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La domiciliation lors d’un transfert de siège
Dernière mise à jour le 24/01/2024
Lors d’un transfert de siège, le choix de l’option de domiciliation à privilégier revient aux instances dirigeantes de l’entreprise concernée. Le transfert peut être initié pour plusieurs raisons, parmi lesquelles la volonté de changer de mode de domiciliation.
Afin de vous aider dans la démarche, nous allons étudier les différentes options de domiciliation à votre disposition, leurs avantages et inconvénients, les coûts engendrés ainsi que les étapes de la procédure pour transférer votre siège social.
Afin de sélectionner le mode de domiciliation qui vous convient le mieux, il est important d’analyser vos besoins, et ceux de l’entreprise.
Un transfert de siège social est une procédure lourde et couteuse, qui peut entraîner plusieurs conséquences juridiques majeures :
- Modification des tribunaux compétents en cas de litige ;
- Changement de l’adresse administrative, juridique et fiscale de la société ;
- Dans les cas les plus extrêmes, comme un transfert de siège social à l’étranger, la modification de la nationalité de la société.
Lorsque vous initiez une procédure de transfert de siège, il est important de bien vous renseigner sur les différentes options de domiciliation d’entreprise. Le but étant d’éviter d’avoir à transférer de nouveau votre siège ultérieurement, engendrant des frais supplémentaires pour l’entreprise, la procédure étant relativement longue et coûteuse.
Aussi, pensez à lister les raisons pour lesquelles vous souhaitez transférer le siège vers une autre domiciliation :
- Avez-vous besoin de plus d’espace, ou au contraire, vos locaux actuels sont-ils trop grands ?
- Souhaitez-vous économiser sur le budget alloué à votre domiciliation d’entreprise ?
- Avez-vous besoin de louer un local dédié afin d’opérer une réelle coupure entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle ?
- Souhaitez-vous plus de visibilité pour votre entreprise ? Eventuellement une adresse prestigieuse ?
- Etc.
Cette liste n’est pas exhaustive, mais peut vous permettre d’analyser certaines des raisons vous poussant à entamer un transfert de siège social.
Comment résilier votre précédente domiciliation ?
Pour opérer un transfert de siège et de domiciliation, vous devez rompre le contrat qui vous uni à votre précédent bailleur. La façon de résilier votre précédente domiciliation dépend de la nature de celle-ci :
- Bail commercial ;
- Contrat avec une société de domiciliation ;
- Place en pépinière d’entreprise.
Rompre un bail commercial
La rupture d’un bail commercial est une procédure particulière, car les périodes de rupture « libre » du contrat sont limitées. En effet, le locataire peut résilier sans motif son bail commercial seulement à l’expiration de chaque période triennale.
Pour résilier le bail en dehors de ces périodes, il faut que le locataire ou ses ayants droits puisse justifier de l’une des raisons suivantes :
- Demande de ses droits à la retraite ;
- Bénéfice d’une pension d’invalidité ;
- Commun accord avec le propriétaire ;
- Décès du locataire ;
- Résiliation judiciaire du bail.
Un préavis de 6 mois doit être respecté, conformément à la réglementation des baux commerciaux. Le locataire devra alors rédiger une lettre donnant congé du bail à son propriétaire, au moins 6 mois avant la date prévue de sortie des locaux. Il est conseillé d’envoyer ce courrier par recommandé.
Rompre un contrat de domiciliation
Pour mettre un terme à votre contrat de domiciliation, c’est simple. Il vous suffit d’en informer la société domiciliataire par lettre recommandée, et de respecter les procédures inscrites au contrat de domiciliation. Le délai de préavis peut varier selon l’entreprise cocontractante, nous vous invitons donc à consulter le contrat pour connaître les modalités qui vous sont applicables.
Il vous faudra fournir un justificatif de transfert de siège social vers une autre adresse. Ainsi, il est impératif d’avoir initié votre demande de transfert sur le site de l’INPI afin de détenir le justificatif requis, avant de rompre votre contrat de domiciliation.
Quitter une pépinière d’entreprise
En principe, les baux conclus avec les pépinières d’entreprises ont une durée limitée à 4 années. A l’issue de ces 4 années, vous devrez donc quitter les locaux. Le contrat précise généralement les modalités de rupture et prépare votre départ à l’échéance.
Si vous souhaitez rompre le contrat avant le terme, il vous faudra respecter un préavis de 3 mois, après avoir donné congé au bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception.
La procédure de transfert de siège social se compose de 4 étapes majeures :
- Convocation de l’Assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés pour soumettre la décision de transfert au vote ;
- Modification des statuts en vue de la mise à jour de l’adresse du siège social ;
- Publication de l’avis de modification dans un support d’annonces légales (JAL) ;
- Enfin, dépôt du dossier de demande d’inscription modificative auprès du Guichet unique de l’INPI.
Etape n°1 : Convoquer l’AGE et voter la décision de transfert
Cette étape se divise en 3 temps :
- Convocation des associés ;
- Vote du transfert de siège ;
- Rédaction du procès-verbal de décision.
Convocation des associés
L’ensemble des associés doit être convoqué par le dirigeant de l’entreprise, au moins 21 jours avant la date prévue pour la tenue de l’AGE.
Il dispose de deux options pour transmettre leur convocation aux associés :
- Par lettre recommandée ;
- Par remise en main propre contre récépissé.
Pour être parfaitement valable, ce courrier de convocation devra contenir les informations suivantes :
- Type d’assemblée prévue (ordinaire ou extraordinaire) ;
- Lieu, date et heure à laquelle l’AGE se tiendra ;
- Détail de l’ordre du jour pour cette AGE ;
- Modalités du vote, conformément aux dispositions statutaires.
Vote du transfert de siège social
Le jour de l’AGE, les associés présents devront discuter du potentiel transfert de siège, transmettre leurs recommandations et remarques, puis procéder au vote.
Le vote doit respecter les modalités prévues aux statuts, comme les conditions de quorum et de majorité. Il est très important à ce stade de connaître les clauses statutaires, car chaque forme juridique dispose de ses propres spécificités quant à l’organisation du vote.
Rédaction du procès-verbal de décision
Une fois la décision de transférer le siège de domiciliation prise, il faudra l’entériner par la rédaction d’un procès-verbal (PV) de décision. Ce document doit recenser les :
- Modalités de convocation de l’AGE ;
- Date, heure, et lieu de l’assemblée ;
- Identités des associés présents ;
- Débats tenus lors de l’assemblée ;
- Documents qui ont été présentés aux associés pendant l’AGE ;
- Résultats du vote.
Une fois établi et signé, ce PV devra être conservé en tant que justificatif. Il vous servira lors de la demande d’inscription modificative sur le portail de l’INPI.
Etape n°2 : Modifier les statuts de l’entreprise
Cette seconde étape consiste à simplement mettre les statuts de l’entreprise à jour des modifications apportées, en l’occurrence, la nouvelle adresse de domiciliation de l’entreprise à la suite du transfert.
Il est recommandé de recourir aux services d’un professionnel du droit, ou d’un prestataire spécialisé dans les formalités d’entreprise pour cette étape. En effet, toute erreur dans la rédaction des statuts pourrait s’avérer préjudiciable et vous amener à devoir reprendre la procédure depuis le début.
En effet, le greffe rejette les dossiers incomplets ou comportant des erreurs, ce qui implique de recommencer la procédure et de payer à nouveau les frais dus pour une modification statutaire (greffe, annonce légale, etc.).
Etape n°3 : Publier l’avis de modification au JAL
Afin que le transfert de siège et la nouvelle domiciliation soit effective aux yeux des tiers, il faut procéder à sa publicité. Pour cela, il suffit de faire publier dans un JAL, un avis d’inscription modificative comportant la nouvelle adresse du siège social.
Si vous déménagez le siège social dans le même département, une seule annonce est requise, dans un support d’annonce légale du département en question.
En revanche, si le siège est transféré dans un autre département, alors il faudra faire publier deux annonces légales : une dans le département que vous quittez, et l’autre dans le département où vous vous installez.
Etape n°4 : Déposer un dossier de demande d’inscription modificative auprès du Guichet unique
La dernière étape consiste à déposer en ligne, votre demande de modification des statuts. Une fois connecté à votre espace personnel sur le Guichet unique, vous devrez compléter le formulaire et transmettre les justificatifs au format numérique.
Quels documents joindre à votre demande d’inscription modificative ?
Plusieurs documents vous seront demandés par l’administration lors de la déclaration du transfert de siège social sur l’INPI :
- Exemplaire du procès-verbal d’AG de transfert de siège social;
- Exemplaire des statuts mis à jour ;
- Attestation(s) de parution de/des annonce(s) légale(s) de transfert de siège social ;
- Justificatif de jouissance des nouveaux locaux (contrat de bail, de domiciliation, titre de propriété, factures, etc.) ;
- Liste exhaustive des anciens sièges sociaux occupés par l’entreprise depuis l’immatriculation.
Quelles sont les différentes options pour la domiciliation après un transfert de siège ?
Le transfert de siège ou le changement de domiciliation peut s’opérer au profit :
- Du domicile du dirigeant ;
- D’une société de domiciliation ;
- D’une pépinière ou incubatrice d’entreprise ;
- D’un local commercial.
Aussi, voyons ensemble ce qu’impliquent ces solutions.
Domicile du gérant
Sous certaines conditions, il est possible pour le dirigeant d’entreprise de domicilier la société à son adresse personnelle pour une durée limitée de 5 ans suivant sa date d’immatriculation.
Les conditions à respecter sont les suivantes :
- Être propriétaire ou locataire du logement ;
- Ce logement doit être votre résidence principale ;
- Le bail d’habitation, les règles de copropriété et les règles d’urbanisme de votre localité ne doivent pas s’opposer à une telle domiciliation.
Cette option à l’avantage d’être économique, notamment en début d’activité, quand les fonds disponibles ne vous permettent pas de louer un local commercial.
Société de domiciliation
La société de domiciliation propose aux entrepreneurs de domicilier leur siège social à une adresse prestigieuse, à moindre coût. Cette option est généralement plébiscitée par les entrepreneurs ne disposant pas de financement suffisant pour acheter ou louer un local commercial, et ne pouvant implanter leur siège social à leur domicile.
Ces sociétés ne fournissent pas seulement une adresse, mais également des services supplémentaires, tels que la réception et le traitement du courrier, un secrétariat téléphonique, l’accès à des salles de réunions, etc.
Pépinière ou incubatrice d’entreprise
Autre option prisée des entrepreneurs débutants : s’installer dans une pépinière ou incubatrice d’entreprise.
Il s’agit de locaux regroupant diverses entreprises, généralement nouvellement créées, et mettant à leur disposition du matériel et des bureaux pour exercer leur activité. Outre ces services, les pépinières sont prisées des entrepreneurs car elles permettent de se forger rapidement un réseau, et de partager des connaissances.
Cependant, les places étant limitées, il vaut mieux prévoir une seconde solution en cas d’impossibilité pour vous d’accéder à l’une de ces structures. De plus, il sera incontournable d’opérer à nouveau un transfert de siège, la domiciliation en pépinière étant limitée à 4 ans.
Local commercial
Le local commercial est la solution la plus commune, mais elle engendre des frais considérables liés au montant des loyers commerciaux, et plus globalement à la valeur de ces locaux à l’achat.
De plus, les meilleurs emplacements sont généralement déjà occupés, et la réglementation en la matière est relativement stricte, ce qui peut effrayer les entrepreneurs débutants avec une petite structure.
Quels sont les avantages et inconvénients des solutions de domiciliation pour un transfert de siège ?
Voici un tableau répertoriant les avantages et inconvénients des différentes solutions de domiciliation lors d’un transfert de siège :
| Forme de la domiciliation | Avantages | Inconvénients |
| Société de domiciliation | Image de prestige
Confidentialité et sécurité Coûts peu élevés Mise en contact avec d’autres entrepreneurs Séparation entre vie professionnelle et personnelle Gain de temps Nombreux services optionnels |
Coût plus élevé que la domiciliation au domicile du dirigeant |
| Domicile du dirigeant | Aucun frais
Possibilité de déduire des bénéfices de la société une quote-part du loyer et des charges |
Pas de séparation entre vie professionnelle et vie personnelle
Peut être interdite par les règles d’urbanisme ou de copropriété |
| Pépinière d’entreprise | Mise à disposition d’un accompagnement et des locaux
Divers services proposés Echanges avec d’autres entrepreneurs |
Peu de places
Durée d’hébergement limitée à 4 ans (48 mois) |
| Local commercial | Séparation du logement personnel et du local professionnel
Gestion indépendante du siège social |
Loyers élevés
Meilleurs emplacements déjà exploités Gestion chronophage |
Combien ça coûte la domiciliation après un transfert de siège ?
Lors d’un transfert de siège/domiciliation, deux séries de frais sont à distinguer :
- Les coûts relatifs à la demande de modification statutaire ;
- Les frais engendrés par le mode de domiciliation choisie.
Frais légaux du transfert de siège
Pour transférer son siège social, il vous faudra prévoir :
- 46,86€ de frais de greffe pour l’inscription modificative ;
- 5,90€ de frais de gestion dédiés à l’INPI ;
- 13,93€ pour le dépôt d’actes ;
- Entre 106 € et 123 € pour l’annonce légale de modification.
Le prix de l’annonce légale de modification est calculé en fonction du nombre de caractères contenus dans l’annonce, et du tarif unitaire du caractère appliqué par le département concerné. Il faudra en moyenne compter environ entre 106 € et 123 € pour publier une annonce légale de modification concernant un transfert de siège.
Coûts des différents modes de domiciliation
Voici un tableau détaillant les frais à prévoir en fonction de la solution de domiciliation choisie :
| Solution de domiciliation | Tarifs pratiqués |
| Domicile du dirigeant | 0€ |
| Société de domiciliation | De 10 à 70€ par mois pour une domiciliation simple |
| Local professionnel ou commercial | A partir de 1000€ par mois |
| Pépinière ou incubatrice d’entreprise | De 200 à 400€ par mois |
Comment domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation ?
Pour vous domicilier auprès d’une société spécialisée, il faut en premier lieu comparer les offres de domiciliation sur internet. Après avoir comparé offres et tarifs, et avoir consulté les avis, vous devrez veiller à vérifier que la société en question dispose d’un agrément préfectoral l’autorisant à exercer en tant que domiciliataire.
Une fois la société de domiciliation sélectionnée, les étapes à suivre sont les suivantes :
- Choisissez vos options et votre adresse de domiciliation pour le transfert de siège ;
- Contractez avec la société ;
- Obtenez votre attestation de domiciliation, indispensable pour justifier la jouissance des locaux.
Plusieurs raisons peuvent motiver un changement de domiciliation lors d’un transfert de siège.
Un manque de trésorerie peut vous amener à louer des locaux plus petits ou à vous tourner vers la domiciliation commerciale qui s’avère être la meilleure option de domiciliation en termes de rapport qualité des services/prix.
A l’inverse, un manque de place peut vous amener à réfléchir à la nécessité de louer des locaux plus spacieux, pour entreposer votre marchandise ou accueillir vos clients.
En effet, nombreux sont les dirigeants qui décident, lors de la création de leur entreprise, de domicilier le siège social à leur domicile, mais qui, par choix ou obligation (ce type de domiciliation n’est autorisé que pendant les 5 premières années d’activité pour certaines formes juridiques), décident de transférer leur siège. C’est également le cas lorsque l’entrepreneur se rend compte que l’équilibre entre sa vie professionnelle et personnelle est impacté par une domiciliation chez lui.
Il peut également s’avérer judicieux de changer de mode de domiciliation pour bénéficier des aides disponibles dans une région donnée, ou encore d’un montant de CFE plus avantageux. En effet, la CFE étant calculée sur la base de la valeur locative des locaux utilisés pour l’exercice de l’activité, certaines communes seront plus avantageuses que d’autres.
De plus, les sociétés de domiciliation proposent généralement des adresses prestigieuses à moindre coût, pour vous domicilier dans les quartiers les plus prisées des entrepreneurs.
Il est donc important de vous pencher sur ces points afin de trouver, pour votre transfert de siège, la domiciliation la plus avantageuse.
FAQ
Qui peut décider du transfert de siège social ?
Seules les instances dirigeantes de l’entreprise peuvent prendre la décision de déplacer le siège social. Dans une SARL ou une société civile par exemple, seul le gérant, après ratification de la décision par les associés en assemblée générale, pourra rendre effectif la décision de transfert. En SAS, il faudra se référer aux statuts afin de déterminer la procédure à suivre.
Comment faire un changement de domiciliation ?
Changer de domiciliation revient à transférer le siège social de l’entreprise vers un nouvel établissement. Aussi, après avoir choisi votre nouvelle adresse de domiciliation, il vous faudra respecter ces étapes :
- Convoquer l’assemblée générale des associés pour prendre la décision du transfert ;
- Modifier les statuts pour qu’ils indiquent la nouvelle adresse du siège social ;
- Publier une annonce légale pour informer les tiers de la modification réalisée ;
- Enregistrer ce changement auprès du Guichet unique de l’INPI.
Pourquoi changer de solution de domiciliation ?
Plusieurs raisons peuvent entraîner un changement de domiciliation. Un déséquilibre entre vie professionnelle et personnelle, des ressources financières insuffisantes, ou encore la volonté d’établir votre entreprise dans une autre zone géographique, pour ne citer que celles-ci, peuvent amener un entrepreneur à vouloir changer de solution de domiciliation.
Transfert siège social
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 24/01/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris