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Faire la relance d’une facture impayée
Dernière mise à jour le 08/11/2024
Les factures impayées, comme les retards de paiement, constituent une véritable problématique pour les entreprises. En effet, nombre d’entre elles se trouvent confrontées à des clients qui n’honorent pas leurs dettes. L’omission peut être volontaire (client malhonnête) ou involontaire (client insolvable). Quelle que soit la raison de l’impayé, une telle situation peut entraîner de graves difficultés de trésorerie et mener la société à la faillite. Dans ce contexte, la relance est un moyen efficace d’obtenir le paiement d’une facture impayée, tout en préservant de bonnes relations avec le client.
Qu’est-ce qu’une facture impayée ?
Une facture est dite impayée lorsque la créance n’a pas été honorée par le débiteur. Autrement dit, l’impayé est caractérisé dès lors que la dette est arrivée à échéance et qu’aucun paiement n’est intervenu. La date de règlement est une mention obligatoire de la facture.
Au-delà du gène occasionné pour le dirigeant d’entreprise qui ne parvient pas à obtenir le paiement de sa prestation, les impayés peuvent compromettre la situation financière de la société. Il est ainsi essentiel de relancer rapidement le client pour éviter que la situation n’impacte négativement la trésorerie de l’entreprise.
Pourquoi faire une relance face à une facture impayée ?
Faire une relance pour une facture impayée consiste en un mode de recouvrement des créances à et un préalable à une éventuelle action en justice.
En effet, user d’un mode de résolution amiable des différends concernant des impayés des factures permet d’assoir une gestion pérenne à votre entrepris
En pratique, 4 raisons motivent les relances pour factures impayées, à savoir :
- Eviter des procédures judiciaires voir un procès :
- Eviter une condamnation pour mauvaise gestion financière ;
- Anticiper et remédier à la perte d’un client : en effet engager une procédure judiciaire sans mise en garde peut engendre une perte de confiance ;
- Soigner votre réputation.
Quand relancer une facture impayée ?
Il faut distinguer deux types de délais. D’une part, le délai de paiement d’une facture qui correspond à la durée prévue entre la facturation d’un bien ou d’un service et le paiement par le client. D’autre part, le délai de prescription d’une facture est le délai au-delà duquel le créancier ne peut plus agir en justice pour obtenir le recouvrement de la facture impayée.
Délai de paiement d’une facture entre professionnels
Pour les factures émises entre professionnels, la loi impose un délai de paiement précis. En effet, l’article L441-10 du Code de commerce prévoit que ce délai est, par principe, fixé à 30 jours à compter de la date de livraison du bien ou de l’exécution de la prestation.
Par exception, et en vertu de la liberté contractuelle, la loi permet aux parties de définir un délai supérieur à 30 jours, sans que celui-ci ne dépasse 60 jours à compter de la facturation. Ce délai est ramené à 45 jours dans le cadre d’un paiement périodique.
Délais de prescription pour le recouvrement d’une facture
Le délai de prescription correspond à la durée au-delà de laquelle le créancier n’est plus recevable à engager une action en justice. Passé ce délai, il ne peut plus recourir à la justice pour obtenir le recouvrement d’une facture impayée. Son seul moyen de se faire payer est alors de relancer amiablement le débiteur.
Le délai de prescription diffère selon que la facture est établie entre deux professionnels ou entre un professionnel et un particulier :
- 2 ans pour une facture liant un professionnel et un consommateur (article L. 218-2 du Code de la consommation) ;
- 5 ans pour une facture entre deux professionnels (article L. 110-4 du Code du commerce).
Comment relancer un client pour facture impayée ?
Le recouvrement amiable d’une créance est une solution à privilégier avant tout recours judiciaire. La première étape de la procédure amiable consiste à relancer le client. Cette relance peut prendre la forme d’un appel téléphonique ou bien d’une lettre de relance.
Relance téléphonique
L’appel téléphonique peut intervenir quelques jours après l’échéance de la facture, en cas de retard de paiement. L’objectif est de rappeler au client l’existence de sa créance. En effet, les défauts de paiement résultent généralement d’un simple oubli. Aux termes de cet échange, il est possible de convenir d’un nouveau délai de paiement.
Lettre de relance
La relance pour facture impayée peut également prendre la forme d’une lettre. L’envoi d’un tel courrier peut faire suite à une relance téléphonique qui n’a pas été suivi d’effets. Il s’agit d’un document papier ou d’un email rédigé par le créancier pour informer le client que la facture émise à son nom n’a pas encore été réglée.
La lettre de relance pour facture impayée comporte les informations suivantes :
- L’identité et les coordonnées du créancier et celles du débiteur ;
- Les références de la facture impayée ;
- Le montant de la créance, éventuellement augmenté des pénalités de retard si le client est un professionnel ;
- Le délai de paiement initial ;
- Les démarches entreprises par le créancier pour obtenir le paiement (appels téléphoniques, lettres…) ;
- Le nouveau délai de paiement laissé au client pour régler la facture.
Que faire en cas d’échec de la relance ?
Le créancier peut envoyer jusqu’à 3 lettres de relance pour facture impayée si le débiteur persiste dans son défaut de paiement. Toutefois, si tous ces avertissements demeurent infructueux, il peut mettre en demeure le débiteur de payer, et éventuellement engager une procédure de recouvrement judiciaire.
Envoyer une lettre de mise en demeure
La mise en demeure constitue la dernière forme de relance amiable pour facture impayée. Il s’agit d’un courrier officiel par lequel le créancier somme le débiteur de régler sa dette. Ce courrier peut prendre la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou encore d’une lettre remise au débiteur par voie d’huissier.
Engager une procédure de recouvrement judiciaire
Si la procédure de recouvrement amiable n’aboutit pas, le créancier dispose de différents recours judiciaires permettant d’obtenir un titre exécutoire et de forcer légalement le débiteur à régler la facture impayée. Il existe notamment 3 solutions de recouvrement judiciaire :
- La procédure d’injonction de payer ;
- Le référé-provision ;
- L’assignation en paiement.
Quelles sont les 5 étapes pour un plan de relance ?
Pour mettre en œuvre un bon plan de relance, il est généralement préconisé de respecter les 5 étapes suivantes :
- La préparation du dossier
- L’envoi d’un mail de relance pour impayés
- L’envoi de relance amiable
- La mise en demeure
- L’action contentieuse
Etape n°1 : Préparer le dossier
Si vous êtes face à des factures impayées, la 1ére étape est de préparer un dossier solide avec les factures et les justificatifs.
Grace à cela vous allez pouvoir recenser toutes les infos sur l’entreprise afin d’obtenir toutes les données nécessaires permettant d’entrer facilement en relation commerciale avec elle.
Ensuite, une fois les infos obtenues et avant de réclamer paiement de la facture, il est primordial d’apporter la preuve de l’exécution de la prestation ou de la livraison.
Une fois le dossier constitué vous pouvez vous tourner vers la procédure de relance.
Etape n°2 : Faire un mail de relance pour impayés
Ainsi, pour débuter une procédure de recouvrement face à des factures impayées, une lettre simple de relance peut être envoyée.
A ce stade, le langage employé par l’entreprise créancière est très mesuré et courtois.
Le cas échéant, cette 1ere lettre ou mail de relance s’inclut dans le cycle de relance afin de connaitre l’état d’avancée du dossier.
Etape n°3 : Envoyer des relances amiable
Si la relance par courrier simple s’avère infructueuse en il possible d’envoyer une relance par lettre simple via courrier.
A ce stade, le dossier est dans une phase précontentieuse
Etape n°4 : Envoyer des mises en demeure
Ensuite, si le client ne répond pas ou ne règle pas la facture ou que partiellement, il est possible de passer à un stade plus contentieux.
Ainsi ,vous pouvez envoyer une mise en demeure formelle par LRAR.
Cela pourra ensuite constituer un commencement de preuve en cas de d’action judiciaire de recouvrement, si besoin.
Etape n°5 : Initier une action contentieuse
Enfin, en dernier ressort et malgré le nombreuses relances, si le client n’a toujours pas payé les factures dues, il existe divers procédures de recouvrement selon la montant et la nature de la créance.
Ensuite, il est possible de saisir le juge du tribunal judiciaire afin d’obtenir une injonction de payer ou un titre exécutoire auprès du juge ayant une valeur contraignante.
Il est également possible de faire appel un professionnel du recouvrement tel qu’un commissaire de justice.
Qu’est-ce qu’est le recouvrement judiciaire d’une facture impayée ?
Le recouvrement judiciaire d’une facture est la phase qui arrive après la phase amiable de recouvrement (des mails de relance, des lettres simples).
En effet, dans la phase de recouvrement amiable, vous invitez le débiteur à payer alors que dans une phase judiciaire vous le contraignez à s’exécuter et donc à payer.
Ainsi, en pratique lorsque l’on parle de recouvrement judicaire divers voies sont envisageable à savoir :
- L’injonction de payer : procédure simple et rapide devant le tribunal via un formulaire mais sans audience ;
- Le référé provision : une procédure judiciaire accélérée qui fait qu’une fois l’ordonnance rendue si le client ne s’exécute pas , un commissaire de justice peut être mandaté ;
- L’assignation en paiement : la voie judiciaire classique avec une assignation puis un procès qui se déroule de manière contradictoire et il ressort non pas une injonction de payer mais une assignation en paiement.
FAQ
C’est quoi une relance client ?
La relance client est une opération consistant à rappeler au client qu’il doit régulariser ses dettes auprès de l’entreprise. Elle permet d’éviter les retards de paiement et les impayés.
Comment relancer un client pour une facture impayée ?
Le recouvrement amiable d’une facture impayée peut prendre la forme d’un appel téléphonique ou encore d’une lettre de relance. Si ces relances demeurent sans effet, il est possible de mettre en demeure le débiteur de régler sa dette.
Quel délai pour réclamer une facture impayée ?
Le délai de prescription pour recouvrir une facture impayée est de 2 ans pour une facture liant un professionnel et un consommateur et de 5 ans pour une facture entre deux professionnels.
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 08/11/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris