politique de confidentialité. Ainsi, les sociétés doivent veiller à insérer des mentions telles que l’identité et les coordonnées de l’organisme et du responsable du traitement de données, le but de la collecte et sa base légale.
Comment rédiger une politique de confidentialité ?
Les informations de la politique de confidentialité doivent être fournies de façon concise, compréhensible et transparente. Il est ainsi conseillé de rédiger les textes de manière simple et compréhensible par le grand public. Par ailleurs, l’organisme doit aussi assurer la facilité d’accès aux informations concernant la politique de confidentialité.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 06/07/2022
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
mrc bcp
comment ça se passe le RGPD quand on est établi hors de l’UE mais que notre site est destiné a un publique de l’UE?
Peut-on rédiger une politique RGPD pour une marque qui regroupe plusieurs entreprises ?
Bonjour,
En pratique, il est conseillé d’avoir une politique propre à chaque entreprise au regard de la nature de son activité et des besoins en la matière.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour
Quelle est la difference entre la politique de confidentialité et la politique de protection des données?
merci
Bonjour, La différence entre la politique de confidentialité et la politique de protection des données réside dans leur portée et leur objectif. La politique de confidentialité est un document qui expose la manière dont une entreprise collecte, utilise, stocke et protège les données personnelles des utilisateurs ou des clients. Elle sert à garantir la confidentialité et la sécurité des informations personnelles des utilisateurs. Quant à la politique de protection des données, c’est un ensemble de mesures et de procédures mises en place par une entreprise pour assurer la conformité avec les lois et réglementations sur la protection des données, telles… Lire la suite »
Bonjour, je vais collecter des données personnel via les réseaux à des fins de prospection, je ne possède pas de site internet. comment créer et diffuser les règles de confidentialités ?
Bonjour,
Le modèle proposer par votre service, est il possible de simplement modifié certaine information et le mettre directement en ligne sur un site internet, (en mentionnant votre site bien évidement) ??