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Les registres obligatoires pour une EURL
Dernière mise à jour le 15/11/2024
Les registres obligatoires pour une EURL désignent les documents que l’entreprise est tenue d’établir et de conserver. Parmi eux, on peut citer le registre des décisions de l’associé unique ainsi que le registre du personnel ou du CSE.
L’organisation se doit de les mettre à jour dans le respect des réglementations qui régissent chacun d’eux. Mais les obligations diffèrent selon le registre dont il est question. Certains sont exigés de toutes les entreprises, indépendamment de leur secteur d’activité. D’autres sont requis dans des domaines précis. La présence ou non d’un salarié change aussi les règles qui s’imposent.
Quels registres obligatoires pour une EURL ?
De la même manière que pour les SASU, l’EURL doit respecter différentes obligations administratives lors de sa constitution ou au cours de sa vie. La tenue de certains registres en fait partie. Les législations en vigueur demandent notamment d’établir trois types de documents.
Registre des décisions de l’associé unique
Une EURL est une société à responsabilité composée d’un seul associé. Celui-ci détient le pouvoir de décisions et se trouve être le seul à pouvoir approuver les opérations menées au sein de l’entreprise, que ces dernières concernent :
- Les comptes ;
- Les modalités de gestion de la structure ;
- La dissolution de l’entreprise.
Les décisions sont ainsi prises de façon unilatérale. Chacune d’elles sera retranscrite dans un procès-verbal qui doit apparaître dans le registre des décisions de l’associé unique. Le document peut être édité en format papier ou en version électronique. L’horodatage et la signature permettent de lui conférer une valeur légale. Il faut aussi le faire coter et parapher par un organe juridique compétent :
- Greffe du Tribunal de commerce auquel l’EURL est rattachée ;
- Tribunal judiciaire ;
- Mairie de la commune où se trouve le siège social.
Registre des bénéficiaires effectifs
Ce document met en avant les informations concernant la personne qui détient le pouvoir de contrôle sur la société, autrement dit, celle qui possède plus de 25 % du capital ou qui bénéficie des droits de vote.
Pour une EURL, il s’agit de l’associé unique, détenteur de l’intégralité du capital de l’entreprise. Il est considéré comme le « bénéficiaire effectif » de la société. Sa déclaration doit se faire au moment de la constitution de la structure.
Quels sont les registres comptables obligatoires ?
L’EURL est également assujetties à des obligations en matière de comptabilité et donc doit tenir les livres comptables suivants :
- Le livre journal
- Le grand livre
- Le livre inventaire
Les livres comptables en EURL
Les livres comptables font partie des registres obligatoires pour une EURL. L’entreprise doit tenir deux types de documents :
- Livre journal ;
- Grand livre.
Quand, à lui le livre inventaire est facultatif et répertorie tous les élément d’actif et de passif et doit mentionner la valeur et la quantité de chaque élément au jour de l’inventaire
Le focus sur le livre-journal
Le livre journal regroupe les opérations réalisées par la société et qui affectent son patrimoine.
Le grand livre recense les mêmes opérations que le livre journal, seule la présentation diffère. Il indique chaque mouvement en se référant au plan comptable dont se sert l’entreprise. Les opérations seront alors renseignées compte par compte, toujours en suivant un ordre chronologique.
Dans ce livre, les opérations sont accompagnées de :
- La date de l’opération ;
- Du montant de l’opération ;
- L’origine du mouvement ;
- Du numéro de comptes crédités ou débités ;
- Des références de la pièce justificative, un n° de facture par exemple ;
- Du libellé de la dépense ou de la recette.
Focus sur le grand-livre
Le grand livre est obligatoire et présente différemment les informations contenues dans le livre-journal.
En effet, dans le grand livre les informations ne sont pas classées de manière chronologique. Le livre journal répertorie tous les comptes utilisés par l’EURL durant l’exercice comptable.
Il doit mentionner les informations suivantes :
- Le numéro du compte ;
- Le nom du compte : actif à court terme, bien d’équipement, le passif, les élément de revenus et de dépense, les profits, les pertes ;
- La date de l’opération ;
- La libellé de l’écriture ;
- Le N° de pièce comptables ;
- Le journal de passation ;
- Le montant en crédit ou débit.
Quels sont les registres obligatoires pour une EURL avec salarié ?
L’embauche d’un salarié fait naitre de nouveaux devoirs pour l’entreprise. Parmi elles, il faut noter la tenue d’un certain nombre de registres obligatoires pour une EURL. Ils complètent ceux cités précédemment.
Registre unique du personnel
Ce document doit être établi dès la première embauche. Il réunit les informations concernant les salariés de l’entreprise. Ils y seront inscrits suivant l’ordre de leurs embauches. Les noms des stagiaires et des bénévoles figurent également dans ce registre.
Registre du CSE
Ce document se trouve parmi les registres obligatoires pour une EURL composée d’au moins 11 salariés. Il regroupe les notes faisant part des requêtes des membres du délégué du personnel du CSE. Les réponses de l’employeur doivent aussi y figurer. Notons que le registre sera mis à la disposition :
- Des employés ;
- Des membres élus du CSE ;
- De l’inspecteur de travail.
DUERP
Le document unique d’évaluation des risques professionnels met en avant les risques encourus pour la santé et la sécurité. Il met en relief les :
- Les résultats des évaluations réalisées pour déterminer les risques pour la santé et la sécurité ;
- Les risques recensés au niveau de chaque unité de travail ;
- Les éléments permettant d’appréhender les risques professionnels existants, présentés en annexes (rapports des professionnels de santé et questionnaire adressé aux salariés).
Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d’environnement
Les salariés peuvent signaler les risques touchant la santé ou l’environnement. Les alertes émises seront enregistrées dans le registre en précisant toutes les informations utiles les concernant. Cela inclut :
- La nature des produits ou des procédés à l’origine du danger ;
- Les conséquences éventuelles.
Les obligations varient-elles selon le secteur d’activité ?
Certaines sociétés se trouvent dans l’obligation d’établir des registres qui leur sont particuliers, et ce, indépendamment de leur statut juridique. Cela concerne particulièrement les :
- Hôtels et restaurants ;
- Entreprises de bâtiments et de travaux publics ;
- Transports routiers.
De quelle façon peut-on faciliter la gestion des registres obligatoires ?
La solution repose en premier lieu sur la régularité. Il est important de transcrire régulièrement les opérations réalisées dans les registres obligatoires pour une EURL, ce qui évite les erreurs et les oublis qui exposent l’entreprise à des sanctions.
Il est aussi possible de recourir à des solutions en ligne sécurisées qui simplifient la gestion de ces documents.
Quels sont les autres registres pour une EURL ?
Au-delà des registres susvisés, une EURL peut avoir besoin d’autres registre notamment au regard de secteurs d’activités spécifiques.
Par exemple, dans le domaine du bâtiment, les obligations, sont nombreuses et spécifiques.
De plus, et comme vu précédemment, si la société embauche des salariés, des registres spéciaux doivent être tenus (registre unique du personnel et document unique d’évaluation des risques).
Enfin, si l’EURL ainsi que d’autres sociétés, possèdent un site internet qui traitent des donnés personnelles alors, elles doivent respecter les dispositions du RGPD (règlement général sur la Protection des données) et également tenir un registre des traitements.
FAQ
Quels sont les registres obligatoires pour une entreprise ?
L’entreprise doit tenir un nombre défini de registres. L’étendue de cette obligation varie selon le secteur d’activité et la présence ou non de salariés. Ces documents doivent être mis à la disposition des autorités concernées, dont l’Inspection du travail. Les manquements relevés dans leur élaboration exposent l’entreprise à des sanctions.
Quels livres comptables et quels registres sociaux obligatoires pour une entreprise ?
La législation française impose la tenue de trois livres comptables pour les entreprises exerçant dans l’Hexagone. Cela inclut :
- Le livre journal ;
- Le grand livre ;
- La balance.
Le livre d’inventaire a été supprimé depuis janvier 2016. Les obligations diffèrent selon le statut juridique de l’entreprise. Des exceptions peuvent également avoir lieu pour certaines structures.
Quels sont les registres obligatoires pour une SAS ?
L’établissement et la tenue de certains registres font partie des obligations que la SAS doit respecter. Certains des documents concernent les salariés et leur sécurité. D’autres s’intéressent aux modalités de gestion de l’organisation. En plus de leur valeur légale, ils garantissent la transparence de l’entreprise en retraçant l’ensemble de ses activités.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Rédigé par
Samuel Goldstein
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